CRM & data

Zo voorkom je een vendor lock-in en word je niet te afhankelijk van je softwareleverancier

20 juni 2023 Jos Jelier 21 minuten lezen

Een te grote afhankelijkheid van één softwareleverancier kan vervelende gevolgen hebben. Die afhankelijkheid begint vaak al bij de aankoop. Waar moet je op letten om dit te voorkomen?

Man met gebogen hoofd achter laptop.

Ga er maar even rustig voor zitten, want dit is een lang artikel. Maar als je dit artikel hebt gelezen, kom je waarschijnlijk een stuk beter beslagen ten ijs als je bezig bent of gaat met het kopen van software en niet vast wilt komen te zitten aan je leverancier. We gaan het hebben over de vendor lock-in, ofwel een situatie waarin je organisatie zo afhankelijk is geworden van een bepaalde (software)leverancier, dat overstappen naar iets anders enorme kosten met zich meebrengt.

In dit artikel lees je over:

  • De traditionele en vaak nadelige vendor lock-in
  • Vervelende gevolgen van vendor lock-ins voor software
  • 6 tips om een vendor lock-in te voorkomen of op te heffen
  • Kleine versus grote leveranciers
  • De aller-aller-allerbelangrijkste tip

Na het lezen van dit artikel weet je waar je op moeten letten om te voorkomen dat je te lang gebruik moet maken van software of systemen de je eigenlijk niet meer wilt.

De traditionele en vaak nadelige vendor lock-in

In het kort is een vendor lock-in een situatie waarin je ‘vast’ zit aan een leverancier en niet eenvoudig kunt overstappen naar een beter alternatief. Een directe Nederlandse vertaling voor deze term is er niet, maar het woord lock-in kun je goed vertalen met "insluiting" of "opsluiting". Bij een vendor lock-in is er sprake van een dermate grote afhankelijkheid van je leverancier dat over- of opstappen niet mogelijk is zonder grote kosten te maken en/of inspanningen te leveren. Je bent met je organisatie als het ware ingesloten door je leverancier. 

Vendor lock-ins kunnen bij allerlei producten en diensten voorkomen. Je ziet ze bijvoorbeeld bij monopolisten zoals Booking.com en printerfabrikanten. In het geval van Booking is de lock-in wat subtieler dan bij printerfabrikanten. Je hebt als hotel de keuze om gebruik te maken van Booking.com, of niet. Maar de realiteit is ook dat er geen betere alternatieven zijn door de marktmacht die Booking heeft. In de praktijk hebben hotels dus de keuze tussen minder boekingen of flinke provisies betalen aan Booking voor hun diensten. 

Vendor-lock-in-flavor

Voor printers ligt het anders: cartridges voor het ene merk printer passen simpelweg niet in de andere. Je moet dus altijd inkt kopen van de fabrikant die ook je printer heeft gemaakt. Doordat er geen alternatieven zijn kunnen fabrikanten flinke prijzen vragen voor die cartridges. Fabrikanten van printers proberen met patenten en garantiebepalingen te voorkomen dat je alternatieve cartridges gebruikt. In veel gevallen vervalt dan bijvoorbeeld de garantie op je printer. Je kunt wel overstappen, maar dan moet je een geheel nieuwe printer aanschaffen. En zit je direct weer met een nieuwe vendor lock-in.

Wat deze voorbeelden gemeen hebben is dat een leverancier van een bepaalde dienst de afnemer in een positie manoeuvreert waar hij of zij moeilijk uit komt zonder (zeer) nadelige consequenties. Als je pech hebt is die leverancier ook nog duur, onbehulpzaam of levert hij een ondeugdelijke service of producten. Genoeg redenen om te voorkomen dat je met een nadelige vendor lock-in te maken krijgt. Maar niet álle vendor lock-ins zijn nadelig. 

Positieve vendor lock-ins

Een vendor lock-in is niet altijd negatief. Als een leverancier per saldo het beste product voor de beste prijs heeft, kan er sprake zijn van een vendor lock-in zonder negatieve gevolgen.

