Moet je je verenigingssoftware vervangen? 3 veelgehoorde twijfels ontkracht

Iedereen heeft het tegenwoordig over digitalisering, AI en innovatie. En natuurlijk wil je als vereniging met je tijd mee, maar ten koste van wat?

Laten we eerlijk zijn: eigenlijk heeft je vereniging het wel prima voor elkaar. Een eenvoudige maar functionele ledenadministratie. Misschien een wat lastige koppeling met het financiële pakket voor de contributie, maar die werkt voor nu verder prima. Je kunt er misschien niet alles mee wat je wilt en je moet veel handmatig doen, maar iedere bureaumedewerker kent de programma's en alle processen zijn erop ingericht.

Waarom zou je dan overstappen naar professionele verenigingssoftware? En trouwens, als je er nog wat langer over nadenkt, zijn er meer redenen om alles lekker te laten zoals het is.

1. 'We werken al jaren zo'

Never change a winning formula! 

Je vereniging werkt al jaren met hetzelfde ledenadministratiepakket. Iedere medewerker kan daar feilloos zijn weg vinden. De koppeling met het financiële pakket voor de contributie had wat voeten in aarde, maar werkt op dit moment prima. Je vereniging functioneert wel zo.

Natuurlijk is het niet zo eenvoudig om nieuwe leden te werven en hadden jullie ook wel wat uitdagingen met de registratie van dat ene evenement. Maar zo heeft iedere vereniging wel uitdagingen, toch?

Waarom dit argument niet standhoudt

Het is fijn wanneer je het idee hebt dat alles prima functioneert. Toch is dat geen garantie voor efficiënt en effectief werken. Heb je je weleens verdiept in wat er allemaal méér mogelijk is wanneer je wél kiest voor een investering in software specifiek voor verenigingen?

Wordt het dan niet veel eenvoudiger om je leden niet alleen te beheren, maar ook te bedienen? Welke rol speelt technologie eigenlijk in het leven van jouw leden? Verwachten ze niet meer van jou als vereniging?

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. 

Wil je meer betrokken raken bij je leden en persoonlijker met ze communiceren, dan kom je niet meer weg met Excel-sheets, een boekhoudpakket als ledenadministratie of verouderde software. Wanneer je je leden serieus neemt, moet je dat ook met je vereniging doen – en dat betekent misschien wel dat er een professionaliseringsslag noodzakelijk is.

2. 'Nieuwe software is duur'

Software- en andere IT-uitgaven zijn vaak hoog. Als vereniging kun je dat geld goed gebruiken voor andere zaken, zoals bijvoorbeeld die direct mailing campagne om je ledenaantal op te krikken. Natuurlijk kost zo'n mailingcampagne ook geld, maar daar is het tenminste heel meetbaar wat je ervoor terugkrijgt.

Dat is bij software altijd zo schimmig. Je betaalt flinke bedragen en weet dan eigenlijk niet eens waarvoor. Je processen en werkwijze moeten ineens op de schop en uiteindelijk zit je met een programma dat niet eens zo heel veel anders kan dan je al deed.

Zonde van het geld, toch!?!

Zonde van het geld, toch!?!

De ROI van verenigingssoftware is wél meetbaar

Investeringen in software zijn meetbaarder dan je op het eerste gezicht denkt. Misschien is het van die oude, vertrouwde direct mailing campagne op kortere termijn inzichtelijker wat het oplevert. Maar wanneer jouw vereniging investeert in software die specifiek voor verenigingen is gebouwd, kun je ook daarvan meten wat het oplevert.

Dan gaat het niet alleen om ledenaantallen, maar ook om engagement – oftewel de betrokkenheid van je leden. Met speciale software is het makkelijker om te meten:

• Hoe vaak jouw nieuwsbrief wordt gelezen
• Welke onderwerpen je leden het meeste opzoeken op de website
• Naar wat voor evenementen ze graag gaan
• Welke leden dreigen af te haken

Goede verenigingssoftware is méér dan alleen een digitale ledenadministratie. Het biedt je de mogelijkheid nog waardevoller te worden voor je leden, omdat je eenvoudig inzichtelijk hebt waar hun wensen en behoeften liggen. Zo kun je software voor jouw vereniging laten werken en wordt het een tool waarmee jouw doelen eenvoudiger worden gerealiseerd.

Het ondersteunt de hele ledenreis: van onbekende naar ambassadeur, van twijfelaar naar fan.

