3 must do’s om je bijeenkomsten slimmer te organiseren

Verenigingen verenigen mensen om te leren, kennis en ervaring te delen of te netwerken. Het is een belangrijke kerntaak. De kwaliteit van bijeenkomsten verschilt sterk. Het organiseren van bijeenkomsten vergt veel tijd en energie. Hierbij gaan verschillende spreekwoorden op: “voorbereiding is het halve werk”, maar ook “goed gereedschap is het halve werk”. In deze blog delen we onze kennis en ervaring rondom het organiseren van bijeenkomsten.

3 Must do’s?

Op Google zijn veel (on)bruikbare tips & tricks te vinden voor het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Hoewel dat er veel meer dan drie zijn, zijn ze onder te verdelen in 3 ‘categorieën’. Ofwel, alle bruikbare tips hebben we onderverdeeld in 3 must do’s. Zaken die je absoluut niet mag vergeten.

1. Altijd goede communicatie

Zorg ervoor dat je jouw potentiële bezoekers altijd voorziet van goede communicatie rondom jullie bijeenkomst. Dit klinkt als een enorme open deur. Dat is het ook. Maar zoals bij logische stappen, het moet wel goed gebeuren. We onderscheiden 3 belangrijke communicatiemomenten:

Vooraf: wanneer, waar, verwachtingen, voorpret

Maak de bijeenkomst bekend
Je bijeenkomst moet bekend zijn bij je doelgroep, de leden. Zij moeten ruim van tevoren weten wanneer en waar de bijeenkomst is. Alleen op je website vermelden dat je iets organiseert, is meestal niet genoeg. Gebruik ook Facebook, Twitter of welk social media account je dan ook prefereert en stuur een nieuwsbrief rond. Hoe persoonlijker de benadering, des te beter.

Maak mensen warm
Zorg ook voor een duidelijk verwachtingsmanagement. Kies voor een aansprekend thema en aansluitend programma waaruit blijkt wat de waarde is voor het lid. Creëer voorpret. Stuur teasers over mogelijke onthullingen en maak het spannend. Wat krijgt een bezoeker straks, waarvoor hij zeker langs moet komen?

Kans om nieuwe leden te werven
Het bekend maken van de bijeenkomst is ook een middel om nieuwe leden te werven. Het is voor potentiële leden een laagdrempelige manier om kennis te maken met je organisatie en wat je vereniging zoal doet. Door de bijeenkomst ook duidelijk te communiceren via de verschillende sociale media wordt het bekend binnen een brede groep.

Tijdens: routing, programma en feedback

Toegankelijke informatie
Niets is zo frustrerend voor bezoekers dat ze na het parkeren van hun auto nog moeten zoeken waar de bijeenkomst zelf is. Zorg daarom voor duidelijke communicatie over de route. Niet alleen vanaf de parkeerplek naar het gebouw, maar ook binnen het gebouw is het belangrijk dat duidelijk is waar de bijeenkomst plaatsvindt.

Het programma, de locatie en de sprekers staan, als het goed is, op je website. Zorg ervoor dat de website ook goed leesbaar op mobiele apparaten. Dat geeft bezoekers de mogelijkheid onderweg op te zoeken waar ze precies moeten zijn, of om tijdens de bijeenkomst wat achtergrondinformatie over een spreker op te zoeken. Afhankelijk van het publiek kan het ook slim zijn het programma duidelijk te communiceren via bijvoorbeeld losse prints. Tot slot: wees duidelijk over een mogelijke uitloop.

Blijf verbeteren
Maak tijdens de bijeenkomst gebruik van het moment om feedback te vragen. Je bezoekers hebben moeite gedaan om er te komen en willen zichzelf ook graag bevestigen in de keuze om naar de bijeenkomst te komen. Ze zijn dan vaak positief over de bijeenkomst. Vragen naar feedback levert naast zinvolle verbeterpunten ook reclame op voor je vereniging én de volgende bijeenkomst! Vraag in de feedback ook naar meetbare resultaten. Hoeveel nieuwe ideeen heeft je bezoeker opgedaan? Hoeveel nieuwe contacten zijn er gelegd?

Vraag je bezoekers daarnaast te twitteren over deze bijeenkomst. Het is gratis reclame in de netwerken van aanwezigen!