Om een voorbeeld dichtbij huis te noemen: in zekere zin bestaat er tussen veel brancheverenigingen en hun leden ook een vendor lock-in. Vaak is er maar één branchevereniging voor een bepaalde branche en is er geen alternatief. Dat is een logisch gevolg van het uitgangspunt dat je samen sterk staat en een gemeenschappelijk belang hebt als branche. Het hele netwerk van die branche is aangesloten bij die vereniging die daarmee ook over heel veel kennis en ervaring beschikt. 

Voor een bedrijf in die branche kan het lidmaatschap van die vereniging cruciaal zijn voor de continuïteit. En ook al is de contributie hoog, als de leden tevreden zijn, zal niemand moeite hebben met deze vorm van vendor lock-in. De ALV biedt genoeg mogelijkheden om invloed uit te oefenen op de geleverde diensten.

Vervelende gevolgen van vendor lock-ins voor software

Toegegeven: veel positieve vendor lock-ins zijn er niet. De branchevereniging is wat dat betreft echt een uitzondering. Met name onder IT-leveranciers, zowel van software, hardware als diensten, is het moeilijk om vooraf te beoordelen of je in een vendor lock-in terechtkomt. En juist bij digitale systemen en diensten zijn de gevolgen van verkeerde keuzes moeilijk te overzien. Het gaat om grote investeringen voor de lange termijn. Primaire processen in een organisatie zijn vaak afhankelijk van IT. Maar de kennis binnen een organisatie op het gebied van IT kan te wensen over laten. Zo kan het dus gebeuren dat je met een vendor lock-in te maken krijgt. 

Vendor-lock-in-flavor-2

De gevolgen daarvan zijn divers en zelden zonder impact. De vrijheid om over te stappen naar een (beter) alternatief is ernstig beperkt. Dat heeft gevolgen voor je bedrijfsvoering. Misschien zijn er taken die medewerkers nu een halve dag kosten, maar die met een andere oplossing in slechts een uur kunnen worden gedaan. Alleen kun je niet zomaar naar die betere oplossing overstappen. Ook is de kans groot dat je te veel betaalt voor de oplossing of diensten die je nu afneemt. Daardoor heb je minder middelen beschikbaar voor andere zaken, bijvoorbeeld het werven van leden. Waarschijnlijk kun je minder flexibel inspelen op veranderende marktomstandigheden of de toepassing van nieuwe technologie. En zo zijn nog veel meer nadelige gevolgen te bedenken van een vendor lock-in. Ze kunnen worden samengevat als een potentiële rem op de efficiëntie, effectiviteit en het innovatievermogen van een vereniging of goed doel.

Doorgaans zijn er voor organisaties in een vendor lock-in drie scenario’s: 

  1. Ze schikken zich naar de situatie omdat ze de expertise missen om er uit te komen
  2. Ze schikken zich naar de situatie omdat ze de middelen (geld, tijd, mankracht) missen om er uit te komen
  3. Ze bijten door de zure appel heen en worstelen zich uit de lock-in tegen aanzienlijke kosten en inspanning

Geen van deze drie scenario’s is aantrekkelijk, verre van zelfs! Het is dus zaak voor organisaties om een vendor lock-in te voorkomen. En dat geldt voor verenigingen en goede doelen in het bijzonder. De dynamiek waarmee zij te maken hebben (kritische leden, verloop onder donateurs, beperkte middelen) vraagt om IT die als springplank dient voor de missie. 

Om het plat te zeggen: iedere euro die in IT gestoken wordt moet een hefboom zijn waarmee meer waarde wordt gecreëerd voor leden, donateurs en waarmee de missie makkelijker en beter kan worden gerealiseerd.

