We willen dit graag met je delen

Google+ bij Procurios

09 april 2013 - door Rogier van den Berg

Tags:

banner-GooglePlus

Tbv interne communicatie en informatievoorziening gebruiken we bij Procurios Google+. Het is naast e-mail een fantastische manier om updates en nieuws te delen met collega's.

Hoe gebruiken we Google+ voor onze interne communicatie en samenwerken? Ik leg het graag uit!

We maken bij Procurios gebruik van Google Apps for Business. Dit betekent dat we onder andere e-mail, gedeelde agenda's en documenten hebben ondergebracht bij Google. Sinds eind 2011 is het mogelijk een Google Apps account te gebruiken voor een Google+ profiel. Met Google+ krijg je er veel mogelijkheden bij om samen te werken met je collega's!

Waarom Google+?

Google+ is een actief (social) platform, er wordt voortdurend (en veel) aan ontwikkeld. Het is actueel en snel, er kan veel informatie worden gegeven door verschillende mensen - en de ontvangers kunnen zelf filteren wat ze interessant vinden. Het biedt ons bijvoorbeeld mogelijkheden als:

  • makkelijk updates posten;
  • makkelijk afbeeldingen, filmpjes, linkjes gebruiken;
  • reageren op collega’s;
  • alleen delen met een besloten doelgroep (al je collega’s of specifieke mensen)
  • lezen/posten op mobiel;
  • melding per per e-mail ontvangen;
  • events aan te kondigen en voor te bespreken;
  • videoconferencing, met collega's, maar ook met klanten

Gebruik

Wij gebruiken Google+ primair voor de volgende dingen:

  • Delen van nieuws en updates
  • Evenementen
  • Hangouts (evenementen, intern overleg, maar ook met klanten)

Nieuws en updates

Omdat we Google Apps gebruiken is Google+ altijd zichtbaar als je in je e-mail (GMail), Agenda (Calendar) of documenten (Drive) zit. Daarom is de drempel er even op te kijken of te reageren erg laag. Als je iets interessants tegenkomt of iets te melden hebt, dan is een update zo geplaatst. Updates deelt iedereen met zijn eigen afdeling, relevante collega's, in een community of met het hele bedrijf.

Evenementen

Periodiek hebben we een kennisavond, waarbij een collega een onderwerp presenteert aan andere collega's, lightingtalks, of bv. een bedrijfsuitje. Deze evenementen worden als event op Google+ geplaatst. Het voordeel is dat alle genodigden het item direct in hun (Google) agenda kunnen opslaan, maar ook vast vragen kunnen stellen, voor bespreken en tijdens het event zelf bv. foto's kunnen toevoegen met de Google+ app op je mobiele telefoon.

Hangouts

Een evenement kan ook een Hangout zijn, waarbij bv. onze collega's uit België of thuiswerkers op afstand kunnen meedoen met iets wat zich in Wijk bij Duurstede afspeelt. Een andere manier waarop we Hangouts gebruiken is om te overleggen met deze collega's. Zo worden er bv. vergaderingen in Hangouts gehouden. Dikwijls sluiten ook klanten zich hierbij aan, als ze bv. samen met ons een SCRUM project doorlopen. Daarbij is frequent overleg handig, de Hangout maakt dit mogelijk.

Het voordeel van het gebruik van een Google Apps account is dat je vanuit een Hangout ook direct kunt samenwerken aan een document in Google Drive. Zo zie en hoor je je collega, kun je ergens samen aan werken, maar hoef je niet fysiek op dezelfde locatie te zitten.

Samenwerken aan een document in een Hangout

Communities

Sommige dingen zijn in de praktijk onhandig gebleken, maar zijn sinds kort opgelost. Google heeft Communities geïntroduceerd! We zijn bij Procurios intern ook gebruik gaan maken van (besloten) communities. Waarom?

Delen met alle collega's

Als je iets op Google+ plaatst, is het mogelijk te delen met het hele bedrijf. Maar als collega's jou niet in hun circles hebben zitten, dan zien ze je update niet. In de praktijk kan het dus even duren voordat nieuwe collega's gehoord worden door collega's. We hadden dit opgelost met een speciale pagina op ons intranet die alle medewerkers toont met een profile badge. Zo kun je je collega's snel toevoegen aan circles zoals je zelf wilt, maar het blijft je eigen verantwoordelijkheid.

Met communities kun je iets delen door het in een community te plaatsen. Omdat je collega's ook toegang hebben, hoeven ze je niet in een circle te hebben, ze zien jouw update, omdat ze de community kunnen gebruiken. Dat is een groot voordeel.

Sorteren en scrollen

De Google+ stream heeft een sorteeralgoritme op basis van relevantie (of zo). Het kan dus zijn dat je updates mist, omdat je niet ver genoeg naar beneden scrollt. Daarbij komen alle updates van collega's in dezelfde stream te staan als die van je netwerk en overige circles. Natuurlijk kun je filteren op welke circle je bekijkt, maar dan nog weet je niet hoever je  moet scrollen.

Door iets in een community te posten komt het automatisch te staan op de volgorde waarop iets geplaatst is. Nieuwe dingen boven, oudere dingen verder naar beneden. Daarnaast kun je het aantal ongelezen berichten uit die community zien. Je houdt dus overzicht. 

Zoeken en vinden

Het is mogelijk in je Google+ stream te zoeken. Een probleem is echter dat hier zoveel informatie staat, dat je moeilijk iets terug kunt vinden. Communities maken het mogelijk iets gemakkelijk terug te vinden, omdat je ervoor kunt kiezen alléén in een community (op de juiste plaats) te zoeken.

Daarnaast zijn oudere berichten ook voor nieuwe collega's te vinden, zodra ze toegang krijgen tot de community. Dit in tegenstelling tot berichten die gepost zijn op een stream, voordat iemand bij ons kwam werken. Berichten zijn immers met de community gedeeld ipv met specifieke personen.

Google Apps per sé nodig?

Nu vraag je je misschien nog af, moet ik per sé gebruik maken van Google Apps om bovenstaande te kunnen doen? Nee, het maakt sommige dingen wel iets gemakkelijker. Het voordeel van het gebruik van een Google+ profiel uit je Apps domein, is dat je ook beschikt over de mogelijkheid privé berichten (zaken die binnen het bedrijf moeten blijven) binnen je bedrijf/domein te delen, ookal heb sommige collega's niet in je circles zitten. Je kunt kiezen uit "public", je eigen domein, of circles. Als je niet gebruik maakt van Google Apps moet je er zelf voor zorgen dat je al je collega's in je circles hebt zitten, zodat je zeker weet dat ze jouw updates kunnen lezen.

Lees meer over het gebruik van Google Apps op onze website.

Graag zouden wij graag in contact komen met onze klanten en gebruikers via Google+. Maak jij hier al gebruik van?

Deel dit bericht!

Reacties

Plaats een reactie!

Italic en bold

*Dit is italic*, en _dit ook_.
**Dit is bold**, en __dit ook__.

Links

Dit is een link naar [Procurios](http://www.procurios.nl).

Lijsten

Een lijst met bullets kan worden gemaakt met:
- Min-tekens,
+ Plus-tekens,
* Of een asterisk.

Een genummerde lijst kan worden gemaakt met:
1. Lijst-item nummer 1.
2. Lijst-item nummer 2.

Quote

Onderstaande tekst vormt een quote:
> Dit is de eerste regel.
> Dit is de tweede regel.

Code

Er kan een blok met code worden geplaatst. Door voor de tekst vier spaties te plaatsen, ontstaat een code-block.