We willen dit graag met je delen

3 must do’s om je bijeenkomsten slimmer te organiseren

12 maart 2014 - door Jos Jelier

Tags: ,

Banner verenigingen organiseren groot.jpg

Verenigingen verenigen mensen om te leren, kennis en ervaring te delen of te netwerken. Het is een belangrijke kerntaak. De kwaliteit van bijeenkomsten verschilt sterk. Het organiseren van bijeenkomsten vergt veel tijd en energie. Hierbij gaan verschillende spreekwoorden op: “voorbereiding is het halve werk”, maar ook “goed gereedschap is het halve werk”. In deze blog delen we onze kennis en ervaring rondom het organiseren van bijeenkomsten.

3 Must do’s?

Op Google zijn veel (on)bruikbare tips & tricks te vinden voor het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Hoewel dat er veel meer dan drie zijn, zijn ze onder te verdelen in 3 ‘categorieën’. Ofwel, alle bruikbare tips hebben we onderverdeeld in 3 must do’s. Zaken die je absoluut niet mag vergeten.

1. Altijd goede communicatie

Zorg ervoor dat u uw potentiële bezoekers altijd voorziet van goede communicatie rondom jullie bijeenkomst. Dit klinkt als een enorme open deur. Dat is het ook. Maar zoals bij logische stappen, het moet wel goed gebeuren. We onderscheiden 3 belangrijke communicatiemomenten:

Vooraf: wanneer, waar, verwachtingen, voorpret

Maak de bijeenkomst bekend
Uw bijeenkomst moet bekend zijn bij uw doelgroep, de leden. Zij moeten ruim van tevoren weten wanneer en waar de bijeenkomst is. Alleen op uw website vermelden dat u iets organiseert is meestal niet genoeg. Gebruik ook de diverse sociale media of stuur een nieuwsbrief rond. Hoe persoonlijker de benadering, des te beter.

Maak mensen warm
Zorg ook voor een duidelijk verwachtingsmanagement. Kies voor een aansprekend thema en aansluitend programma waaruit blijkt wat de waarde is voor het lid. Creëer voorpret. Stuur teasers over mogelijke onthullingen, maak het spannend. Wat krijgt een bezoeker straks, waarvoor hij zeker langs moet komen?

Kans om nieuwe leden te werven
Het bekend maken van de bijeenkomst is ook een middel om nieuwe leden te werven. Het is voor potentiële leden een laagdrempelige manier om kennis te maken met uw organisatie en wat uw vereniging zoal doet. Door uw bijeenkomst ook duidelijk te communiceren via de verschillende sociale media wordt het bekend binnen een brede groep.

Tijdens: routing, programma en feedback

Toegankelijke informatie
Niets is zo frustrerend voor bezoekers dat ze na het parkeren van hun auto nog moeten zoeken waar het is. Zorg voor duidelijke communicatie over de route. Niet alleen vanaf de parkeerplek naar het gebouw, maar ook binnen het gebouw is het belangrijk dat duidelijk is waar de bijeenkomst plaatsvindt.

Het programma, de locatie en de sprekers staan op uw website. Zorg ervoor dat uw website ook goed leesbaar op mobiele apparaten. Dat geeft bezoekers de mogelijkheid onderweg op te zoeken waar ze moeten zijn, of tijdens de bijeenkomst wat achtergrond over een spreker op te zoeken. Afhankelijk van het publiek kan het ook slim zijn het programma duidelijk te communiceren via bijvoorbeeld losse prints. Wees duidelijk over een mogelijke uitloop.

Blijf verbeteren
Maak tijdens de bijeenkomst gebruik van het moment om feedback te vragen. Uw bezoekers hebben moeite gedaan om er te komen en willen zichzelf ook graag bevestigen in de keuze om naar uw bijeenkomst te komen. Ze zijn dan vaak positief over uw bijeenkomst. Vragen naar feedback levert naast zinvolle verbeterpunten ook reclame op voor uw vereniging én de volgende bijeenkomst! Vraag in de feedback ook naar meetbare resultaten. Hoeveel nieuwe ideeen heeft uw bezoeker opgedaan? Hoeveel nieuwe contacten zijn er gelegd?

