Het nut van een klankbordgroep

Profielfoto van Joan Lufting

Joan Lufting 15 oktober 2018 4 minuten lezen

...bij het opzetten van een online community voor verenigingen.

Een klankbordgroep is een van de belangrijkste onderdelen om gezamenlijk een online community voor de vereniging op te zetten en draagvlak te creëren. Meningen, kennis en inzichten worden gedeeld met elkaar in de groep. Ook de doelen en de vooruitgang van het project worden vastgesteld en besproken. Hoe en waarom je een klankbordgroep samenstelt? Dat komt in dit blog aan bod.

In de whitepaper ‘Hoe zet je in 6 stappen een online community op’ had ik het al even over het samenstellen van een klankbordgroep. Heb je deze whitepaper nog niet gelezen?

Downloaden de whitepaper!

Een klankbordgroep, volg de bewegingen van het project

Een klankbordgroep is een groep mensen die als klankbord fungeert. Zij kijken mee, denken mee en volgen de bewegingen van het project. Met als doel om zowel intern als extern draagvlak te creëren voor de online community. Samen, in co-creatie, mooie en belangrijke dingen bereiken. Een dergelijke groep zó samenstellen dat het optimaal ingezet kan worden vraagt om aandacht. Want een goede balans in deelnemers is belangrijk, dus sta bij het samenstellen van je klankbordgroep stil bij de volgende vragen:

  • Wat is het doel van het project?
  • Klankbordgroep, wat is het doel hiervan?
  • Welk type deelnemers willen wij samenstellen in de groep?
  • Welke kennis moeten zij met zich meebrengen?
  • Wat is en wordt de rol van elke deelnemer?

Samenstelling in balans

Bij het samenstellen van een groep is het ideaal om deelnemers toe te voegen die allemaal een andere functie hebben binnen de vereniging. Dit met het oog op intern draagvlak creëren en om zo veel mogelijk kennis en inzichten te vergaren voor het project.

Je kan bij het introduceren van een online community ook op weerstand stuiten. Weerstand omdat men bang is om ‘meer werk erbij te krijgen’, of omdat ze het nut van een community niet inzien. Weerstand kan ook ontstaan omdat veranderingen nu eenmaal gepaard gaan met weerstand. Maar ook de angst voor kritische noten, zoals omschreven is in de whitepaper: Wat is een online community:

“Je vereniging zal met de komst van een online community hoe dan ook te maken krijgen met kritische noten. Is jouw vereniging hier klaar voor? Hoe ga je daar als bestuur mee om? En, wil je op je eilandje blijven of durf je je kennis te delen? Durf je kritische vragen intern te bekijken, ideeën over te vormen en plannen voor te maken? Is iedereen er klaar voor?”

Om als vereniging klaar te zijn voor dergelijke veranderingen is een klankbordgroep met deelnemers met verschillende rollen essentieel. Verschillende rollen betekent een diversiteit aan meningen, kennis, inzichten en ideeën. Deze klankbordgroep kan idealiter bestaan uit 8 tot 10 personen, met de functies:

  • Operationeel directeur
  • Bestuurslid van de vereniging
  • Bureaumedewerker
  • Databasemedewerker
  • Diverse leden van de vereniging
  • Eventuele externe professional

Samenwerken in balans

De balans in de klankbordgroep is belangrijk, dat is wel duidelijk geworden. Maar het zal niet altijd even makkelijk zijn om een groep samen te stellen uit deelnemers met allemaal een andere rol binnen de vereniging. Soms kan iemand door andere werkzaamheden geen tijd vrij maken, is iemand een tijd afwezig of is diegene gewoon niet beschikbaar omdat hij of zij ook al bij andere projecten betrokken is.

Vergeet niet de vooruitgang van het project intern en extern te communiceren. Het zorgt voor draagvlak en transparantie!

Hoe dan ook, zeker wanneer een project langer duurt, zal de groep een hecht team worden. Dit kan zeer positief uitpakken voor het opzetten en uitrollen van de online community. Er ontstaat een eigen cultuur, wat een natuurlijk proces is. Om hierin ook voor de balans te waken is het belangrijk om het contact met de gehele vereniging niet uit het oog te verliezen. Communiceer dan ook over de voortgang van het project met de vereniging intern en de leden extern. Hiermee zorg je voor transparantie en betrek je iedereen die buiten de klankgroep valt ook bij het project: met het oog op draagvlak vergroten!

Vergeet de kritische blik niet

Ook voor de vooruitgang van het project is een kritische blik belangrijk. Een kritische houding in de groep voorkomt ‘groupthinking’. Dit is een gedragsvorm waarbij de groep zich conformeert aan elkaar en elkaar ‘volgt’, zonder beslissingen te nemen op basis van de kennis die ieder individu heeft. Hiermee loop je veel mooie kansen en beslissingen mis.

Aan de slag!

Dan ga je als groep aan de slag. Sta open voor elkaars mening en kennis, hier kun je gezamenlijk de juiste weg mee inslaan. Met als doel: een goed werkende, aantrekkelijke en levendige online community.

Meer weten over onze module Community en hoe je deze effectief kunt implementeren in je organisatie? Bel of mail ons, we helpen je graag!

Het Procurios event

Op 8 maart 2019 organiseert Procurios de Procurios (Un)conference - Community Edition. Tijdens deze dag zal Joan Lufting een workshop geven over hoe een online community op te zetten en hoe je hierbij een klankbordgroep kan inzetten. Wil je hier ook bij aanwezig zijn?

Meld je aan voor de Procurios (Un)conference! 

/Members

voor verenigingen

Jouw vereniging biedt onmisbare waarde voor haar leden: mensen samenbrengen! /Members helpt je om het maximale uit je ledenbeheer te halen door alle ledendata te verenigen in het Procurios Platform.

Meer over /Members Meer over /Members Plan een demo

Lees meer over

Andere interessante artikelen

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Lees ook eens

Dieter de Vroomen en Wilfred ten Heuvel brede kijk op werk regionaalinkopen.nl

09 januari 2019

Procurios bouwt uniek digitaal inkoopplatform regionaalinkopen.nl

Lees meer over ""
Evelien ter Meulen Vrouwen van Nu

05 november 2018

Nieuw CRM voor Vrouwen van Nu: Van veel administratie naar 'druk op de knop'

Lees meer over ""
Collega's in overleg met elkaar

05 november 2018

Een effectieve samenwerking tussen non-profit en een bedrijf

Lees meer over ""