Vijf Succesfactoren voor een Online Event

Profielfoto van Rutger Meekers

Rutger Meekers 18 september 2020 7 minuten lezen

Een online event organiseren is niet eenvoudigweg je sessies streamen op een webinar platform. Wanneer je het correct implementeert, wordt het een echt succes.

Een fysiek evenement omvormen naar een online versie is niet simpelweg een kopie naar de digitale wereld. We leerden dit al in de jaren 90, toen elke organisatie begon met het maken van hun eerste website. Dé fout bij uitstek was het 1-op-1 kopiëren van de bedrijfsbrochure naar een webpagina. Ondanks dat organisaties deze fout niet vaak meer maken, moeten we voorkomen dat we dit wel doen voor onze events.

Alvorens we starten is het belangrijk dat we begrijpen waarom mensen naar een fysiek (of offline) event komen. De meest voorkomende redenen zijn; 

  1. inspirerende content
  2. netwerken met peers
  3. de fantastische ervaring dat bezoekers meemaken

Hoewel de exacte definitie van een fantastische ervaring van persoon tot persoon afhangt, kunnen we wel stellen dat de verwachtingen van een bezoeker moeten ingewilligd worden (en het liefst zelfs overtreffen). We moeten er dus naar streven dat het eindresultaat de verwachtingen overstijgt. 

Er zijn 5 hoofdingrediënten die niet mogen ontbreken wanneer je een fysiek event omtovert tot een succesvol online event.

1) Content

Het is misschien logisch, maar de kwaliteit van de content moet uitstekend zijn. Afhankelijk van het type event dat je organiseert, wordt de content geclassificeerd als inspirationeel of educatief. 

Tijdens een online event is het logisch dat video het primaire content type is. Maar gebruik deze kans ook om je content te herevalueren en om er nieuwe toepassingen voor te vinden in andere formaten.

Enkel mogelijkheden:

  • Graphics: bereid afbeeldingen en grafische templates alvast voor rond verschillende thema's van je event
  • Transcripts: maak transcripts van de verschillende talks en verrijk ze met illustraties om ze meer body te geven. Je verbetert zo ook de leesbaarheid. Voor talks die pre-recorded zijn, kun je dat op voorhand doen. Voor de real-time talks kun je een transcript of voorbereiding vragen aan de spreker. Je kunt zelfs al vragen achter een opname van een repetitie.
  • Podcasts: perfect bruikbaar voor en na het event. Zo breng je een frisse variatie in de content mix. In combinatie met goede muziek kan een Podcast een gepast medium zijn om een korte pauze in te lassen tijdens een lunch- of work-outsessie. Zo krijgen bezoekers vernieuwde energie om je event te volgen.
  • Blog posts / artikelen: cross-link bestaande en nieuwe content ter ondersteuning van event specifieke content.
  • Session resources: creëer downloadbare slide decks en maak afbeeldingen met quotes. Zo kunnen bezoekers eenvoudig jouw content delen op sociale media of in een netwerk naar keuze. Voeg zeker ook hyperlinks toe aan een sessie pagina wanneer een spreker iets vernoemt, ...

Maak daarnaast gebruik van exclusieve content. Zo kunnen gebruikers nog nagenieten nadat het event heeft plaatsgevonden; erg handig wanneer je een interessante sessie wil herbeleven. Soms dagen of maanden na datum.

2) Netwerken

Netwerken is een essentieel onderdeel van een fysiek event. Het is daarom belangrijk om goed te investeren in netwerkmogelijkheden voor je online event. Hoewel netwerken online aanzienlijk moeilijker lijkt dan fysiek, schept het ook verrassend nieuwe mogelijkheden.

Online netwerken is nieuw voor de meeste deelnemers, dus investeer in het creëren van een networking onboarding gids, gevuld met praktische instructies, voorbeelden en tips & tricks voor een succesvol resultaat. 

Begeleid deelnemers door een profiel setup, zodat ze hun profiel aanvullen met een minimum aan informatie (zoals een profielfoto, interesses, functie en organisatie waar ze werken). Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden voor AI-matching technologieën om gebruikers te matchen op basis van interesses, voorkeuren, ...

Blijf deelnemers aanmoedigen om deel te nemen in groepsconversaties tijdens en na een sessie. Biedt hen een community aan om asynchroon informatie te delen wanneer het hen uitkomt. 

En, net zoals je op een fysiek event zou doen; biedt deelnemers één of meerdere tijd sloten aan om te netwerken. Probeer het mogelijk te maken om hier om virtuele visitekaartjes uit te delen, zodat deelnemers met elkaar in contact kunnen blijven als het event voorbij is. 

3) Engagement van de deelnemers

Een online event organiseren heeft grote voordelen als je kijkt naar de mogelijkheden om het engagement van de deelnemers te meten. Er zijn al tal van tools om dit te doen tijdens een fysiek event, maar het is veel complexer, duurder en inaccuraat ten opzichte van een online variant. 

