Nederlandse Coeliakie Vereniging

"Het scheelt ons zomaar een dag werk in de week"

De Nederlandse Coeliakie Vereniging (NCV) is misschien wel de leukste patiëntenvereniging van Nederland met bijna 19.000 leden en 200 vrijwilligers. In de bureauorganisatie daarachter zetten elf medewerkers alles op alles om bestaande, nieuwe leden en de talloze vrijwilligers te ondersteunen.

De vereniging maakt het leven met een glutenvrij dieet aangenamer en makkelijker door het delen van kennis, de licentievoering van het Crossed Grain keurmerk en de organisatie van diverse evenementen. Daarnaast stimuleert het wetenschappelijk onderzoek naar coeliakie en aanverwante ziektebeelden.

“Onze vereniging groeit hard”, zegt NCV-directeur Floris van Overveld. Hij legt uit dat coeliakie een ziekte is die zich heel verschillend kan uiten bij mensen. In de kern reageert het immuunsysteem vijandig op gluten, een eiwit uit granen, waardoor het eigen lichaam wordt aangetast.

“Klinisch kan dit zich op verschillende manieren uiten, zoals spijsverteringsklachten, overgewicht, ondergewicht, maar ook vermoeidheid en depressies.” Die diversiteit zorgt ervoor dat coeliakie niet altijd wordt gediagnosticeerd, of dat het lang duurt voordat de diagnose er is. “Toch zit er wel een stijgende lijn in”, ziet Van Overveld. “Er komt steeds meer aandacht voor de ziekte, we weten ook steeds meer en daardoor zien we dat huisartsen en andere specialisten sneller de diagnose coeliakie stellen.”

De mensen van Procurios snappen verenigingen gewoon heel goed, ze begrijpen wat je wilt.

Crossed Grain keurmerk

De NCV ontstond in 1974 als een typische voor/door-vereniging. “En dat is het eigenlijk nog steeds”, zegt Van Overveld. “Ons vrijwilligersbestand is heel groot, iedereen helpt elkaar. Zo organiseren we kinderkampen en bakworkshops, maar ook markten waar leveranciers hun glutenvrije producten aanbieden, voorlichtingsbijeenkomsten en bijvoorbeeld vorig jaar een uitgebreid glutenvrij buffet met kerst.”

Al die evenementen hebben met elkaar gemeen dat ze om eten draaien. “En dat maakt onze vereniging misschien wel de leukste van Nederland”, glimlacht de NCV-directeur. “Want bij ons gaat het altijd over eten.” Wat de vereniging daarnaast uniek maakt, is dat het in de Benelux licentiehouder is van het Crossed Grain keurmerk. Producenten en leveranciers van glutenvrije producten kunnen bij de vereniging een licentie aanvragen om het keurmerk te mogen voeren voor hun producten. De NCV regelt vervolgens een externe audit en wanneer de leverancier aan de eisen voldoet, zorgt de vereniging voor de licentie.

Wetenschappelijk veld

Het wetenschappelijke veld rondom coeliakie en aanverwante ziektebeelden is overzichtelijk. Dat maakt dat de vereniging veel contacten heeft met de betreffende hoogleraren, artsen en onderzoekers. “Zo blijven we op de hoogte wat er speelt en welke nieuwe inzichten we kunnen vertalen naar onze leden. Daarnaast kunnen we zorgen dat behandelingen toegankelijker en beter worden en er onderzoek wordt gedaan om coeliakie de wereld uit te helpen.”

Zijn eigen achtergrond als farmacochemicus helpt Van Overveld daarbij. “Ik begrijp de wetenschappelijke kant en dat helpt bij de gesprekken met artsen en wetenschappers. Bovendien weet ik wat van analysemethodieken.” De combinatie van zijn wetenschappelijke achtergrond met zijn jarenlange ervaring in verschillende verenigingen, zorgt ervoor dat Van Overveld bij de NCV als directeur op zijn plek zit. “Hier komt het allemaal samen.”

Nieuw online ledenadministratie

Voor de ledenadministratie gebruikte de NCV tot voor kort een boekhoudsysteem dat ooit werd aangeraden door hun accountant. “Dat voldeed niet echt, want feitelijk was het een financieel systeem waar de ledeninformatie achter hing. We wilden dat liever andersom, een systeem waarin onze leden centraal staan.”

Dus ging de NCV op zoek naar een systeem waarin de ledenadministratie kon worden bijgehouden, maar waarin ook koppelingen mogelijk waren naar bijvoorbeeld de website en het financiële systeem. “Een grote wens was dat onze leden via de website hun eigen gegevens kunnen bijhouden. Tot voor kort was het zo dat bijvoorbeeld een nieuw lid zich aanmeldde en dat dit via e-mail bij ons binnenkwam. De gegevens moesten vervolgens handmatig worden ingevoerd in ons systeem. Je kunt je voorstellen dat dit niet alleen tijdrovend is, maar ook enorm foutgevoelig.”