6 tips om een vendor lock-in te voorkomen of op te heffen

Is een vendor lock-in eigenlijk wel te voorkomen? En hoe dan? En wat kun je doen wanneer je er al mee te maken hebt? Het is zeker mogelijk om de negatieve effecten van een vendor lock-in te beperken. In sommige gevallen is het zelfs helemaal te voorkomen. De belangrijkste tip: ga de dialoog aan met je leverancier, zowel voordat je klant wordt als tijdens je samenwerking. 

1. Zoek een betrouwbare en gespecialiseerde partner

Het lijkt zo'n open deur: natuurlijk ga je alleen in zee met een betrouwbare en gespecialiseerde partner. Maar de praktijk is vaak anders. In veel gevallen wordt gekozen voor de laagste prijs zonder dat er gekeken wordt naar de kwaliteit van de leverancier of dat wat hij levert. Het gaat dan niet alleen om het product of de dienst zelf, maar ook om de ondersteuning en service die je krijgt.

Kiezen voor een gespecialiseerde, goed aangeschreven leverancier is over het algemeen wat duurder. Maar er zitten grote voordelen aan. De leverancier weet wat er speelt in jouw markt en investeert in producten en diensten die relevant zijn voor jou en je doelgroep. Een gespecialiseerde leverancier is ook afhankelijker van jou als klant, dan een leverancier die veel meer markten bedient. Voor de leverancier is het belangrijk dat hij een goede naamsbekendheid opbouwt in zijn markt. Ontevreden klanten zullen een groot negatief effectief hebben op zijn imago, zeker als er een actieve brancheorganisatie is waar zijn klanten elkaar tegenkomen. Een gespecialiseerde leverancier is meer afhankelijk van zijn klanten en is daardoor veel meer betrokken bij hoe het jou als klant vergaat. Daardoor is er meer symmetrie tussen klant en leverancier. Dat biedt een betere uitgangspositie bij onderhandelingen over bijvoorbeeld de beëindiging van de samenwerking.

We vertellen je in onderstaande video meer over welke vragen je aan je softwareleverancier kunt stellen om er achter te komen of er een match is 👇

2. Beperk de duur van de overeenkomst

Het leveren van software via internet (clouddiensten) biedt veel flexibiliteit. Daarom bieden cloudleveranciers hun klanten vaak de mogelijkheid om maandelijks op te zeggen. Pas dus op met leveranciers die standaard een meerjarig contract willen afsluiten. Dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Er is één goede reden om wel een meerjarige overeenkomst aan te gaan. Namelijk als het jou als klant aanzienlijke kostenvoordelen oplevert. 

Als je kiest voor een meerjarig contract, maak de overeenkomst dan tussentijds opzegbaar. Een vendor lock-in wordt pas vervelend als de leverancier niet doet wat hij hoort te doen of als de prijs niet meer evenredig is met wat hij levert. Dan is het vervelend wanneer je door allerlei voorwaarden uit de overeenkomst toch gebonden bent aan die leverancier. Het is voor jou als klant belangrijk te bedenken wat je van een leverancier verwacht en wat voor jou redenen zijn om op te stappen. Vooraf kun je dat afstemmen met je leverancier en daar afspraken over maken. We noemen hier de belangrijkste redenen die je moet laten opnemen in je contract:

  • Prijsafspraken: in alle algemene voorwaarden van leveranciers staat dat de prijs eenzijdig verhoogd mag worden. Het is een illusie dat dit een geldige reden is om als klant het contract op te zeggen. Als de leverancier namelijk in de algemene voorwaarden vermeldt dat een eenzijdige verhoging is voorbehouden, dan mag hij gewoon zijn prijzen verhogen zonder dat jij als klant mag opzeggen. Beperk dus de mogelijkheid voor eenzijdige prijsverhogingen. Het is redelijk als de leverancier zijn prijzen indexeert op basis van een objectieve index (bijvoorbeeld het jaarlijkse inflatiecijfer zoals berekend door het Centraal Bureau voor de Statistiek). Het is onredelijk als de leverancier zijn prijzen zonder enige aanleiding en zonder bovengrens mag verhogen. Maak afspraken over de aanleiding van de prijsverhogingen en het plafond én dus de opzegbaarheid van de overeenkomst als de leverancier toch prijzen verhoogt buiten deze afspraken.

