![Procurios Logo](/ui/procurios-2019/img/header/logo.svg?v=2") }}){kind=logo}
Marketing Automation zonder blunders: 4 essentiële checks
Marketing automation kan een uitkomst zijn voor verenigingen en goede doelen. Automatische welkomstreeksen, bedankmailtjes na donaties, en slimme segmentatie besparen tijd en zorgen voor persoonlijke communicatie op het juiste moment. Maar let op: automation brengt ook risico's met zich mee. Eén verkeerd ingestelde trigger of vertraagde data kan ervoor zorgen dat je relatie met je achterban juist beschadigd raakt.
Wanneer automation averechts werkt
Stel je voor: Maria doneert €50 aan jullie klimaatcampagne via iDEAL. De betaling is direct verwerkt, ze krijgt een bevestigingsmail en voelt zich betrokken bij jullie missie. Maar een week later krijgt ze een automatische herinneringsmail: 'We hebben je donatie nog niet ontvangen. Wil je alsnog bijdragen?'
Maria is verbijsterd. Ze heeft toch betaald? Ze checkt haar bankafschriften – ja hoor, het bedrag is afgeschreven. Haar vertrouwen in jullie organisatie krijgt een flinke deuk. In plaats van een trouwe donateur die zich gezien voelt, heb je nu iemand die twijfelt aan jullie professionaliteit.
Of neem Tom, die net zijn lidmaatschap heeft opgezegd. Hij krijgt echter wekenlang nog steeds ledenmails over evenementen en contributie-inningen. Elke mail voelt als een bevestiging dat jullie organisatie hem eigenlijk niet echt kent.
Vier aandachtspunten voor veilige marketing automation
1. Integratie van data: één bron van waarheid
Het probleem in Maria's geval? De financiële administratie en het CRM-systeem spraken niet met elkaar. De donatie stond wel in het boekhoudpakket, maar de status 'betaald' was niet doorgegeven aan het systeem dat de automatische mails verstuurt.
Wat kun je doen:
- Zorg voor realtime koppelingen tussen je systemen, of werk met één geïntegreerd platform waar alle data samenkomt
- Test je automatiseringen grondig voordat je ze live zet: doorloop het hele proces alsof je zelf donateur bent
- Controleer regelmatig of data op alle plekken klopt – maak dit onderdeel van je standaard werkproces
- Automatiseer waar mogelijk: werk met systemen die banktransacties automatisch ophalen en verwerken, zodat er geen handmatige tussenstappen zijn waar vertraging kan ontstaan
2. Bewustwording bij collega's: kleine wijzigingen, grote gevolgen
Marketing automation reageert op triggers: iemand vult een formulier in, klikt op een link, of krijgt een bepaalde status in het CRM. Het gevaar? Een collega past 'even snel' iets aan, zonder te beseffen dat dit direct een automatische mail triggert.
Een concreet voorbeeld:
Je collega ontdekt dat Pieter bij je lidorganisatie ABC werkt. Zijn persoonlijke profiel is echter nog niet gekoppeld aan de organisatie. Je collega lost dit netjes op: ze koppelt Pieter met functie 'projectleider' aan organisatie ABC. De startdatum laat ze staan op de datum van 'vandaag'.
Maar wat ze niet doorheeft: zodra die koppeling wordt gemaakt, triggert dit een automatische onboarding-journey. Pieter krijgt een enthousiaste welkomstmail: 'Fijn dat je bij ABC werkt! Wist je dat je als medewerker gratis toegang hebt tot onze kennisbank?'
Pieter is verbaasd. Hij werkt al vijf jaar bij ABC en weet allang van die voordelen. In plaats van een persoonlijke benadering, voelt het alsof jullie hem helemaal niet kennen.
Wat kun je doen:
- Maak duidelijke afspraken over wie wat mag aanpassen in jullie systeem
- Gebruik rechten en rollen om te voorkomen dat iedereen overal aan kan zitten
- Train je collega's: 'Let op, als je een recente startdatum invult triggert dit automatisch een welkomstmail'
- Bouw veiligheidsmarges in je triggers: laat journeys alleen starten bij startdatums die vandaag of in de toekomst liggen, niet bij datums in het verleden
- Bespreek regelmatig met het hele team welke automatiseringen er draaien
3. Afstemming met de financiële administratie: timing is alles
Zelfs met perfecte integratie kan het misgaan als de timing niet klopt. Veel organisaties verwerken donaties niet direct, maar in batches. De financiële afdeling verwerkt misschien eens per week, of zelfs eens per maand. Als jouw marketing automation daar geen rekening mee houdt, stuur je herinneringen terwijl betalingen nog in de verwerkingswachtrij staan.