Achteraf: geef bevestiging en communiceer succes!

Na de bijeenkomst is het nog niet afgelopen! Cialdini leert dat wij ons het liefst voordoen als consistente wezens. Het helpt dan ook om klanten na aanschaf van het product te bevestigen van de ‘beste’ keuze. De bezoekers hebben tijd vrijgemaakt en moeite gedaan om naar je bijeenkomst te komen. Bevestig de bezoekers dat ze een goede keus hebben gemaakt. Het werkt merkversterkend voor je organisatie.

Succes!
Leg uit wat ‘we’ hebben geleerd, welke nieuwe inzichten zijn gedeeld. Maak gebruik van de resultaten van de evaluatieformulieren. Communiceer hoeveel contacten er zijn gelegd, hoeveel nieuwe ideeën de bezoekers hebben opgedaan. Kortom, communiceer de toegevoegde waarde van deze bijeenkomst voor je leden. De bijeenkomst was succesvol, dus het is tevens een mooi moment om aandacht te vragen voor de volgende bijeenkomst. Dit is bovendien een incentive om lid te worden, voor mensen die al geïnteresseerd waren, maar de stap nog niet hebben gezet.

Napret 
Je kunt voor napret zorgen door foto’s en video’s van de bijeenkomst te plaatsen. Natuurlijk biedt stuur je ook de presentaties van de sprekers mee naar de bezoekers. Eventueel kun je een verslag schrijven en plaatsen op de blog.

2. ‘Ontwerp’ de klantreis

De klantreis (customer journey) is de ‘reis’ die uw klant (lid) aflegt bij het afnemen van een product of dienst. In dit geval het bijwonen van een bijeenkomst. Deze reis dient optimaal te verlopen zodat de reiziger niet halverwege strandt of ontevreden op de plaats van bestemming komt of vroegtijdig vertrekt. De klantreis van uw bijeenkomst verdient veel aandacht.

Wees relevant en maak het gemakkelijk
Het ontwerpen van de klantreis is niet moeilijk. Het vergt inlevingsvermogen en afhankelijk van de detaillering, wat tijd. De basis van een klantreisontwerp is in eerste instantie een lijst met acties die een lid zet bij het gehele proces. Het begint dus bij het te weten komen dat er een bijeenkomst is en eindigt bij het bekijken van de foto’s of lezen van het verslag achteraf. Tussen het begin en het eind zijn vele momenten (‘touchpoints’) waarbij je, direct en indirect, contact hebt met je bezoeker. Bij elk moment kun je je afvragen of het relevant is voor de klantreis en wat jezelf als bezoeker van de bijeenkomst als ‘prettig’ zou ervaren. Je kunt dit natuurlijk ook navragen aan je leden.

Een voorbeeld van een contactmoment (‘touchpoint’) is het aanmelden. Kan dit via de website? Is dit gebruiksvriendelijk? Kan ik mij aanmelden met mijn linkedin account? Is dat wenselijk? Kan ik zien wie zich nog meer hebben aangemeld? Kan ik duidelijk zien waar het is en of ik met O.V. kan komen, m.a.w. is de informatie compleet? Een belangrijke vraag voor jou is natuurlijk, of je dit kunt of wilt optimaliseren.

Voor de eerste versie van de klantreis kun je het detailniveau beperken. Mocht je vaak bijeenkomsten organiseren, kun je steeds meer details aanbrengen en zodoende de klantreis optimaliseren. Vraag tijdens de bijeenkomst ook concreet naar de ervaringen van de bezoekers en gebruik Google Analytics om te onderzoeken hoe bezoekers zich door het aanmeldproces bewegen. 

3. Werk effectief: zorg voor slimme ‘tools’

Het organiseren van een bijeenkomst kost veel tijd en inspanning. Er zijn vele tools beschikbaar die veel kunnen automatiseren. De belangrijkste tools zijn je website, je CRM-systeem, Google Analytics en social media toepassingen.

Website én CRM
In het ideale geval is het CRM met daarin de leden en de ledengegevens geïntegreerd met je website. De website heeft ook een bijeenkomstenmodule. Daarin vul je alle beschikbare gegevens in, zoals thema, programma, locatie, datum, etc. Een slimme module voorkomt dat je informatie vergeet in te voeren en zorgt voor makkelijke en aantrekkelijk publicatie op de website. Daarnaast wordt het proces van uitnodigen, beheer van aanmeldingen, geven van extra herinneringen, wachtlijst, etc. zo gemakkelijk gemaakt.