Gespecialiseerde software voor ledenadministratie

Toen Van Overveld anderhalf jaar geleden aantrad als directeur van de vereniging, lag er al een offerte voor een CRM-pakket, maar die was op zijn zachtst gezegd ietwat aan de prijzige kant. “Bovendien is Dynamics een standaardpakket en niet specifiek gericht op verenigingen. Dat zou betekenen dat we maatwerk nodig zouden hebben en maatwerk levert niet zelden extra gedoe en kosten op.” Om te helpen de juiste keuze te maken, nam de NCV een externe consultant in de arm die vergelijkend onderzoek in de markt deed naar solide softwarepakketten voor ledenadministratie.

Naadloze integratie

Na een demo bleek de NCV onder de indruk van de gespecialiseerde en volledige ledenadministratie software. “Die volledigheid sprak ons aan”, zegt Van Overveld. “Natuurlijk is het ook een risico wanneer je slechts één systeem hebt, want dat maakt je minder flexibel. Toch biedt het ook veel gemak, want waar andere, minder complete systemen claimen dat ze eenvoudig integreren met andere software, zie je toch vaak dat zulke integraties bloed, zweet en tranen kosten. Bovendien weet je bij zulke integraties nooit wat er gebeurt als je aan een van beide kanten iets aanpast.”

Van Overveld belde een aantal referentieklanten van Procurios en kwam erachter dat het platform vrijwel alle benodigde modules bevat. “Wellicht niet allemaal zo gespecialiseerd als separate puntoplossingen, maar uiteindelijk vonden we de naadloze integratie belangrijker dan state-of-the-art.”

Implementatietraject

De implementatie moest relatief snel gebeuren, omdat de licentie van het boekhoudsysteem afliep. Dat zette enige druk op de ketel. Bovendien werd er gewerkt met een externe vormgever voor de vernieuwde website van de NCV. In combinatie met de eerste lockdown, waardoor het implementatietraject volledig virtueel plaatsvond, was het “een lastig proces”, zegt Van Overveld eerlijk. “Voor ons allemaal was het de eerste keer dat we zoiets virtueel moesten doen en dat is toch anders dan wanneer je een paar dagen bij elkaar op kantoor kunt zitten.”

Voor de NCV was het bovendien ook de eerste keer dat ze een project in scrum deden. “Dat was ook wel een beetje wennen”, lacht Van Overveld. “Maar ik vond het wel heel prettig om intensief contact te hebben en dagelijks met het team te kunnen bepalen waar de prioriteiten lagen en hoe we dat gingen aanvliegen. We hebben ook echt een band opgebouwd met het team, dat was heel fijn. De mensen van Procurios snappen verenigingen gewoon heel goed, ze begrijpen wat je wilt.”

Live gang

In eerste instantie hoopte de NCV het nieuwe ledenadministratiesysteem vlak voor de zomer live te hebben, maar omdat er op dat moment nog wat zaken afgehandeld en getest moesten worden, werd dat over de zomer heen getild. “Dat betekende dat we in die zomermaanden geen sprintweken hadden met Procurios. Daar werd ik wel een beetje zenuwachtig van, want er kwamen nog aanpassingen uit onze tests. Toen we half september live gingen, vond ik dat spannend, maar zij hadden steeds gezegd dat het goed kwam. Dat voelde voor ons als een sprong in het diepe. Maar na een bijzonder intensieve week is het inderdaad goed gekomen.”

Robuust, gespecialiseerd systeem

Het nieuwe ledenadministratiesysteem scheelt enorm veel tijd voor de bureauorganisatie van de NCV. “Ik denk dat het qua mensuren zomaar een hele dag in de week scheelt”, zegt Van Overveld. “Er kan gruwelijk veel mee, daar ben ik ontzettend positief over verrast. We hadden tijd nodig om ons erin te verdiepen, maar ik denk dat de besparing in tijd alleen maar oploopt wanneer we handiger worden met het systeem.” Op termijn wil de NCV het gebruik van het nieuwe platform uitbreiden, bijvoorbeeld door de licentie-administratie van het keurmerk er aan toe te voegen.

Ik heb wel enige ervaring in het verenigingsleven, en ik kan zeggen dat het systeem (Procurios) dat we nu bij de NCV gebruiken echt een van de betere, zo niet de beste is, dat ik tot nu toe heb gezien.

Van Overveld roemt de robuustheid van het platform en het feit dat het gespecialiseerde software voor ledenadministratie is dat integreert met bijvoorbeeld de website en andere softwarepakketten. “Wat ik bijzonder prettig vond aan de samenwerking met Procurios, is dat zij verenigingen met al hun eigenaardigheden écht snappen. Ik heb wel enige ervaring in het verenigingsleven, en ik kan zeggen dat het systeem dat we nu bij de NCV gebruiken echt een van de betere, zo niet de beste is, dat ik tot nu toe heb gezien.”

Wil je meer klantverhalen lezen? Keer terug naar het overzicht.