  • Kwaliteitsafspraken: als klant wil je kunnen rekenen op een bepaald kwaliteitsniveau van je dienstverlener. Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat je daaronder verstaat. Leg in ieder geval vast wat de reactietijd is bij supportvragen en hoe lang het mag duren voordat bugs (een foutje waardoor je software of systeem niet doet wat het moet doen) worden opgelost. 

Maak ook afspraken over de beschikbaarheid van de dienst die je afneemt. Gaat het bijvoorbeeld om software uit de cloud, dan is een jaarlijkse beschikbaarheid van 99% heel gebruikelijk. Dat betekent dat het systeem het gedurende 99 procent van de tijd moet doen en niet mag uitvallen. Die 1 procent, oftewel zo’n 87 uur per jaar, wordt bijvoorbeeld door je leverancier gebruikt voor onderhoud aan systemen, beveiliging, upgrades en updates. Dit vindt vaak buiten kantooruren plaats.

Daarnaast gaan dingen soms onverwacht stuk, hoe goed je leverancier zijn zaakjes ook op orde heeft. Door vast te leggen op welke beschikbaarheid je kunt rekenen, zorg je er ook voor dat je leverancier eventuele problemen snel zal oplossen. De meeste leveranciers zullen overigens in de praktijk een hogere beschikbaarheid halen, maar het is goed om een minimum af te spreken zodat je niet voor verrassingen komt te staan. 

Nog beter is het als je leverancier in het openbaar zijn beschikbaarheid weergeeft, zoals Google Workspace bijvoorbeeld doet. Andere zaken om afspraken over te maken zijn voor welke support je moet betalen (bijvoorbeeld als je hulp wilt bij bepaalde bewerkingen), wie je kunt bellen als er in het weekend iets aan de hand is of hoe vaak de software die je afneemt van een update wordt voorzien (12 keer per jaar is een heel mooi uitgangspunt).

Houd in gedachten dat de overeenkomst gewijzigd wordt wanneer de leverancier zijn algemene voorwaarden aanpast. Je leverancier moet je in dat geval om toestemming vragen. Dat betekent dat je als klant ook wijzigingen in de overeenkomst kan laten opnemen. Het kan dan een goed moment zijn om te onderhandelen over je overeenkomst en nog eens kritisch te kijken naar de prijs- en kwaliteitsafspraken die je (nog niet) hebt gemaakt. 

Let er op dat je leverancier geen eenzijdig wijzigingsbeding in de eerste overeenkomst opneemt, want daarmee heb je geen recht om de overeenkomst te wijzigen als de algemene voorwaarden worden gewijzigd.

3. Beperk maatwerk

Voorkom maatwerk omdat het relatief duur is, zowel qua eenmalige als periodieke (onderhouds/support)kosten, maar ook omdat het je afhankelijkheid van de leverancier vergroot. Hoe complexer het maatwerk, hoe afhankelijker je bent van de leverancier die het maakt. Eigenlijk is maatwerk alleen verstandig als:

  • er echt geen standaard software beschikbaar is voor jouw proces;

  • het proces zelf niet anders kan worden ingericht zodat het wél met standaard software geautomatiseerd kan worden en;

  • er een heel duidelijke 'business case' is, ofwel de baten wegen zonder twijfel op tegen de kosten.

Vendor-lock-in-flavor-3

4. Overweeg het gebruik van open source-software

Dit punt is wat technischer van aard, maar eigenlijk zou iedereen die softwaresystemen inkoopt of uitbesteedt moeten weten wat open source is. Open source-software is software waarvan de broncode vrij beschikbaar is. Dat betekent dat ook anderen er gebruik van kunnen maken. Het wordt ten onrechte nog wel eens verward met gratis software. Hoewel heel veel open source-software inderdaad gratis beschikbaar is, is dat niet per definitie een kenmerk. 