Je leden loggen in en kunnen zich heel eenvoudig aanmelden, zonder opnieuw gegevens te hoeven invullen. Het CRM is immers geïntegreerd met de website. Hun aanmelding wordt zo automatisch verwerkt, en communicatie over deze bijeenkomst naar de bezoekers verloopt ook automatisch. Er wordt een bevestigingsmail gestuurd en natuurlijk diverse reminders met teasers! De bijeenkomstenmodule biedt ook de mogelijkheid om je als bezoeker af te melden. Als organisator heb je altijd het overzicht van de inschrijvingen. De aanmelding van de leden bij deze bijeenkomst is een slimme verrijking in je CRM. Je kunt dit uitbreiden met de evaluatie van de bijeenkomst en eventueel interessegebieden van je leden. Met zulke gegevens bent je beter in staat in te spelen op de behoefte van je (individuele) leden.

Het plaatsen van foto’s, video’s en een verslag is ook makkelijk te publiceren via de bijeenkomstenmodule.

Plan social media updates
Blijf periodiek Twitteren en updates plaatsen over het event op bijvoorbeeld LinkedIn, Google+ of Facebook. Dit kan bijvoorbeeld met Buffer, waarmee je in één keer updates kunt inplannen voor Twitter, Google+, LinkedIn en Facebook.

Volg bezoekers
Blijf de website optimaliseren. Onderzoek met bijvoorbeeld Google Analytics hoe bezoekers zich over de site bewegen en op welke manier mensen zich beter kunnen inschrijven. Wat werkt wel, wat werkt niet?

Ten slotte

Het organiseren van bijeenkomsten is een kunst. Ervaring maakt het een stuk makkelijker, maar dan is ‘het doen’ nog steeds arbeidsintensief. Veel van deze arbeid kun je automatiseren. Dit maakt de must do’s 1 en 2 veel gemakkelijker en vooral minder tijdsrovend en minder foutgevoelig. Voor de volledigheid hebben wij nog een aantal links toegevoegd naar websites die veel bruikbare tips geven. Heb je nog een “must do” bij het organiseren van een bijeenkomst? Laat het ons weten!

Links naar interessante websites:

Ook op  zoek naar een slimme tool voor je vereniging? Begin dan in ieder geval bij de basis: je website en je CRM!

Bekijk ónze oplossing voor ledenorganisaties: /Members!

Meer informatie /Members

Labels:

Plaats een reactie

Italic en bold

*Dit is italic*, en _dit ook_.
**Dit is bold**, en __dit ook__.

Links

Dit is een link naar [Procurios](http://www.procurios.nl).

Lijsten

Een lijst met bullets kan worden gemaakt met:
- Min-tekens,
+ Plus-tekens,
* Of een asterisk.

Een genummerde lijst kan worden gemaakt met:
1. Lijst-item nummer 1.
2. Lijst-item nummer 2.

Quote

Onderstaande tekst vormt een quote:
> Dit is de eerste regel.
> Dit is de tweede regel.

Code

Er kan een blok met code worden geplaatst. Door voor de tekst vier spaties te plaatsen, ontstaat een code-block.

Jos

Jos Jelier

Ondernemer @Procurios, webplatform voor online marketing, e-commerce & collaboration. Marketeer, Cloud-fan, integratie-evangelist, 3D-print-fanaat, family man.

Voordat je verder gaat ...

Met onze nieuwsbrief houden we je maandelijks op de hoogte van de mogelijkheden van het Procurios Platform en de ontwikkelingen in de markt.

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Lees ook

  1. 01 oktober 2010Webrichtlijnen zijn overrated48 reacties
  2. 03 maart 2011Nepal en de aantasting van mijn wereldbeeld18 reacties
  3. 06 september 2010Social Media Monitoring in de praktijk6 reacties
  4. 12 juni 2014De (on)zin van Big Data voor verenigingsleden0 reacties
  5. 27 maart 2014Wat een vereniging kan leren van Jack Nicholson0 reacties