Zo zorg je dat je je data succesvol migreert naar een nieuw CRM
Hoe zorg je dat je je data op de juiste manier in een (nieuw) CRM krijgt?
Het migreren van de data van je relaties of ledenadministratie is een klus die je veel hoofdbrekens kan bezorgen en soms zelfs een reden is om dan maar helemaal niet te kiezen voor vernieuwing. Maar door datamigratie als kans te zien om de kwaliteit van je data te verbeteren, kan het juist dé reden worden om te kiezen voor een nieuw systeem.
Datamigratie als belangrijke stap in implementatie
Datamigratie is het proces waarbij gegevens uit het ene systeem worden gehaald en vervolgens in een ander, vaak nieuw, systeem worden geladen. Zo’n verhuizing van gegevens klinkt eenvoudig. Maar juist die opvatting zorgt er vaak voor dat er te weinig aandacht aan datamigratie wordt besteed, waardoor de ingebruikname van nieuwe software op een teleurstelling kan uitlopen.
Het overzetten van gegevens uit het huidige naar het nieuwe systeem is niet alleen maar een technische klus. Het is belangrijk om goed in kaart te hebben welke data overgezet moet worden, en tijdens het hele proces de kwaliteit van gegevens in de gaten te houden. Dit is iets dat in een vroeg stadium moet worden aangepakt.
Toch gebeurt het vaak dat relatief laat in het project pas aandacht is voor de datamigratie. Begrijpelijk, want als vereniging ben je vooral geïnteresseerd en bezorgd over functionaliteiten van je nieuwe systeem, de look-and-feel, gebruiksvriendelijkheid en de opleverdatum van je nieuwe applicatie. Door in een vroeg stadium óók na te denken over datamigratie en dit tot een van de kernelementen van de implementatie te maken, voorkom je dat het overzetten van gegevens uiteindelijk door tijdsdruk afgeraffeld wordt.
Vraag je leverancier daarom al in de voorbereidende fase naar zijn aanpak als het gaat om de migratie. Het is natuurlijk nog beter als je leverancier jou hierin meeneemt en je zo een zorg uit handen neemt.
Gouden kans op betere datakwaliteit
Veel verenigingen zien het verhuizen van de gegevens van het huidige naar het nieuwe systeem vooral als een taak die er gewoon bij hoort als je nieuwe software in gebruik neemt. Dat is eigenlijk jammer, want als je voldoende tijd neemt voor datamigratie, is dit een gouden kans om gegevens op te schonen en de kwaliteit te verbeteren. Sterker nog: als je dit goed doet, kun je als vereniging direct de vruchten plukken van correcte, volledige en ontdubbelde gegevens. Op die manier is datamigratie dé toegevoegde waarde van de implementatie van een nieuw CRM-systeem en juist een reden om te kiezen voor nieuwe software.
Met deze tips zorg je ervoor dat je huidige data op de juiste manier in het nieuwe systeem terecht komen zonder dat je voor problemen of verrassingen komt te staan.
Stap 1: maak een plan en een back-up
De leverancier van je nieuwe CRM-systeem helpt je graag bij het overzetten van je gegevens. Het is wel belangrijk om daar vooraf over na te denken en beslagen ten ijs te komen. Welke beslissingen moet je nemen voordat je kunt beginnen, wat heb je nodig, welke voorbereidingen zijn noodzakelijk? En natuurlijk: wat is het beste moment voor het migreren van data? Naast het maken van een plan, is een back-up cruciaal. Zorg voor een zo actueel mogelijke back-up en test deze voordat je de migratie daadwerkelijk doorvoert.
Stap 2: check de kwaliteit van je data
De implementatie van een nieuw CRM-systeem is de uitgelezen kans om al je bestaande data eens kritisch tegen het licht te houden. Is alles correct ingevoerd, zitten er dubbelingen in het systeem, zijn alle gegevens actueel? Dit is het moment om te bekijken welke informatie er wordt opgeslagen, of deze data nodig is en zo ja, waarvoor, aan welke software deze data nog meer gekoppeld is en wanneer voor het laatst is gecontroleerd of de gegevens nog actueel en correct zijn. Deze stap vormt, als hij gedegen wordt uitgevoerd, de kans om nóg meer uit je data te halen met het nieuwe systeem.
Stap 3: laat collega’s kennismaken met het nieuwe systeem
Een zo groot mogelijk draagvlak binnen je vereniging is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Betrek daarom collega’s en vrijwilligers daarom in een vroeg stadium bij de selectie voor een nieuw CRM-systeem. Zij moeten er straks daadwerkelijk mee gaan werken, dus zijn ook degenen die je van waardevolle input kunnen voorzien over waar het systeem in hun ogen aan moet voldoen.
Stap 4: kies het ideale moment voor je migratie
Een nieuw systeem in gebruik nemen is ingrijpend. Niet alleen technisch, maar vooral voor de organisatie en mensen die ermee moeten gaan werken. Dan is het prettig wanneer zij even in wat rustiger vaarwater zitten, zodat ze ook de kans krijgen om zich het systeem eigen te maken. Vlak voor een groot evenement overstappen op een nieuw systeem zorgt alleen maar voor stress, kies dus een rustige periode, zoals bijvoorbeeld de vakantie.
Stap 5: data overzetten naar je nieuwe systeem
De gegevensverhuizing zelf bestaat uit diverse datasets die moeten worden overgebracht van het ene naar het andere systeem. Hoe je dat in de praktijk doet, kan verschillen. Vraag vooral je CRM-leverancier om je hierbij te of de migratie uit handen te nemen. Zij hebben dit vele malen vaker gedaan en kunnen je dus goed adviseren of ervoor zorgen dat je migratie zonder problemen verloopt.
De datamigratie is een van de belangrijkste voordelen van een overstap naar een nieuw CRM-systeem. Juist doordat je kritisch naar de kwaliteit van je huidige data moet kijken, biedt het je kansen om gegevens op te schonen en te verbeteren. Hoe dat in de praktijk werkt, kun je bijvoorbeeld lezen in dit klantverhaal van de MS Vereniging. Zeker is in ieder geval dat hoe zorgvuldiger je zo’n gegevensverhuizing aanpakt, hoe meer profijt je ervan hebt.
Kom maar op met die soepele datamigratie
Wil je meer weten over hoe je een soepele datamigratie uitvoert voor je CRM-systeem? Lees dan onze gids ‘Op weg naar een soepele datamigratie voor je CRM’. Daarin hebben we bovenstaande tips verder uitgediept.
Wil je dit soort artikelen automatisch in je mail ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief.