Release 2025.12

CMS/Communities: doorlinken naar communityprofiel vanuit relatielijst

Je hebt op je website een overzicht staan van bijvoorbeeld medewerkers, bestuursleden of leden van een werkgroep. Je wilt dat (ingelogde) bezoekers contact kunnen opnemen met deze personen, bijvoorbeeld om een vraag te stellen of voor meer informatie. Hiervoor kun je contactgegevens delen zoals een e-mailadres of telefoonnummer. Heb je echter ook een online community van Procurios? Dan zou het natuurlijk extra leuk zijn als het contact verloopt via de een-op-een gesprekken die je hier kunt voeren. Hierdoor verloopt de communicatie via jouw kanalen en verhoog je dus de betrokkenheid in de online community.

Vanaf nu kun je in relatielijsten op je website (op basis van content templates) direct verwijzen naar community profielpagina's. Hiermee kunnen bezoekers doorklikken naar het profiel van de betreffende persoon, waar ze via de community de juiste contactmogelijkheden vinden. Dit geeft je meer controle over hoe contactgegevens worden gedeeld en maakt het voor bezoekers eenvoudiger om de juiste persoon te bereiken.

Deze functionaliteit is met name handig voor websites die gebruikmaken van ons website template Sapphire. Heb je interesse om hiermee aan de slag te gaan? Neem dan contact op met onze consultants - zij kunnen de benodigde module voor je installeren.

CRM: betrouwbare telefoonnummers dankzij validatie

Je belt een lid om belangrijke informatie door te geven, maar het nummer klopt niet. Of je wilt sms-notificaties versturen, maar twijfelt of de nummers in je systeem wel correct zijn. Foutieve telefoonnummers in je ledenbestand kunnen frustrerende situaties opleveren en zorgen voor onnodige extra administratie.

Vanaf nu worden telefoonnummers beter gevalideerd bij het invoeren. Je ziet op veel plekken in het platform een veld met een landkiezer en een apart veld voor het telefoonnummer. Het systeem controleert automatisch of het nummer klopt voor het gekozen land. Hierdoor voorkom je dat er foutieve nummers in je systeem terechtkomen.

Geen zorgen over bestaande data

In je huidige ledenbestand staan mogelijk telefoonnummers die niet (meer) kloppen. Om te voorkomen dat je relaties niet meer kunt opslaan door oude, foutieve nummers, werkt er een terugval-optie. Bij relaties met een fout telefoonnummer blijft het oude veld zichtbaar, zodat je de relatie gewoon kunt opslaan en bewerken. Pas het telefoonnummer aan naar een correct nummer of maak het veld leeg, en het wordt automatisch vervangen door het nieuwe veld met validatie.

Uniforme weergave

Telefoonnummers worden nu standaard weergegeven in een internationaal format, zoals '+31 6 12345678'. Ook bestaande nummers die aan dit format voldoen, worden automatisch op deze manier getoond.

Landenkeuze op maat

De lijst met landen waaruit je kunt kiezen bij het invoeren van een telefoonnummer, is gebaseerd op de actieve landen in het Procurios Platform van jouw organisatie. Deze stel je in via Platform > Languages & Countries.

CRM: herinnering voor onvoltooide registraties

Bij jouw organisatie kunnen nieuwe relaties zich registreren via een registratieformulier op de website. Na het invullen van hun gegevens ontvangen zij een e-mail met een activatielink om hun e-mailadres te bevestigen. Maar niet iedereen klikt direct op die link – sommigen vergeten het simpelweg of kunnen de mail niet meteen vinden. Het gevolg? Een onvoltooide registratie en mogelijk een gemiste relatie voor jouw organisatie.

Op verzoek van de Gebruikersgroep van Procurios kun je nu kun je een automatische herinneringsmail instellen voor deze situatie. Wanneer iemand zijn registratie start maar de activatielink niet aanklikt, ontvangt hij na een door jou ingestelde periode een vriendelijke reminder. Zo vergroot je de kans dat registraties alsnog succesvol worden afgerond.

Je bepaalt zelf de inhoud van de e-mail en na hoeveel uur de herinnering wordt verstuurd. Deze instellingen vind je bij de andere berichtinstellingen van het registratieformulier.

CRM/Platform: meldingen over verouderde relatiefilters

Je hebt in het verleden lijsten, weergaven of selecties aangemaakt met zoekfilters die inmiddels vervangen zijn door betere alternatieven. Denk bijvoorbeeld aan de oude manier van zoeken naar cumulatieve donaties. Deze oude filters blijven voorlopig werken, maar worden op termijn uitgefaseerd. Het probleem: je weet vaak niet meer precies wáár je deze verouderde filters hebt gebruikt.

Vanaf nu krijg je hier een duidelijk overzicht van. Wanneer je verouderde filters gebruikt in je weergaven, lijsten of selecties, ontvang je een melding bij 'Problemen'. Via een handige knop ga je direct naar een overzicht van alle elementen waar deze filters actief zijn. Zo kun je ze eenvoudig vervangen door de nieuwe filters voordat de oude definitief verdwijnen.