Een ander voorbeeld: iemand doneert op vrijdagavond, maar je financiële medewerker werkt niet in het weekend. Maandagochtend krijgt de donateur al een herinnering omdat er een automatische check plaatsvond op zaterdag.
Wat kun je doen:
- Stem met je financiële afdeling af hoe snel zij donaties verwerken
- Bouw een veiligheidsmarge in je automatiseringen: stuur herinneringen pas na bijvoorbeeld twee weken in plaats van een paar dagen
- Automatiseer waar mogelijk: In Procurios kun je het ophalen van banktransacties automatiseren en met verwerkingsregels donaties direct koppelen aan de juiste relaties – dat scheelt handmatig werk én voorkomt vertragingen
- Richt je processen zo in dat online betalingen (iDEAL, creditcard) direct worden verwerkt en gekoppeld
- Overweeg handmatige controle voordat bepaalde automatische mails uitgaan, zeker bij gevoelige communicatie over betalingen
4. Dubbele relaties: wanneer één persoon twee keer in je systeem staat
Dit is misschien wel het meest gênante scenario: iemand is al tien jaar trouw lid van je vereniging, maar meldt zich via een nieuwe campagne opnieuw aan. Als je niet oppast, krijgt deze persoon ineens een welkomstmail alsof hij een nieuwkomer is, met een uitnodiging om lid te worden. Onpersoonlijk en onprofessioneel.
Het kan ook andersom: iemand die al donateur is, krijgt na een nieuwe eenmalige donatie automatisch een uitnodiging voor een maandelijks donateurschap. Die persoon denkt: 'Kennen jullie me eigenlijk wel?'
Het probleem? Mensen veranderen van e-mailadres, verhuizen, of schrijven hun naam net iets anders. Daardoor herkent je systeem niet dat het om dezelfde persoon gaat. Of: bij een import of formulierinvulling worden niet alle velden meegenomen die nodig zijn om automatisch te ontdubbelen.
Wat kun je doen:
- Stel automatische ontdubbelregels in: Configureer je systeem zo dat het automatisch dubbele relaties herkent op basis van combinaties van gegevens (e-mailadres + naam, of postcode + geboortedatum). Zo voorkom je dat dezelfde persoon meerdere keren in je database staat
- Geef nieuwe aanmeldingen niet direct toegang tot alle automatische campagnes. Laat ze bijvoorbeeld een paar dagen 'wachten' zodat je team tijd heeft om handmatig te controleren of iemand al bekend is in je systeem
- Bouw in je automatische campagnes een controle in die checkt of iemand al lid of donateur is. Stuur alleen wervingsmails naar mensen die nog geen actieve relatie met je hebben
- Maak onderscheid tussen nieuwe en bestaande relaties: Als je meet of je campagne succesvol was, kijk dan alleen naar mensen die echt nieuw zijn. Check bijvoorbeeld of het lidmaatschap is gestart na de campagne, niet ervoor. Zo voorkom je dat je succescijfers worden vertekend door mensen die al lid waren
Begin klein, bouw voorzichtig op
De voorbeelden hierboven zijn niet bedoeld om je af te schrikken. Marketing automation kan enorm waardevol zijn – mits goed ingericht. Begin klein: start met één eenvoudige automatisering, zoals een welkomstmail na aanmelding voor je nieuwsbrief. Test grondig, betrek collega's, en bouw stapsgewijs uit.
Want dat is ook een van onze kernwaarden bij Procurios: ga voor elke dag een stukje beter. Je hoeft niet meteen de perfecte oplossing te hebben. Begin ergens, leer van de praktijk, en verbeter continu. Zo bouw je automation die niet alleen tijd bespaart, maar ook echt bijdraagt aan betekenisvolle relaties met je achterban.
Wees professioneel eigenwijs in je aanpak: vraag je af wat je écht probeert te bereiken met automation. Welk probleem los je op? En welke risico's neem je daarbij? Door de vraag achter de vraag te stellen, kom je tot automation die past bij jouw organisatie en je doelgroep.
