Digitalisering voor verenigingen: van ledenadministratie naar ledeninzicht

Digitalisering: het wordt gepresenteerd als hét wondermiddel voor organisaties om efficiënter te werken en te transformeren. Dat klinkt mooi, maar zegt weinig concreets. Voor verenigingen en vzw's kun je je trouwens afvragen of het wel nodig is om te investeren in dure digitaliseringstrajecten. Heeft het zin om naar de cloud te gaan? Of om met Big Data aan de slag te gaan? Voor veel verenigingen loont het vooral om de basis goed op orde te krijgen met digitalisering. En omdat leden en hun betrokkenheid centraal staan, ligt het voor de hand om te beginnen bij je CRM.

Het samenbrengen van verschillende informatiebronnen van en over je leden doe je in een CRM systeem. Dat staat voor customer relationship management. Customer is een wat vreemde term als het om leden gaat, en dat komt door de oorsprong van CRM systemen: het bedrijfsleven. Dat betekent niet dat een CRM voor andere organisaties niet nuttig is. Integendeel, een goed CRM biedt alle tools om de relatie met je leden te versterken. Als vereniging of vzw stel je wel andere, specifieke eisen aan zo'n systeem. Het draait niet om sales en winst, maar om mensen. Je wilt weten hoe je waarde kan toevoegen voor je leden. Met een CRM krijg je precies inzicht in wie je leden zijn, waar hun interesses liggen en hoe je hen van relevante informatie en diensten kan voorzien.

Eén versie

Een CRM systeem vullen is niet genoeg om dat inzicht te krijgen. Daarvoor moet je data 'ABC' maken. Dat betekent dat data pas waarde heeft als ze actueel, bereikbaar en centraal is. Dus, alle gegevens over je leden worden:

A. verzameld in één centraal systeem, waar ze;
B. bereikbaar zijn voor iedereen die er toegang toe nodig heeft, en;
C. alleen op die ene plek aangepast, zodat er maar één versie van je ledenbestand bestaat.

Deze manier van werken staat in schril contrast met de uitdaging waarmee veel verenigingen vandaag te maken hebben. Medewerkers en vrijwilligers gebruiken vaak hun eigen tools en overzichten, waardoor het overzicht voor de organisatie ontbreekt. Data zit op verschillende plekken, en dat betekent dat je maar beperkt inzichten over je leden kan verzamelen.

Efficiënter werken aan ledenbetrokkenheid

Het loont dus om je data te centraliseren. Dat klinkt logisch, maar hoe pak je dat concreet aan? Een geschikt CRM biedt de oplossing. Je richt je ledenadministratie dan zo in dat je belangrijke data op één plek houdt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Naam- en adresgegevens
• Financiële informatie (lidgeld, giften)
• Gegevens over het (type) lidmaatschap
• Gegevens over hoe leden met je vereniging omgaan (bijvoorbeeld het openen van mailings, het bezoeken van bijeenkomsten of webinars, enzovoort)

Een digitaal systeem helpt om de complexiteit van de ledenadministratie te beheersen. Niet alleen omdat de veiligheid van de privacygevoelige gegevens waarover verenigingen vaak beschikken, beter geborgd is. Je haalt ook veel meer waarde uit de informatie. Je gaat van registreren naar inzicht en informeren. Door alle gegevens die je al hebt over en van leden te combineren, kom je tot nieuwe inzichten en zie je waar je nog meer waarde kan toevoegen voor je leden. Hoe dat in zijn werk gaat, leggen we uit in dit artikel over vakbondslid Koen, die van afhakend lid uiteindelijk een enthousiast en betrokken lid wordt omdat de vereniging op tijd bijstuurde.

Specifiek platform

Om een goed platform te kiezen, moet een leverancier de specifieke noden van een vereniging kennen en weten hoe zo'n organisatie werkt. Bovendien moet het systeem daar volledig op zijn afgestemd. Een commercieel CRM systeem aanpassen voor een vereniging is complex. Je eindigt ofwel met een systeem dat niet volledig aan je wensen voldoet, of je gebruikt maar een klein deel van het pakket, terwijl je wel voor de volledige software betaalt.

In een systeem dat geschikt is voor verenigingen moet je betrokkenheid eenvoudig kunnen meten, bijvoorbeeld door te meten hoe vaak er op de nieuwsbrief wordt geklikt of hoe lang leden op je website blijven. Een digitaal systeem vereenvoudigt bovendien het beheer van de ledenadministratie, zeker als er sprake is van een complexe administratie door bijvoorbeeld verschillende regio's, afdelingen, structuren en meerdere lidmaatschappen.

Toegevoegde waarde

Inzicht draagt bij aan het fundamentele karakter van een vereniging, want je bent er voor mensen die samen iets willen bereiken. Samen verder komen lukt alleen met de juiste communicatie. En dat kan alleen als je elkaars interesses, mate van betrokkenheid, doelen en uitdagingen kent. Een digitaal systeem voor ledenadministratie biedt inzicht en overzicht, en zorgt voor ledenbehoud en groei. Het helpt je bovendien ontdekken waar jouw toegevoegde waarde ligt voor je leden. En dat helpt je weer om die waarde heel concreet aan je leden te leveren en relevant te blijven voor hen.

Wil je meer lezen over digitalisering en je vereniging? 

👉 Leer hoe je de vaart in digitalisering van je vereniging houdt door je datakwaliteit te verhogen