Cleo Graaf

Wij spraken met

Cleo Graaf

Projectmedewerker Database bij IVN

Het Instituut voor Natuureducatie en Duurzaamheid (IVN) laat je de natuur beleven door het verzorgen van natuureducatie. Bestaande uit een stichting en een vereniging, organiseert IVN excursies, wandelingen en cursussen om een stukje natuur bij te brengen bij mensen. De stichting zorgt ervoor dat de vereniging het werk goed kan uitvoeren, zodat het ledenaantal bij IVN met elke campagne meer en meer groeit.

  • 25.000 leden
  • 170 afdelingen binnen Nederland
  • 4 grote campagnes per jaar

Functionaliteit voorop

Cleo Graaf is binnen IVN verantwoordelijk voor het functioneren en doorontwikkelen van de ledenadministratie.  “Voorheen werkten we met een systeem waar voor ons een ledenadministratie was ingebouwd. Maar dat had nauwelijks de functionaliteit van een CRM systeem of wat je er van verwacht,” vertelt ze. Elke afdeling binnen IVN werkt daarbij op haar eigen manier, naar haar eigen wensen. “Dus we moesten op zoek naar een CRM systeem dat niet alleen voor onze afdeling in Amsterdam geschikt was, maar ook voor de 170 afdelingen in de rest van Nederland.”

De partij moet natuurlijk wel bij je passen.

Samen met een externe adviseur die ervaring heeft met CRM systemen voor ledenverenigingen, komt IVN bij een aantal bedrijven uit. “We hebben ze uitgenodigd en allemaal hebben ze een demo gegegeven. Aan iedere organisatie stelden we precies dezelfde vragen, met het oog op hoe wij vinden dat een ledenadministratie voor verenigingen moet werken. Uiteindelijk is Procurios als beste uit de bus gekomen.”

“Dit had deels te maken met de uitstraling tijdens de demo. De partij moet natuurlijk wel bij je passen” legt Cleo uit. “En voor de rest stond functionaliteit voorop in de keuze. Het moest namelijk simpel en gebruiksvriendelijk zijn, zodat zelfs een zestigplusser zonder al teveel hulp en zonder verstand van computers er mee kan werken. En daar was Procurios gewoon het beste in.”

Vernieuwende oplossingen

Binnen het Scrumteam dat aan IVN werd gekoppeld, was iedereen verschillend. “Er was een doorvrager, iemand die constant wilde weten: ‘waarom wil je dat?’ En weer een ander zat diep in de code en werkte hard aan het overzetten van al onze gegevens, wat ook een hele uitdaging was. Allemaal stelden ze de juiste vragen en soms bleek ook dat wat wij wilden, niet precies was wat wij echt nodig hadden.”

Het Scrumteam adviseerde dan plots heel vernieuwende oplossingen, zodat we er ook echt op vooruit zijn gegaan.

Als Product Owner was het Cleo’s taak haar achterban van 170 collega’s te informeren. Zij gaven dan hun wensen aan haar door, die ze weer met het Scrumteam besprak. “En dan hoorde je ineens: ‘Die wensen, die zien wij toch anders opgelost. Misschien kunnen we het beter zo en zo doen.’ Dat was voor mij soms wel eens lastig, want hoe vertaal ik dat naar mijn collega’s toe? Maar het was vooral prettig, omdat wij nog steeds dachten vanuit de oude situatie, vanuit ons oude CRM systeem. Het Scrumteam adviseerde dan plots heel vernieuwende oplossingen, zodat we er ook echt op vooruit zijn gegaan.”

Tijdsbesparing en minder fouten

Momenteel maakt IVN gebruik van /Fundraising, iets waar ze in de toekomst nog meer op in willen zetten. “We maken nu o.a. gebruik van de donatiemodule en willen in de toekomst meer gaan uitbreiden, zodat er steeds meer in één en hetzelfde pakket komt te zitten. Dit is onze eerste stap om alles bij elkaar te krijgen.”

… één druk op de knop en je hebt de ledeninformatie die je zoekt.

“/Fundraising werkt erg prettig,” vertelt Cleo. “Alles doet wat het zegt dat het doet, maar vooral gekeken naar onze inhoudelijke processen zijn we tevreden. Bepaalde stappen zijn echt drastisch veranderd. Er is geen hand- of zoekwerk meer nodig; één druk op de knop en je hebt de ledeninformatie die je zoekt. En werk waar we eerder 2 maanden over deden, doen we nu een halve dag over! Wat dat betreft zijn we enorm vooruit gegaan met bepaalde werkzaamheden. We besparen veel tijd en maken minder snel fouten."

En nu de bouw is afgerond? “Het is alsnog heerlijk samenwerken. Ik bel met een vraag naar de Servicedesk en er is meteen antwoord. Zo prettig dat je ook na de Sprintweken nog een partij hebt waar je terecht kunt met je vragen en waar je ondersteuning vindt.”

Tip van Cleo

“Ik zou Procurios zeker aanraden en als tip zou ik erbij geven: wees volledig bij de Sprintweken aanwezig en zorg ervoor dat je volledig aandacht hebt voor het proces, wat daar nodig is en de vragen die gesteld gaan worden door het team, om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen.”

Overweegt jouw vereniging ook een nieuw CRM? We hebben alvast wat eerste stappen voor je op papier gezet!

Download de whitepaper

Deel met anderen