Het belangrijkste dat je moet weten is dat, doordat de broncode beschikbaar is, je zelf aanpassingen kunt (laten) doen aan het programma. Dat biedt verschillende voordelen, maar ook nadelen, want als je zelf niet over de programmeerkennis beschikt om de wijzigingen of uitbreidingen door te voeren, ben je opnieuw afhankelijk van een leverancier die dit voor je doet. 

Overweeg je open source-software, let dan vooral goed op de volgende zaken: 

  • Er zijn veel open source-softwaresystemen beschikbaar, maar realiseer je dat deze veelal gebouwd worden voor een grote markt, en dus vrij generiek zijn. De kans dat je gespecialiseerde open source-software vindt die helemaal is afgestemd op het specifieke gebruik van jouw organisatie, is klein. 

  • Het is belangrijk om na te gaan hoe groot de groep ontwikkelaars is die zich bezighoudt met het bouwen en verbeteren van het bestaande open source-programma dat je overweegt. Ook hier geldt weer dat generieke producten vaak beter ondersteund worden dan specifieke software waaraan slechts een select groepje programmeurs werkt. 

  • Stel dat je kiest voor open source en voor maatwerk aanklopt bij een leverancier, spreek dan goed af of het maatwerk ook onder de open source-licentie valt. Het is vaak wel zo dat hoe complexer je maatwerk is, hoe groter je afhankelijkheid van die specifieke leverancier, omdat het overdragen van complex maatwerk altijd gedoe oplevert. Zelfs als de broncode vrij beschikbaar is. Er kunnen (hoge) kosten mee gemoeid zijn. Op die manier creëer je alsnog een vendor lock-in, ook al gebruik je open source. 

  • Realiseer je dat bepaalde functionaliteit in open source niet standaard in het programma zit, maar als externe plugins of extensies wordt toegevoegd. Heel handig, want op die manier kun je functionaliteit makkelijk uitbreiden en afstemmen op jouw specifieke wensen. Maar, het versiebeheer van het programma loopt vaak niet synchroon met het versiebeheer van de plugins. Wanneer je dus gebruikmaakt van zo’n plugin in je open source-CRM voor de facturatie van contributies en het CRM-pakket gaat over op een nieuwe versie, kan het zomaar gebeuren dat je extensie niet meer functioneert en je dus geen contributie meer kunt innen. En doordat de software die je gebruikt open source is, kun je niemand verantwoordelijk houden hiervoor. 

5. Kies altijd voor 'open' systemen

Nóg een wat meer technisch punt. We begrijpen dat je hier de neiging hebt om af te haken, want veel mensen vinden technologisch leesvoer niet zo interessant, maar houd nog even vol, want dit is écht belangrijk! 

Kies voor open systemen

Wat bedoelen we daarmee? Met 'open' bedoelen we in dit geval dat de oplossing gebruikmaakt van open standaarden. Dit zijn gemeenschappelijke afspraken tussen bijvoorbeeld ontwikkelaars, of fabrikanten van hardware, om producten te ontwikkelen en te bouwen die eenvoudig met andere producten te gebruiken zijn.

Een heel alledaags voorbeeld zijn stopcontacten: ze zijn overal in Nederland gelijk en uit alle stopcontacten komt 230 volt stroom, of je nu klant bent bij Vattenfall, Essent of een andere energieleverancier. Dat betekent ook dat alle fabrikanten van elektrische apparatuur, ongeacht wat het is, stekkers maken die in die stopcontacten passen.

Zo werkt het ook met data: iedereen kan een applicatie ontwikkelen, maar als er een open standaard voor ‘data toegankelijkheid’ aan ten grondslag ligt, zoals XML, dan kan de data in die applicatie eenvoudig worden overgezet naar een andere applicatie, zelfs als die van een concurrent is.

