De verborgen Amerikaanse software in jouw organisatie
Veel organisaties weten niet waar hun leden- en donateurdata allemaal staat. Tijd voor een eerlijke inventarisatie van je softwarelandschap.
Je weet niet wat je niet weet
In een eerder artikel schreven we over waarom steeds meer organisaties hun data naar Nederland willen halen. De geopolitieke verhoudingen verschuiven, de AVG biedt meer zekerheid dan Amerikaanse wetgeving, en je donateurs en leden vertrouwen erop dat je zorgvuldig met hun gegevens omgaat.
Maar voordat je kunt overstappen, moet je weten waar je staat. En daar wringt vaak de schoen. Want hoeveel Amerikaanse software gebruik je eigenlijk? Het antwoord is vrijwel altijd: meer dan je denkt.
De voor de hand liggende verdachten
Sommige tools zijn duidelijk Amerikaans. Gebruik je Mailchimp voor je nieuwsbrieven? Dan staat je mailinglijst op servers van Intuit, een Amerikaans bedrijf met hoofdkantoor in Californië. Hetzelfde geldt voor Eventbrite (je eventregistraties), SurveyMonkey (je enquêtedata) en Zoom (je online vergaderingen).
Deze tools zijn populair omdat ze gebruiksvriendelijk en vaak gratis of goedkoop zijn. Maar 'gratis' heeft een prijs: je betaalt met data, en die data valt onder Amerikaanse jurisdictie.
Snel overzicht — Amerikaanse tools die veel verenigingen gebruiken:
| Categorie | Veelgebruikte Amerikaanse tools |
| E-mailmarketing | Mailchimp, Constant Contact, Campaign Monitor |
| CRM | Salesforce, HubSpot |
| Eventregistratie | Eventbrite, Splash |
| Enquêtes | SurveyMonkey, Typeform, Google Forms |
| Videobellen | Zoom, Google Meet, Microsoft Teams |
| Bestandsopslag | Google Drive, Dropbox, OneDrive |
| Samenwerken | Slack, Notion |
| Sociale media / community | Facebook Groups, LinkedIn Groups, WhatsApp |
Hoe inventariseer je je eigen situatie?
Een goede inventarisatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Loop de volgende stappen door:
Stap 1: Maak een lijst van alle software die je organisatie gebruikt
Denk breder dan alleen de 'officiële' tools. Vraag collega's en vrijwilligers welke apps ze gebruiken. Vaak sluipt er software binnen via individuele voorkeuren: een bestuurslid die Doodle gebruikt voor het plannen van vergaderingen, een vrijwilliger die WhatsApp-groepen beheert, een stagiair die Canva-ontwerpen maakt.
Stap 2: Categoriseer op datagevoeligheid
Niet alle data is even gevoelig. Prioriteer op basis van risico:
| Prioriteit | Type data | Voorbeelden |
| Hoog | Persoonsgegevens van leden/donateurs | CRM, ledenadministratie, mailinglijsten, betalingsgegevens |
| Midden | Interne communicatie en documenten | E-mail, chat, bestandsopslag |
| Laag | Publieke content en planning | Social media, planningstools |
Stap 3: Onderzoek per tool waar de data staat
Dit klinkt simpeler dan het is. Vaak moet je diep in de voorwaarden of privacyverklaring duiken. Stel jezelf (of je leverancier) deze vragen:
- Waar staan de servers fysiek?
- Welke vestigingen, zuster- of moederbedrijven hebben jullie buiten Europa? Hoe werkt data-uitwisseling onderling?
- Wat gebeurt er bij een dataverzoek van een buitenlandse overheid?
- Wordt data versleuteld opgeslagen?
- Kun je kiezen voor uitsluitend Europese dataopslag?
Stap 4: Beoordeel het risico per tool
Een simpele matrix helpt:
| Data staat in Europa | Data staat (deels) in VS | |
| Niet-gevoelige data | ✅ Laag risico | ⚠️ Acceptabel risico |
| Gevoelige data | ✅ Goed | 🔴 Actie nodig |
Rode vlaggen in leveranciersantwoorden
Let op deze signalen wanneer je leveranciers bevraagt:
- 'We voldoen aan de AVG' — Dat zegt niets over waar de data staat. Amerikaanse bedrijven kunnen AVG-compliant zijn én toch onder Amerikaanse wetgeving vallen.
- 'We hebben een Europees datacenter' — Goed, maar is dat een optie of de standaard? En wat als het moederbedrijf alsnog data moet overhandigen onder de CLOUD Act?
- 'We gebruiken Standard Contractual Clauses' — Dit is een juridische constructie om datatransfers naar de VS te legitimeren. Het is beter dan niets, maar biedt geen garantie tegen Amerikaanse overheidstoegang.
- 'Dat staat in onze voorwaarden' — Vraag om een concreet antwoord. Als een leverancier niet helder kan uitleggen waar je data staat, is dat een rode vlag.
Wat nu?
Een inventarisatie is geen doel op zich. Het is de basis voor een bewuste keuze. Misschien concludeer je dat het risico voor jouw organisatie acceptabel is. Misschien besluit je dat je leden- en donateurdata écht naar een Europese oplossing moet.
Welke keuze je ook maakt: je maakt hem bewust. En dat is precies wat je donateurs en leden van je mogen verwachten.
Hulp nodig bij de volgende stap?
Wil je weten hoe je je leden- en donateurdata naar een Europese omgeving kunt verhuizen? Of ben je benieuwd hoe Procurios je kan helpen met een geïntegreerd platform dat volledig in de Nederlandse cloud draait? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
