Case: Nederlandse Coeliakie Vereniging

The association makes life on a gluten-free diet more pleasant and easier by sharing knowledge, licensing the Crossed Grain quality mark and organizing various events. It also stimulates scientific research into celiac disease and related disorders.

“Our association is growing rapidly,” NCV director Floris van Overveld says. He explains that celiac disease can manifest itself very differently in people. At its core, the immune system reacts hostilely to gluten – a protein from grains – and thereby affects the own body.

“Clinically, this can manifest itself in various ways, such as digestive symptoms, obesity, underweight, as well as fatigue and depression.” This diversity means that celiac disease is not always diagnosed, or that it takes a long time to diagnose. “Yet there is an upward trend,” Van Overveld sees. “There is increasing attention for the disease. We also know more and more, which makes general practitioners and other specialists diagnose celiac disease faster.”

“The Procurios people understand associations very well; they understand what you want.”

Crossed Grain quality mark

The NCV originated in 1974 as a typical for/by association. “And in fact it still is,” Van Overveld says. “Our volunteer base is very large, everyone helps each other. For example, we organize children’s camps and baking workshops, but also markets where suppliers offer their gluten-free products. We hold information meetings and did an extensive gluten-free buffet at Christmas last year.”

All those events have in common that they revolve around food. “That makes our association perhaps the most fun in the Netherlands,” the NCV director smiles. “Because with us it’s always about food.” What also makes the association unique, is that it’s a Benelux licensee of the Crossed Grain label. Producers and suppliers of gluten-free products can apply to the association for a license to use the quality mark for their products. The NCV then arranges for an external audit, and if the supplier meets the requirements, the association provides the license.

Wetenschappelijk veld

Het wetenschappelijke veld rondom coeliakie en aanverwante ziektebeelden is overzichtelijk. Dat maakt dat de vereniging veel contacten heeft met de betreffende hoogleraren, artsen en onderzoekers. “Zo blijven we op de hoogte wat er speelt en welke nieuwe inzichten we kunnen vertalen naar onze leden. Daarnaast kunnen we zorgen dat behandelingen toegankelijker en beter worden en er onderzoek wordt gedaan om coeliakie de wereld uit te helpen.”

Zijn eigen achtergrond als farmacochemicus helpt Van Overveld daarbij. “Ik begrijp de wetenschappelijke kant en dat helpt bij de gesprekken met artsen en wetenschappers. Bovendien weet ik wat van analysemethodieken.” De combinatie van zijn wetenschappelijke achtergrond met zijn jarenlange ervaring in verschillende verenigingen, zorgt ervoor dat Van Overveld bij de NCV als directeur op zijn plek zit. “Hier komt het allemaal samen.”

Nieuw online ledenadministratie

Voor de ledenadministratie gebruikte de NCV tot voor kort een boekhoudsysteem dat ooit werd aangeraden door hun accountant. “Dat voldeed niet echt, want feitelijk was het een financieel systeem waar de ledeninformatie achter hing. We wilden dat liever andersom, een systeem waarin onze leden centraal staan.”

Dus ging de NCV op zoek naar een systeem waarin de ledenadministratie kon worden bijgehouden, maar waarin ook koppelingen mogelijk waren naar bijvoorbeeld de website en het financiële systeem. “Een grote wens was dat onze leden via de website hun eigen gegevens kunnen bijhouden. Tot voor kort was het zo dat bijvoorbeeld een nieuw lid zich aanmeldde en dat dit via e-mail bij ons binnenkwam. De gegevens moesten vervolgens handmatig worden ingevoerd in ons systeem. Je kunt je voorstellen dat dit niet alleen tijdrovend is, maar ook enorm foutgevoelig.”

Gespecialiseerde software voor ledenadministratie

Toen Van Overveld anderhalf jaar geleden aantrad als directeur van de vereniging, lag er al een offerte voor een CRM-pakket, maar die was op zijn zachtst gezegd ietwat aan de prijzige kant. “Bovendien is Dynamics een standaardpakket en niet specifiek gericht op verenigingen. Dat zou betekenen dat we maatwerk nodig zouden hebben en maatwerk levert niet zelden extra gedoe en kosten op.” Om te helpen de juiste keuze te maken, nam de NCV een externe consultant in de arm die vergelijkend onderzoek in de markt deed naar solide softwarepakketten voor ledenadministratie.

Naadloze integratie

Na een demo bleek de NCV onder de indruk van de gespecialiseerde en volledige ledenadministratie software. “Die volledigheid sprak ons aan”, zegt Van Overveld. “Natuurlijk is het ook een risico wanneer je slechts één systeem hebt, want dat maakt je minder flexibel. Toch biedt het ook veel gemak, want waar andere, minder complete systemen claimen dat ze eenvoudig integreren met andere software, zie je toch vaak dat zulke integraties bloed, zweet en tranen kosten. Bovendien weet je bij zulke integraties nooit wat er gebeurt als je aan een van beide kanten iets aanpast.”

Van Overveld belde een aantal referentieklanten van Procurios en kwam erachter dat het platform vrijwel alle benodigde modules bevat. “Wellicht niet allemaal zo gespecialiseerd als separate puntoplossingen, maar uiteindelijk vonden we de naadloze integratie belangrijker dan state-of-the-art.”

Implementation process

The implementation had to happen relatively quickly, because the license of the accounting system was about to expire. That had put us under some pressure. In addition, an external designer was renewing the NCV website. Combined with the initial lockdown, which made the implementation process completely virtual, it was “a difficult process,” Van Overveld admits. “For all of us, it was the first time we had to do something like this virtually. It’s very different when you can sit together in the office for a few days.”

For the NCV, it was also the first time to do a project in scrum. “That also took some getting used to,” Van Overveld laughs. “But I really enjoyed being able to daily determine our priorities with the team, and to discuss how we were going to approach this. It’s also very nice to really build a bond with the team. The Procurios people understand associations very well; they understand what you want.”

Going live

Initially, the NCV was hoping to have the new member administration system live just before summer, but because some issues had to be handled and tested, it was postponed until after the summer. “This meant we didn’t have any sprint weeks with Procurios during the summer months. It did make me a little nervous, because our tests showed we still had to make some adjustments. I found it exciting when we went live in mid-September, but Procurios assured us it was going to be fine. Although it felt like a leap of faith to us, after a particularly intensive week, it did indeed work out.”

Robust, specialized system

The new member administration system saves the NCV’s bureau organization a huge amount of time. “I think in terms of man-hours, it saves us a whole day per week,” Van Overveld says. “A whole lot can be done with the system, which surprises me very positively. It took us some time to get to grips with it, but I think the time saved will only increase as we become more proficient with the software.” In time, the NCV would like to expand the use of the new platform, for example by adding the licensing administration of the quality mark.

“With my experience in the association business, I can say that the Procurios system we use at the NCV, really is one of the better ones – If not the best – I have seen so far.”

Van Overveld praises the robustness of the platform and the fact that the specialized membership administration software integrates with, for example, the website and other software packages. “What I particularly liked about working with Procurios, is that they really understand associations with all their peculiarities. With my experience in the association life, I can say that the system we now use at the NCV is really one of the better ones – if not the best – I have seen so far.”