Vraag uw bezoekers te twitteren over deze bijeenkomst. Het is gratis reclame in de netwerken van aanwezigen.

Achteraf: geef bevestiging en communiceer succes!

Na uw bijeenkomst is het nog niet afgelopen! Cialdini leert dat wij ons het liefst voordoen als consistente wezens. Het helpt dan ook om klanten na aanschaf van het product te bevestigen van de ‘beste’ keuze. Uw bezoekers hebben tijd vrijgemaakt en moeite gedaan om naar uw bijeenkomst te komen. Bevestig uw bezoekers dat ze een goede keus hebben gemaakt. Het werkt merkversterkend voor uw organisatie.

Succes!
Leg uit wat ‘we’ hebben geleerd, welke nieuwe inzichten zijn gedeeld. Maak gebruik van de resultaten van de evaluatieformulieren. Communiceer hoeveel contacten er zijn gelegd, hoeveel nieuwe ideeën uw bezoekers hebben opgedaan. Kortom communiceer de toegevoegde waarde van deze bijeenkomst voor uw leden. Uw bijeenkomst was succesvol, het is tevens een mooi moment om aandacht te vragen voor uw volgende bijeenkomst. Dit is tevens een incentive om lid te worden, voor mensen die al geïnteresseerd waren, maar nog niet lid.

Napret 
U kunt voor napret zorgen door een foto’s en video’s van de bijeenkomst te plaatsen. Natuurlijk biedt u ook de presentaties van de sprekers aan. Eventueel kunt u een verslag schrijven en plaatsen op uw blog.

2. ‘Ontwerp’ de klantreis

De klantreis (customer journey) is de ‘reis’ die uw klant (lid) aflegt bij het afnemen van een product of dienst. In dit geval het bijwonen van een bijeenkomst. Deze reis dient optimaal te verlopen zodat de reiziger niet halverwege strandt of ontevreden op de plaats van bestemming komt of vroegtijdig vertrekt. De klantreis van uw bijeenkomst verdient veel aandacht.

Wees relevant en maak het gemakkelijk
Het ontwerpen van de klantreis is niet moeilijk. Het vergt inlevingsvermogen en afhankelijk van de detaillering, wat tijd. De basis van een klantreisontwerp is in eerste instantie een lijst met acties die een lid zet bij het gehele proces. Het begint dus bij het te weten komen dat er een bijeenkomst is en eindigt bij het bekijken van de foto’s of lezen van het verslag achteraf. Tussen het begin en het eind zijn vele momenten (‘touchpoints’) dat u, direct en indirect, contact heeft met uw bezoeker. Bij elk moment kunt u afvragen of het relevant is voor de klantreis en wat u zelf als bezoeker van de bijeenkomst als ‘prettig’ zou ervaren. U kunt dat natuurlijk ook vragen aan uw leden.

Een voorbeeld van een contactmoment (‘touchpoint’) is het aanmelden. Kan dit via de website? Is dit gebruiksvriendelijk? Kan ik mij aanmelden met mijn linkedin account? Is dat wenselijk? Kan ik zien wie zich nog meer hebben aangemeld? Kan ik duidelijk zien waar het is en of ik met O.V. kan komen, m.a.w. is de informatie compleet? Een belangrijke vraag voor u is natuurlijk, of u dit kunt of wilt optimaliseren.

Voor de eerste versie van de klantreis kunt u het detailniveau beperken. Mocht u vaak bijeenkomsten organiseren, kunt u steeds meer details aanbrengen en zodoende de klantreis optimaliseren. Vraag tijdens de bijeenkomst ook concreet naar de ervaringen van uw bezoekers en gebruik Google Analytics om te onderzoeken hoe bezoekers zich door het aanmeldproces bewegen. 