Het gebruik van open standaarden zorgt er zo voor dat informatie opgeslagen wordt zodat het eenvoudig uitgewisseld kan worden met andere systemen. Zorg er dus altijd voor dat je systeem ‘data toegankelijk’ is. Dat betekent dat je zelf in staat bent om data toe te voegen én er weer uit te halen. Dat eerste, data importeren, is meestal geen probleem. Exporteren, data uit je systeem halen, is niet vanzelfsprekend. In veel systemen heb je de leverancier nodig (afhankelijkheid!) om jouw data te kunnen exporteren.

Lees ook hoe je zonder veel gedoe overstapt naar een nieuw CRM

Vendor-lock-in-flavor-4

6. Misschien wel het belangrijkste: maak exit-afspraken

Er is een tijd van komen en een tijd van gaan. Je wensen, eisen en behoeften kunnen veranderen waardoor je leverancier of zijn product niet goed meer bij je passen, hoe tevreden je verder ook bent. Ook kan het zijn dat je leverancier zijn focus verlegt en dat jij als klant niet meer binnen dat profiel past. Er kunnen allerlei redenen zijn om de overeenkomst op te zeggen. Zorg daarom dat je goede exit-afspraken vastlegt als je de overeenkomst aangaat.

Exit-afspraken kun je vergelijken met trouwen op huwelijkse voorwaarden. Je legt vast wat ieder toekomt in het geval van een scheiding. Dat doe je vooraf om ellende en ruzie te voorkomen, mocht het ooit zover komen. In de exit-paragraaf van de overeenkomst zijn afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden van beide partijen. Je doet er verstandig aan om in ieder geval afspraken te maken over de de volgende zaken:

  • De data die je wilt meenemen
    Stel dat je naar een andere leverancier gaat voor je ledenadministratie of donateursbestand, dan wil je graag alle relevante data van (kunnen) meenemen. Maar wat is relevant? Van hoeveel jaar terug? Financiële gegevens moet je wettelijk gezien tot 7 jaar terug bewaren en soms heb je te maken met langere bewaartermijnen. Maar zijn aanmeldingen van bijeenkomsten uit het verleden die worden bijgehouden in het CRM ook van belang? Bedenk ook wat je wilt doen met bestanden, zoals Word-documenten, spreadsheets, foto's, video's, PDF's, etc.

  • De vorm van de data die je wilt meenemen
    Je hebt alleen wat aan data wanneer je het ook kunt 'lezen', ofwel wanneer je nieuwe leverancier de data kan inlezen in zijn systeem. Daarom wil je de data aangeleverd krijgen in een bekend formaat, het liefst een open standaard zoals XML zoals we eerder in dit artikel al bespraken. 

Een formaat dat veel wordt gebruikt, is bijvoorbeeld CSV: comma-separated values. Dit is voor grotere databases echter geen handig formaat. Je kunt ook een specifiek databaseformaat overeenkomen met je leverancier. Zo kun je afspreken dat de data als 'dump' wordt aangeleverd die ingelezen kan worden in data X versie Y. Een nieuwe leverancier kan zo'n 'dump' weer gebruiken om de import in zijn systeem voor te bereiden. Belangrijk bij een database dump is dat je oude leverancier documentatie toevoegt van de data die in database staat. Zo weet de nieuwe leverancier dat getal X, in tabel Y, het contributiebedrag is zonder dat hij dat eerst helemaal moet uitvogelen. Specificeer hoe je die data wilt ontvangen, via een fysieke informatiedrager zoals een geheugenkaart of via een downloadsite zoals WeTransfer.

  • Documentatie in het geval van maatwerk
    In het geval van maatwerk kan het handig zijn om documentatie op te vragen van het maatwerk zodat de nieuwe leverancier sneller (en dus goedkoper voor jou als klant) in staat is om dit maatwerk opnieuw te bouwen of het bestaande aan te passen, bijvoorbeeld in het geval van open source.