Het meten van het engagement van de deelnemers laat je toe om gepast acties te ondernemen bij bijvoorbeeld heel actieve of net inactieve deelnemers. Zo kun je inactieve deelnemers stimuleren om toch deel te nemen, of actieve deelnemers te belonen. 

De verzamelde data kan gebruikt worden tijdens en na het event om gepersonaliseerde content te tonen aan een deelnemer. Of, om in te grijpen wanneer een deelnemer weinig interesse toont. Of om een potentiële lead te benaderen als die deelnemer veel interactie toonde. 

Data is key. The sky’s the limit.

4) Creatieve event productie

We hebben het gehad over content, netwerken en het engagement van de deelnemers. Hoewel deze elementen alvast belangrijk zijn, moeten ze samengebracht worden om een uitmuntend evenement neer te zetten. Het is de creatieve event productie die leidt tot de unieke ervaring en de emoties voor een deelnemer. Dít maakt het memorabel. 

De creatieve productie focust op het ontwerpen van de beleving: wat de deelnemer voelt, ziet en denkt. Dit maakt het deelnemen aan een event zo spannend. Om een goede productie te bekomen (die de verwachtingen van een bezoeker verstevigd) moet je een goed gedefinieerd concept hebben. Een sterk content probeert namelijk de zone van onzekerheid aan te raken, die bestaat tussen de nieuwsgierigheid en verwarring. Het stimuleert het gevoel van fantasie voor de bezoeker. Spanning en verheuging worden dan geleidelijk aan opgebouwd, wat zorgt voor een blijvend effect.

Een creatief event concept ontwerpen dat leidt tot een adembenemende productie vraagt om de nodige ervaring. Als je die ervaring niet zelf in huis hebt, ga dan op zoek naar een consultant of een agency dat hierin is gespecialiseerd.

5) Event platform

Je hebt de content, je hebt gedacht aan het netwerken en het engagement van de deelnemers. En je hebt het allemaal samengebracht in een creatief concept. Goed zo! Maar hoe breng je dat nu naar je publiek? Daar heb je het event platform voor nodig.

Een event platform host and faciliteert de content delivery, bezoeker interactie en engagement. Je kunt het vergelijken met een fysieke locatie. Idealiter is je event platform volledig geïntegreerd met de administratieve en marketing tools die je gebruikt binnen je organisatie. Dat laat je toe om alle verzamelde data op 1 plaats te verwerken, zodat bezoekers bijvoorbeeld kunnen inloggen met hun bestaande login gegevens van je website. 

Online event platform Online event platform Online event platform

Wanneer je een platform selecteert, maak dan eerst een lijst van je vereisten en criteria die belangrijk zijn voor jouw noden. Enkele voorbeelden:

  • Kan de huisstijl aangepast worden naar die van jouw organisatie?
  • Heb je echt de nodige flexibiliteit om je content te publiceren?
  • Heb je de juiste tools beschikbaar om netwerken te faciliteren?
  • Ondersteunt de provider je voor, tijdens en na het event?

Een online event vereist 100% uptime van de applicaties die gebruikt worden. Hoewel het haast onmogelijk is om dit te garanderen, zijn er wel tal van voorzorgsmaatregelen die ondernomen kunnen worden. Het is belangrijk dat je een partner selecteert die deze kwaliteiten al al bewezen heeft. Bij Procurios is het een topprioriteit om onze klanten een betrouwbare oplossing te bieden.

Hier is alvast een lijst van items die je ter sprake kan brengen bij een mogelijke provider:

  • Hebben ze relevante referenties die vergelijkbaar zijn met jouw situatie en kan je die contacteren?
  • Is de applicatie grondig getest? Indien ja, tot welk volume van gelijktijdige bezoekers?
  • Is er een support en monitoring team beschikbaar tijdens het event dat kan gecontacteerd worden?
  • Zijn er procedures uitgewerkt indien er iets onvoorzien gebeurt? Indien ja, wat zijn ze?
  • Hoe veilig is de applicatie? Vraag achter hun veiligheidsprotocol

Conclusie

Organiseer niet overhaast een event zonder deze vijf essentiële ingrediënten in acht te nemen:

  1. Content
  2. Netwerken
  3. Deelnemer engagement
  4. Creatieve event productie
  5. Event platform

Als je hulp nodig hebt bij je online event, of als je graag van gedacht wisselt, aarzel niet om me te contacteren.

Het eerste online event in België

Klantverhaal van de UBA Trends Day

Hoe de Trends Day van UBA het eerste grootschalige online event werd in België voor 1.500 deelnemers, waardoor het één van de beste edities werd?

Lees dit klantverhaal Lees het klantverhaal

Lees meer over

Andere interessante artikelen

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Lees ook eens