3. Werk effectief: zorg voor slimme ‘tools’

Het organiseren van een bijeenkomst kost veel tijd en inspanning. Er zijn vele tools beschikbaar die veel kunnen automatiseren. De belangrijkste tools zijn uw website, uw CRM-systeem, Google Analytics en social media toepassingen.

Website én CRM
In het ideale geval is uw CRM met daarin uw leden en de ledengegevens geïntegreerd met uw website. Uw website heeft ook een bijeenkomstenmodule. Daarin vult u alle beschikbare gegevens in zoals thema, programma, locatie, datum, etc. Een slimme module voorkomt dat u informatie vergeet in te voeren en zorgt voor makkelijke en aantrekkelijk publicatie op uw website. Daarnaast wordt het proces van uitnodigen, beheer van aanmeldingen, geven van extra herinneringen, wachtlijst, etc. zo gemakkelijk gemaakt.

Uw leden loggen in en kunnen zich heel eenvoudig aanmelden, zonder opnieuw naw-gegevens, etc, te hoeven invullen. Uw CRM is namelijk geïntegreerd met uw website. Hun aanmelding wordt automatisch verwerkt, en communicatie over deze bijeenkomst naar uw bezoekers verloopt ook automatisch. Er wordt een bevestigingsmail gestuurd en natuurlijk diverse reminders met teasers! De bijeenkomstenmodule biedt ook de mogelijkheid om je als bezoeker af te melden. U als organisator heeft altijd het overzicht van de inschrijvingen. De aanmelding van uw leden bij deze bijeenkomst is een slimme verrijking in uw CRM. U kunt dit uitbreiden met de evaluatie van de bijeenkomst en eventueel interessegebieden van uw leden. Met zulke gegevens bent u beter in staat in te spelen op de behoefte van uw (individuele) leden.

Het plaatsen van foto’s, video’s en een verslag is ook makkelijk te publiceren via de bijeenkomstenmodule.

Plan social media updates
Blijf periodiek Twitteren en updates plaatsen over het event op bijvoorbeeld LinkedIn, Google+ of Facebook. Dit kan bijvoorbeeld met Buffer, waarmee u in één keer updates kunt inplannen voor Twitter, Google+, LinkedIn en Facebook.

Volg bezoekers
Blijf de website optimaliseren. Onderzoek met bijvoorbeeld Google Analytics hoe bezoekers zich over de site bewegen en op welke manier mensen zich beter kunnen inschrijven. Wat werkt wel, wat werkt niet?

Ten slotte

Het organiseren van bijeenkomsten is een kunst. Ervaring maakt het een stuk makkelijker, maar dan is ‘het doen’ nog steeds arbeidsintensief. Veel van deze arbeid kunt u automatiseren. Dit maakt de must do’s 1 en 2 veel gemakkelijker en vooral minder tijdsrovend en minder foutgevoelig. Voor de volledigheid hebben wij nog een aantal links toegevoegd naar websites die veel bruikbare tips geven. Hebt u nog een “must do” bij het organiseren van een bijeenkomst? Laat het ons weten!

Links naar interessante websites:

Deel dit bericht!

Reacties

Plaats een reactie!

Italic en bold

*Dit is italic*, en _dit ook_.
**Dit is bold**, en __dit ook__.

Links

Dit is een link naar [Procurios](http://www.procurios.nl).

Lijsten

Een lijst met bullets kan worden gemaakt met:
- Min-tekens,
+ Plus-tekens,
* Of een asterisk.

Een genummerde lijst kan worden gemaakt met:
1. Lijst-item nummer 1.
2. Lijst-item nummer 2.

Quote

Onderstaande tekst vormt een quote:
> Dit is de eerste regel.
> Dit is de tweede regel.

Code

Er kan een blok met code worden geplaatst. Door voor de tekst vier spaties te plaatsen, ontstaat een code-block.