Aedes: samen met Procurios op naar de digitale vereniging

Verbindende taak

Als vereniging heeft Aedes een verbindende taak: zorgen dat de juiste mensen met elkaar in contact komen én blijven; dat er kennis wordt uitgewisseld en dat ze samen met elkaar betere resultaten bereiken. En dit kan een lastige opgave zijn. Aedes heeft 300 woningcorporaties aan zich verbonden en daar zitten dan weer ruim 26.000 mensen achter. Daarnaast is er altijd een bestuurlijke laag, een toezichtslaag, enzovoorts. “Ook daar heeft de vereniging mee te maken,” vertelt Marcel van Gisbergen, Business Manager bij Aedes. “Het lid van Aedes bestaat dan ook niet: er zit altijd nog een doelgroep achter, die je óók wilt bereiken. En hen allen verbinden is lastig, omdat wat zij nodig hebben, onderling verschilt.”

De digitale vereniging

“Als vereniging is de basisadministratie die je doet, redelijk simpel. Je hebt maar één kernproces dat leidt tot je voortbestaan en dat is je contributie. Maar als je praat over de zojuist genoemde diverse doelgroep, moet je in staat zijn te weten wie je nu wanneer met elkaar in contact moet brengen. Je moet weten wie er beslissingen kunnen nemen binnen zo’n woningcorporatie, wie op welk terrein actief is. Waarom is zo'n corporatie lid geworden, wat hebben ze nodig en wat drijft ze om lid te blijven? Maar in ons huidige CRM werken we vooral met de basisinformatie. Nu willen we de kans pakken om eens goed na te denken over welke data we nodig hebben en waarom we juist die informatie willen opslaan.”

“Daarnaast gebeurt er ontzettend veel op digitaal vlak. We moeten de kennis die we hebben op gestructureerde wijze communiceren. En niet alleen naar de leden of voor de hand liggende doelgroepen, maar ook binnen het lobbyen op regionaal, landelijk en Europees vlak. En waar wij voor staan heeft bijvoorbeeld ook betrekking op studenten en adviesbureaus. Dus door langzaamaan correcte en volledige informatie te verstrekken, willen we de publieke opinie sturen, via de vele verschillende beïnvloeders die er zijn. En om dit voor elkaar te krijgen, heb je een goed CRM nodig als primaire bodem, om te weten wie je wanneer via welk kanaal het beste kunt bereiken.”

Er is geen enkele vereniging die precies weet hoe je met het digitaliseren van zo'n vereniging omgaat.

Aedes merkt dat zoiets als dé digitale vereniging nog niet bestaat, niet in Nederland en niet daarbuiten. “Er is geen enkele vereniging die precies weet hoe je met het digitaliseren van zo'n vereniging omgaat. Binnen Aedes hebben we daarom op papier gezet wat er voor stappen moeten worden ondernomen. Dan zie je al snel dat het zich in alle trajecten binnen je vereniging vertaalt: hoe je met je communicatie omgaat, hoe je de website of andere tools hierbij inzet en hoe je nu vorm wilt geven aan je CRM. Stapje voor stapje groei je zo steeds meer door naar wat een digitale vereniging is.”

Ook speelden er twee overduidelijke trends mee, waardoor Aedes werd gedwongen om intensief met de digitalisering van de vereniging aan de slag te gaan. “De eerste trend is de individualisering van de Nederlandse samenleving die druk uitoefent op ons verengingsgevoel. Het verenigingen en verbinden dreigt te verdwijnen. Daar moet je het hoofd aan kunnen bieden: wie is de doelgroep en hoe komen ze wel met elkaar in contact?”

“Ten tweede gaat de wetgeving rondom privacy en informatieverwerking veranderen. Dit gaat echt een enorme impact hebben op wat je vast gaat leggen en welke informatie je communiceert naar je leden toe, hoe je het gaat benoemen. Voeg beide redenen samen en je ziet dat het tijd is om actie te ondernemen.”

Met kop en schouders

Zodra bekend werd dat Aedes op zoek was naar een CRM, vielen de visitekaartjes op de deurmat. “We hebben iedereen opgebeld en gezegd: ‘Je hebt 5 minuten de tijd om je verhaal te doen’. Daar zouden we er dan 6 uithalen (het werden er 11!), waar we een visiegesprek mee wilden houden. Het interesseerde ons op dat moment even niet hoe het allemaal precies functioneerde, maar vonden het ten eerste belangrijk dat de neuzen dezelfde kant opstonden. Wat zien we aan ontwikkelingen bij dit bedrijf, wat vinden we van de werkmethoden? Hoe goed voelt het en is er een klik? Hoe had het bedrijf zelf onze situatie aangepakt? En waarom op die manier? Aan de hand van die zachte factoren hebben we een top 4 gevraagd om een voorstel in te dienen en gekeken of dat matchte met de kern aan functionaliteiten die wij op papier hadden gezet. Die 4 hebben we daarna wederom onderworpen aan een vragenvuur. Uiteindelijk wilden we maar 1 ding weten: hebben we hetzelfde doel voor ogen?”

Het interesseerde ons op dat moment even niet hoe het allemaal precies functioneerde, maar vonden het ten eerste belangrijk dat de neuzen dezelfde kant opstonden.

Met een zelf uitgezochte referentiecheck heeft Aedes daarna onderzocht hoe andere partijen de samenwerking met Procurios hebben ervaren. “Vervolgens hebben we gekeken naar de interne tijd die het zou gaan kosten, de begeleiding die we zouden krijgen, wat er vanuit het bedrijf gedaan zou worden aan doorontwikkelingen, trainingen, licentiekosten enzovoorts. Hoe is de klik en kunnen we met elkaar een partnership aangaan?”

“En toen konden we de conclusie trekken: zowel qua budget als gevoel als functie, eigenlijk op alle terreinen, was Procurios voor ons gewoon simpelweg de beste optie. Sterker nog, Procurios stak er gewoon met kop en schouders bovenuit. Voor ons allen was het al direct heel duidelijk: dit gaan we doen!”

Agile

Als vereniging is Aedes al jaren bezig met Agile werkmethoden. Om die reden is er voor gekozen om Aedes een ervaren Scrumteam toe te wijzen. “We zijn benieuwd naar het zelforganiserend vermogen, maar verlangen ook naar wat tegenwicht. Op welke Agile manier we dat gaan invullen - Kanban, Scrum, Lean - maakt mij niet uit, zolang we met z’n allen maar een helder doel voor ogen hebben. Zolang je dat hebt, kan het eigenlijk niet misgaan. Of nou ja, het gaat vast en zeker een keer mis, maar dan kom je er in ieder geval samen uit.”