Daarnaast zie je bij het maken van nieuwe zoekopdrachten welke filters als 'verouderd' gemarkeerd zijn - deze kun je niet meer selecteren. Ook worden verouderde filters automatisch verwijderd uit je snelzoeken.

De oude filters blijven werken totdat ze volledig worden uitgefaseerd, dus je platform stopt niet plotseling met werken. Wel is het verstandig om ze tijdig te vervangen, zodat je later geen verrassingen krijgt. Kom je er niet uit? Onze consultants helpen je graag op weg.

CRM: ontdubbelen op basis van IBAN

Je organisatie ontvangt regelmatig eenmalige donaties via je website of importeert relatiegegevens uit andere systemen. Hierbij kan het gebeuren dat dezelfde persoon meerdere keren in je CRM terechtkomt – bijvoorbeeld omdat iemand bij elke donatie net iets anders invult, of omdat namen in importbestanden net anders geschreven zijn. Dit leidt tot dubbele relaties in je CRM, wat je overzichten vervuilt en betekent dat je contactmomenten en donaties verspreid raken over meerdere kaarten.

Vanaf nu kun je ook ontdubbelen op basis van IBAN-nummers. Wanneer je het ontdubbelproces doorloopt, vergelijkt het systeem niet alleen namen en e-mailadressen, maar ook bankrekeningnummers. Relaties die hetzelfde IBAN gebruiken kunnen zo direct worden samengevoegd. Dit bespaart handmatig zoekwerk en zorgt voor een betrouwbaarder ledenbestand.

Let op: heeft een relatie meerdere IBAN's geregistreerd (bijvoorbeeld één voor donaties en één voor betalingen van producten/abonnementen), dan worden deze niet onderling vergeleken.

Finance: duidelijker proces bij het crediteren van facturen

Een lid meldt zich af voor een activiteit waarvoor al een factuur is verstuurd. Of je merkt dat er een fout in een verzonden factuur staat - een verkeerd bedrag of een product dat niet had moeten worden gefactureerd. In zulke situaties wil je snel en foutloos een creditfactuur maken die direct tegen de oorspronkelijke factuur wordt afgeboekt.

Tot nu toe werd je bij het maken van een creditfactuur altijd eerst naar een overzicht gestuurd waarin je wijzigingen kon maken aan de opdrachtregels. Dit zorgde soms voor visuele verwarring door afrondingsverschillen, en in sommige gevallen ontstonden er daadwerkelijk fouten met verschillen in bedragen.

Het proces is nu opgesplitst in duidelijke stappen. Je kiest eerst wat je wilt doen. Wanneer je een factuur bekijkt en vervolgens op 'Crediteren' klikt, verschijnt er een dialoogvenster waarin je eerst expliciet kiest wat je wilt doen:

1. 'Maak creditfactuur' (wanneer de factuur al betaald is) of 'Betaal factuur met creditfactuur' (bij een nog niet betaalde factuur) - wanneer je de volledige factuur wilt crediteren en deze direct wilt afboeken
2. 'Creditfactuuropdracht aanmaken' - wanneer je slechts een deel van de factuur wilt crediteren of meerdere opdrachten wilt combineren

Pas nadat je deze keuze hebt gemaakt, vul je de benodigde gegevens in. Bij het maken van een creditfactuur wordt deze direct aangemaakt op basis van de oorspronkelijke factuur. Alleen wanneer je kiest voor het maken van een creditfactuuropdracht, kun je nog aanpassingen maken aan de opdrachtregels.

Ook webshopbestellingen crediteren

Deze wijziging lost ook een probleem op bij het crediteren van facturen die voortkomen uit webshopbestellingen (E-Commerce). Webshopproducten kun je normaal gesproken niet selecteren als product voor een factuurregel. Bij het maken van een creditfactuuropdracht voor een webshopbestelling zijn de webshopproducten uit de oorspronkelijke bestelling nu wel beschikbaar in de lijst met producten.

Finance: exporteren van losse factuurregels

Vanaf nu is het mogelijk om een export te maken van factuurregels. Kies je voor deze optie bij het downloaden van facturen in een CSV-bestand In plaats van één regel per factuur, krijg je nu een exportbestand met per factuurregel alle relevante gegevens. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig analyseren welke producten het vaakst verkocht worden, of rapportages maken voor je boekhouding op het niveau van individuele factuurregels.

Per factuurregel vind je de volgende informatie in de export: Aantal, Productnaam, Prijs excl. BTW, BTW-bedrag, BTW-percentage, Prijs incl. BTW, Grootboekrekening, BTW-grootboekrekening, BTW-code boekhouding

Daarnaast bevat elke regel natuurlijk ook de algemene factuurgegevens, zodat je precies weet bij welke factuur (en welke relatie) de factuurregel hoort.

Finance: extra opmaakinstellingen factuur templates

Je organisatie stuurt facturen naar bedrijven, sponsors of deelnemers aan evenementen. De standaardopmaak van deze facturen past niet altijd bij jullie huisstijl of de verwachtingen van jullie klanten. Sommige organisaties willen bijvoorbeeld eerst de factuurregels tonen en daarna pas de algemene toelichting, of het logo juist rechts plaatsen in plaats van links.