3. 'Het hoeft niet altijd groter en beter'

In onze westerse samenleving zijn we gewend dat alles moet groeien. Het moet altijd groter en beter. Maar misschien hoeft dat voor jouw vereniging helemaal niet. Al die focus op groei en verbetering en digitalisering is aan jouw vereniging helemaal niet besteed.

Het enige dat telt is dat de leden die je hebt, lid blijven en tevreden zijn. En dat gaat prima met je huidige ledenadministratie in Excel of boekhoudprogramma.

Ledenbinding vraagt meer dan Excel

Het registreren van je leden kan inderdaad prima in Excel. Maar ze blijvend aan je vereniging binden, is lastig voor elkaar te krijgen met spreadsheets. Want je moet regelmatig met je leden communiceren, bijeenkomsten organiseren en hen meerwaarde bieden via je website.

Technologie is daarvoor bijna onmisbaar:

• Contributie innen en donaties verwerken is met de juiste software een stuk eenvoudiger
• Een duidelijk overzicht van evenementen en laagdrempelige inschrijving verhoogt de opkomst
• Een online community vergroot de betrokkenheid tussen leden onderling
• Gepersonaliseerde communicatie zorgt dat leden zich gezien voelen

Leden weten elkaar online wel te vinden, maar het levert voor jou en je leden veel meer waarde als dat binnen de context van jouw vereniging gebeurt.

Niet veranderen of meebewegen met je leden?

Natuurlijk is verandering of groei niet altijd beter. Maar het is ook niet goed om de aansluiting met je doelgroep en achterban te verliezen omdat er te weinig verandering is.

De keuze om te vernieuwen en digitalisering te omarmen ligt dan ook niet alleen in handen van het bestuur of de medewerkers van jouw vereniging. Uiteindelijk bepalen jouw leden of je mee moet met de tijd.

Realiseer je dat leden zich als lid vaak net zo gedragen als dat zij als consument doen. Ze verwachten moderne communicatie en beschikbaarheid van informatie via online kanalen. Ook zullen zij in veel gevallen zaken zelf online willen kunnen regelen. Dat kan alleen als je daar als vereniging digitaal op bent ingericht.

Niet iedere vereniging heeft een even groot softwarepakket nodig, maar de basis zou inzicht moeten zijn.

Inzicht in je leden, in wat hen verbindt, wat hen raakt, hoe zij met jouw vereniging willen communiceren en wat hen boeit. Zodat je als vereniging meerwaarde kunt bieden op die plekken en momenten waar dat voor je leden relevant is.

Veelgestelde vragen over verenigingssoftware

Wanneer moet ik mijn verenigingssoftware vervangen?

Overweeg vervanging wanneer je merkt dat je veel handmatige handelingen doet die geautomatiseerd kunnen worden, wanneer je geen goed inzicht hebt in het gedrag en de wensen van je leden, of wanneer je huidige systemen niet goed met elkaar communiceren. Uiteraard kan het verstandig zijn om eerst te onderzoeken of je wel optimaal gebruik maakt van je huidige systeem.

Kan ik Excel blijven gebruiken voor mijn ledenadministratie?

Voor kleine verenigingen kan Excel volstaan voor basale registratie. Maar zodra je wilt werken aan ledenbinding, gepersonaliseerde communicatie of het automatiseren van contributie-inning, loop je tegen de beperkingen van spreadsheets aan. Professionele verenigingssoftware biedt dan meer mogelijkheden.

Wat kost verenigingssoftware gemiddeld?

De kosten variëren sterk afhankelijk van de grootte van je vereniging en de functionaliteiten die je nodig hebt. De investering moet je afwegen tegen de tijdsbesparing, efficiëntiewinst en verbeterde ledenbinding die goede software oplevert. Bij Procurios weet je dankzij de online prijscalculator precies waar je aan toe bent.

Hoe meet ik de ROI van mijn verenigingssoftware?

Meet engagement-indicatoren zoals nieuwsbrief-opens, evenementdeelname, websitebezoek en ledenbehoud. Vergelijk ook de tijd die medewerkers besteden aan administratieve taken voor en na implementatie van de software.

Samenvatting

De drie meest gehoorde redenen om niet te investeren in verenigingssoftware – 'we werken al jaren zo', 'het is te duur' en 'we hoeven niet te groeien' – houden bij nadere beschouwing niet stand. Bestaande werkwijzen garanderen geen efficiëntie, de ROI van verenigingssoftware is wel degelijk meetbaar, en leden verwachten simpelweg moderne digitale dienstverlening. De vraag is niet of je moet investeren in software, maar welke oplossing past bij de fase waarin jouw vereniging zich bevindt.

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief!