Zo zorg je dat software voor fondsenwerving niet duur wordt

Profielfoto van Fieke van Bussel

Fieke van Bussel 4 november 2016 6 minuten lezen

Misschien denk je dat software voor fondsenwerving duur is, maar dat hoeft het niet te zijn. Ten minste, als je weet waar je op moet letten. Dat zijn, als het aan ons vraagt, de volgende punten: kies voor een betaalbaar softwarepakket speciaal voor fondsenwervende organisaties, kijk of je korting kunt krijgen, weet goed welke kosten er komen kijken bij software en weet wat software je op kan leveren. Al deze vier punten leggen we hieronder aan je uit.  

Software voor fondsenwerving

Als fondsenwerver wil je natuurlijk inzicht hebben in je donateurs, hun geefgedrag, demografie maar ook in hoe vaak en op welke manier ze contact met je hebben. Dat inzicht krijg je met software en beter nog, met geïntegreerde software speciaal voor fondsenwervers. Wat dat is en wat het voordeel ervan is, lees je in een van onze eerdere blogs:  3 redenen waarom geïntegreerde software voor fondsenwerving onmisbaar is

In het kort komt het neer op het volgende: wanneer je CRM, CMS, je giften programma en je mailprogramma van dezelfde software leverancier zijn en informatie van elkaar kunnen inzien en gebruiken, krijg je een totaalbeeld van je donateur. Een voorbeeld: meneer Jansen is 60 jaar, woont in Harderwijk, geeft maandelijks €15,-, leest elke maand je nieuwsbrief en klikt bijna altijd door naar je website via een artikel over de resultaten van een project. Als je dit weet van meneer Jansen, kun je hem gerichter benaderen en van hem een loyalere donateur maken.
Daarnaast is het voordeel van software speciaal voor fondsenwerving dat je alleen betaalt voor de functionaliteiten die je gebruikt. In grotere pakketten zitten vaak ook opties die alleen nuttig zijn voor webshops of andere commerciële organisaties.

Kortingen op software voor fondsenwerving

Een aantal softwareleveranciers zien in dat het voor non-profit organisaties lastig kan zijn om de standaard prijzen van hun software te betalen. Ook willen zij graag iets ‘terug’ doen voor de maatschappij. Daarom krijg je bij sommige partijen korting op software als je een fondsenwervende organisatie bent.  

Techsoup

De missie van Techsoup is om maatschappelijke organisaties te voorzien van IT-producten en kennis van die producten. Zij geloven dat je als fonds met moderne software beter je doelstellingen kan bereiken. Daarom werkt Techsoup samen met technische partijen die korting geven op hun producten. Deze korting wordt gezien als een donatie. Let wel op dat in sommige gevallen de software dan goedkoper is, maar dat je nog steeds (veel) betaald voor de implementatie. Over het verschil in deze kosten lees je hieronder meer. Op de software van Procurios krijg je ook een flinke korting. We hebben een speciaal softwarepakket gemaakt voor fondsenwerving. Je betaalt een laag bedrag per maand, vanaf €50,- afhankelijk van het aantal relaties in je database. En je betaalt een klein bedrag aan opstartkosten, vanaf €1000,-. Op deze pagina zie je een overzicht van de prijzen.   

Geefgratis

De stichting GeefGratis heeft een online donatie tool gebouwd. Als fonds mag je gratis gebruik maken van deze tool en kun je via je eigen website gratis online giften ontvangen. Ook krijg je via GeefGratis een actiepagina op Geef.nl. Via deze pagina kunnen particulieren en bedrijven acties starten om geld voor jouw fonds in te zamelen.

Open source

Een andere manier om goedkoper aan goede software te kopen, is om te gaan werken met open source software. Kort gezegd is dat software waaraan iedereen kan meeschrijven. De code van de software is niet alleen toegankelijk voor de developers van 1 bedrijf, maar voor iedereen die iets kan en wil toevoegen aan de software. De kosten die je betaalt zijn voor het aanpassen van de software aan jouw wensen en voor het onderhoud/updaten ervan. Je betaalt geen licentiekosten. De kosten om de software aan te passen aan je wensen kunnen wel hoog oplopen, als je afwijkt van wat er al gebouwd is.

Twee nadelen van open source kunnen zijn, dat het update van de software lastig is. Je koppelt namelijk plug-ins aan deze software om bijvoorbeeld mails te kunnen versturen, om goed vindbaar te zijn op google of om webshop bestellingen te kunnen versturen. Deze plug-ins moeten dan ook aangepast zijn aan de update van de open source software. Dit is niet altijd het geval. Een ander nadeel is dat deze software niet geïntegreerd is.   

Verdeling van kosten voor software

Om te wat hoeveel je voor software betaalt, moet je weten waarvoor je betaalt. De kosten bestaan namelijk uit verschillende onderdelen. Je hebt de implementatiekosten, de licentiekosten en kosten voor het onderhoud.

Implementatiekosten

Dit zijn eenmalige kosten. Je betaalt dit om de software voor jou op maat te maken zodat jouw organisatie ermee kan werken. Je eigen data wordt erin gezet, jouw lay-out, koppelingen met andere software die je gebruikt worden ingesteld en functionaliteiten die jij graag wil toevoegen worden gebouwd.

Licentiekosten

Dit zijn kosten die elk jaar terugkomen. Je betaalt dit om de software te mogen gebruiken. Zoals hierboven al vermeld, betaal je deze kosten niet bij open source software.

Onderhoudskosten

Als de software is ingericht zoals jij het wil hebben, kun je het gaan gebruiken. Maar je zult merken dat je na een tijd toch nog wat wil aanpassen aan de software. Misschien wil je een webshop starten met branded producten van jouw fonds, of wil je een blog op je website zetten. Dit onderdeel van de totale kosten is lastig van tevoren in te schatten, maar hou er rekening mee dat je niet klaar bent met het eenmalig inrichten van je software.

 Wat levert het op?

Bedenk eigenlijk bij alle tools of software die je gebruikt of koopt: Wat levert het me op? Sommige software lijkt misschien duur, maar als je hierdoor meer uit je huidige en nieuwe donateurs haalt is het het geld zeker waard. Denk niet te snel dat het wel werkt zoals je het nu doet. Met de juiste software is het echt mogelijk om op een andere, effectievere, manier fondsen te werven. We geven je hierbij nog 2 tips:

  1. Kosten per relatie - Je kunt berekenen wat je aan 1 relatie mag uitgeven om de software rendabel te houden. Als je weet hoeveel een donateur gemiddeld geeft, kun je bedenken wat je uit wil geven aan het binnenhalen of -houden van een donateur.

  2. Waarvoor ga je de software gebruiken - In sommige software voor fondsenwerving zitten functionaliteiten die je niet gebruikt en in andere pakketten mis je misschien opties. Bedenk dus goed wat je wil kunnen met je software. Hou er dan ook rekening mee waarop je donateurs goed reageren. Krijg je bijvoorbeeld altijd veel reactie op je nieuwsbrieven, zorg dat dit onderdeel goed in de software zit. Wil je vooral met je donateurs communiceren via blogs? Dan moet dit mogelijk zijn via de software. Je kunt bijvoorbeeld een donor lifecycle (laten) maken en dan kijken via welk medium je in welke fase wilt communiceren. Dan weet je ook welke mogelijkheden er minimaal in de software moeten zitten.

Nog even een beetje open deur om mee af te sluiten, maar wel belangrijk om hier te noemen. Bedenk van tevoren goed wat je wil kunnen met de software, wat je minimale eisen zijn en waarvoor je de software gaat gebruiken. Vraag ook je leveranciers om hierover met je mee te denken of mensen die al met de software werken.  Als je je wensen namelijk goed in beeld hebt, scheelt dit zeker (ontwikkelings)kosten achteraf.   

/Fundraising

voor fondsenwervers

Werf met Procurios /Fundraising nieuwe, betrokken donateurs en creëer de meest persoonlijke en duurzame relaties voor jouw non-profit organisatie.

Meer over /Fundraising Meer over /Fundraising Plan een demo

Lees meer over

Andere interessante artikelen

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Lees ook eens

22 mei 2019

Inzicht in trends en uitschieters met nieuwste add-on Insights

Lees meer over ""
Bezoekers tijdens de Vakdag Fondsenwerving

15 mei 2019

Technologie blijkt knelpunt voor fondsenwervende organisaties

Lees meer over ""
Een band opbouwen met je donateurs is nodig voor terugkerende donaties.

15 mei 2019

Ons CRM als hart voor jouw klant in de goede doelenmarkt

Lees meer over ""