Vanaf nu kun je bij de PDF-templates voor facturen de lay-out aanpassen met twee nieuwe instellingen:

Factuurtekst verplaatsen

De algemene factuurtekst staat standaard boven de factuurregels. Je kunt er nu voor kiezen om deze tekst onder de factuurregels te plaatsen. Eventuele extra opmerkingen bij specifieke facturen blijven altijd direct onder de factuurregels staan.

Logo positioneren

Het logo staat standaard links in de factuur-PDF. Je kunt het logo nu ook aan de rechterkant plaatsen. Let op: als je in het template al 'afmetingen' en 'vulling' hebt ingevuld, controleer dan na het wijzigen van de positie of het resultaat nog naar wens is.

Hierdoor kun je facturen nog beter afstemmen op jullie eigen huisstijl en de verwachtingen van degenen aan wie je factureert.

Meetings & Events: kolommen deelnemersoverzicht instellen in bijeenkomst-templates

Je organisatie werkt met templates om bijeenkomsten efficiënt op te zetten. Per type evenement wil je verschillende deelnemersinformatie zien: bij bedrijfsnetwerkevenementen is de organisatie van deelnemers belangrijk om te tonen, terwijl bij cursussen op persoonlijke titel juist dieetwensen en achtergrondinfo relevanter zijn. Tot nu toe kon je kolommen in het deelnemersoverzicht pas instellen nádat er deelnemers waren - wat het voorbereiden van templates voor collega's lastig maakte.

Kolommen alvast klaarzetten in templates

Vanaf nu kun je ook in templates zonder deelnemers al bepalen welke kolommen relevant zijn. Hiervoor is een nieuwe knop toegevoegd in het deelnemersoverzicht van templates. Zo kun je templates compleet voorbereiden, zodat collega's direct met de juiste informatie aan de slag kunnen wanneer zij een nieuwe bijeenkomst aanmaken op basis van jouw template.

Verduidelijking: persoonlijke kolomvoorkeuren

Deze update maakt ook duidelijker dat kolomvoorkeuren altijd persoonlijk zijn. De instelling heet nu 'Mijn kolommen' in plaats van alleen 'Kolommen'. Hiermee is direct helder dat je deze weergave alleen voor jezelf aanpast. Iedere medewerker kan dus zijn eigen overzicht samenstellen op basis van waar hij of zij mee werkt.

Daarnaast zijn de instructieteksten op deze pagina korter en begrijpelijker gemaakt, en zijn enkele stijlproblemen in het menu opgelost.

Platform: direct de juiste relatie selecteren dankzij icoon relatietype

Je wilt een factuur aanmaken voor een organisatie, maar in het platform zijn er meerdere relaties met dezelfde naam. Eén is een 'Bedrijf', de ander een 'Opleider'. Tot nu toe moest je soms creatieve oplossingen bedenken om te kunnen zien welke relatie de juiste was, of je selecteerde de verkeerde en moest daarna corrigeren. Dit kostte onnodige tijd en frustratie.

Vanaf nu zie je op deze plek direct welk relatietype het betreft. Een duidelijk icoontje bij de naam toont of je te maken hebt met een persoon, organisatie of ander type relatie. Dezelfde oplossing werkt ook op andere plekken in het platform, zoals bij filters in Memberships, Donations en Finance.

Hierdoor kies je meteen de juiste relatie en hoef je minder vaak terug te gaan om je selectie te corrigeren.

Gemaakt naar aanleiding van feedback op de Procurios Club

Platform: producten archiveren in plaats van verwijderen

Bij het factureren van abonnementen, cursussen of evenementen gebruik je producten. Deze producten bepalen onder andere welke grootboekrekening gebruikt wordt voor de boeking. Na verloop van tijd gebruiken jullie bepaalde producten niet meer - bijvoorbeeld een afgelopen cursustype of een oud contributiemodel. Tot nu toe kon je deze producten alleen verwijderen, met als gevolg dat ze verdwenen uit alle bestaande factuurregels. Dit maakte je administratie onduidelijk en kon problemen geven bij het raadplegen van oude financiële gegevens.

Vanaf nu kun je producten archiveren in plaats van verwijderen. Gearchiveerde producten blijven bestaan in alle eerdere factuurregels, maar zijn niet meer te selecteren bij het aanmaken van nieuwe facturen of bij het instellen van tickets voor evenementen. Zo blijft jouw productoverzicht overzichtelijk, terwijl de geschiedenis van je administratie intact blijft.

Een belangrijk voordeel: de grootboekrekeninginstellingen van gearchiveerde producten blijven bewaard. Deze zijn essentieel voor je memoriaalboekingen en zorgen ervoor dat je oude financiële gegevens correct blijven. Besluit je later toch een product weer te gebruiken? Dan kun je het eenvoudig de-archiveren.

Je beheert producten onder 'Products' in het platform. Daar vind je nu de optie om producten te archiveren en eventueel weer te de-archiveren.