15 October 2018 Joost de Locht 3 minute read

Het nut van een klankbordgroep voor je online community

Een klankbordgroep is een van de belangrijkste onderdelen om gezamenlijk een online community voor de vereniging op te zetten en draagvlak te creëren. Meningen, kennis en inzichten worden gedeeld met elkaar in de groep. Ook de doelen en de vooruitgang van het project worden vastgesteld en besproken. Hoe en waarom je een klankbordgroep samenstelt? Dat komt in dit blog aan bod.

In de whitepaper ‘In 6 stappen naar een online community voor jouw vereniging' wordt ingegaan op het samenstellen van een klankbordgroep. Heb je deze whitepaper nog niet gelezen?

Download de whitepaper!

Een klankbordgroep, volg de bewegingen van het project

Een klankbordgroep is een groep mensen die meedenkt en de bewegingen van van het project volgt. Eén van de functies van een klankbordgroep is om zowel intern als extern draagvlak te creëren voor de online community. Samen, in co-creatie, mooie en belangrijke dingen bereiken. Een dergelijke groep zó samenstellen dat het optimaal ingezet kan worden vraagt om aandacht. Want een goede balans in deelnemers is belangrijk, dus sta bij het samenstellen van je klankbordgroep stil bij de volgende vragen:

  • Wat is het doel van het project?
  • Wat is het doel van je klankbordgroep?
  • Welk type deelnemers moeten een plek hebben in de klankbordgroep?
  • Welke kennis moeten zij met zich meebrengen?
  • Wat is en wordt de rol van elke deelnemer?

Samenstelling in balans

Bij het samenstellen van een groep is het verstandig om deelnemers toe te voegen die allemaal een andere functie hebben binnen de vereniging. Zo krijg je verschillende perspectieven en wordt een stevige basis gelegd voor het draagvlak voor de online community. Dit draagvlak is belangrijk en wordt vaak overschat. Regelmatig wordt gedacht dat een online community vanzelfsprekend alleen maar voordelen biedt en dat dit geen uitleg behoeft in de organisatie. Maar daarbij wordt vergeten dat je bij het introduceren van een online community op weerstand kunt stuiten. Die weerstand kan ontstaan omdat medewerkers zich zorgen maken over hun werkdruk, of omdat het nut van een community niet wordt ingezien. Weerstand kan ook ontstaan door veranderingen waarvan het doel niet goed duidelijk is. 

Om als vereniging klaar te zijn voor dergelijke veranderingen is een klankbordgroep met deelnemers met verschillende rollen essentieel. Verschillende rollen betekent een diversiteit aan meningen, kennis, inzichten en ideeën. Deze klankbordgroep kan idealiter bestaan uit 8 tot 10 personen, met de functies:

  • Operationeel directeur
  • Bestuurslid van de vereniging
  • Bureaumedewerker
  • Databasemedewerker
  • Diverse leden van de vereniging
  • Eventuele externe professional

Samenwerken in balans

Een diverse klankbordgroep is dus belangrijk. Maar het zal niet altijd even makkelijk zijn om een groep samen te stellen uit deelnemers met allemaal een andere rol binnen de vereniging. Soms kan iemand door andere werkzaamheden geen tijd vrij maken, is iemand een tijd afwezig of is diegene gewoon niet beschikbaar omdat hij of zij ook al bij andere projecten betrokken is.

Vergeet niet de vooruitgang van het project intern en extern te communiceren. Het zorgt voor draagvlak en transparantie!

Hoe dan ook, zeker wanneer een project langer duurt, zal de groep een hecht team worden. Dit kan zeer positief uitpakken voor het opzetten en uitrollen van de online community. Er ontstaat een eigen cultuur, wat een natuurlijk proces is. Om hierin ook voor de balans te waken is het belangrijk om het contact met de gehele vereniging niet uit het oog te verliezen. Communiceer dan ook over de voortgang van het project met de vereniging intern en de leden extern. Hiermee zorg je voor transparantie en betrek je iedereen die niet deelneemt aan de klankbordgroep ook bij het project waardoor het draagvlak wordt vergroot.

Vergeet de kritische blik niet

Ook voor de vooruitgang van het project is een kritische blik belangrijk. Een kritische houding in de groep voorkomt ‘groupthinking’. Dit is een gedragsvorm waarbij de groep zich conformeert aan elkaar en elkaar ‘volgt’, zonder beslissingen te nemen op basis van de kennis die ieder individu heeft. Hiermee loop je het risico te behoudend te handelen waardoor je kansen misloopt.

Aan de slag!

Dan ga je als klankbordgroep aan de slag. Sta open voor elkaars mening en kennis, hier kun je gezamenlijk de juiste weg mee inslaan. Met als doel een goed werkende, aantrekkelijke en levendige online community.

Other interesting posts

Lees ook eens

Sign up to our newsletter