  • De kosten die de leverancier maximaal in rekening mag brengen
    De leverancier waarvan je afscheid neemt, maakt kosten voor het aanleveren van je data. Wie dat betaalt en hoeveel dat is, leg je ook vast in een exit-paragraaf. Het is ook mogelijk om kosten af te spreken per 'item'. Stel dat je jouw data wilt meenemen in een specifiek formaat, dus bijvoorbeeld een CSV met een vooraf gedefinieerde kolomindeling, dan kun je afspreken met je leverancier dat je per CSV-bestand € x,- betaalt.
  • De maximale doorlooptijd
    Zodra je te kennen geeft dat je je leverancier gaat verlaten, kan het zijn dat hij het minder belangrijk vindt om nog het vuur uit zijn sloffen te lopen voor je. Maak daarom afspraken over de termijn waarbinnen jouw data wordt overgedragen vanaf het moment dat je daar om vraagt. Deins er niet voor terug om hier een boetebeding aan te verbinden: zonder je data liggen immers heel veel van je primaire processen stil.

  • Een algemeen boetebeding
    Je kunt specifiek voor je data een boetebeding opnemen in de overeenkomst, maar je kunt dit natuurlijk ook breder trekken en op de hele exit-paragraaf van toepassing laten zijn. Dat is misschien kil en zakelijk, maar het hele idee van dit soort afspraken is dat je iets geregeld hebt als er vervelende of hinderlijke situaties ontstaan. Je organisatie zal dankbaar zijn dat dit soort afspraken zijn vastgelegd als het in zo’n situatie terecht komt. En je leverancier zal er waarschijnlijk niet van opkijken, want hij weet als het goed is hoe belangrijk de software en diensten die je bij hem afneemt voor jouw organisatie zijn.

  • De wijze waarop deze afspraken aangepast mogen worden
    Software verandert, net als het gebruik ervan. In de loop van de tijd kan het zijn dat je veel meer data opslaat in je ledenadministratie dan je bij aanvang van de overeenkomst dacht. Dan is het goed om de afspraken in de exit-paragraaf te kunnen aanpassen met wederzijdse goedkeuring. Maak afspraken met welke intervals de exit-paragraaf mag worden aangepast en hoe je tot wederzijdse overeenstemming van de nieuwe afspraken komt.

En de broncode dan?

Wanneer je overstapt van de ene naar de andere leverancier is het cruciaal om je data mee te nemen. Maar niet zelden krijgen leveranciers ook de vraag of klanten bij het afscheid ook de broncode van hun product mee kunnen krijgen. Bij open source-software is dat vaak geen probleem, maar bij closed source-software kan dat niet. Dat hoeft geen heikel punt te zijn, want de waarde van het bezitten van de broncode wordt overschat. Zeker als het gaat om complexere software, zoals CRM-software met online ledenadministratie voor verenigingen of donateursbeheer voor goede doelen. Zulke pakketten bestaan al snel uit miljoenen regels code. Zelfs al ben je een ervaren ontwikkelaar, dan nog zal het veel tijd kosten om de code te doorgronden, laat staan aanpassingen te doen en het pakket te onderhouden. Zonder ondersteuning van de leverancier - degene die het pakket heeft ontwikkeld - heeft de broncode voor de meeste organisaties weinig waarde.

Kortom: het ‘meenemen’ van de broncode als je overstapt is, zelfs bij complexe open source-software, niet nodig. 

Vendor-lock-in-flavor-5

Kleine versus grote leveranciers

Veel van de beschreven manieren om een vendor lock-in te beperken of te voorkomen zijn goed toepasbaar op kleinere, lokale leveranciers. Er is een groot verschil in de manier waarop je een overeenkomst opstelt met een internationale softwareontwikkelaar. Een grote ontwikkelaar zal bijvoorbeeld veel minder geneigd zijn om afspraken te maken over een exit-paragraaf. Er wordt veelal gewerkt met standaardcontracten die weinig ruimte laten voor eigen inbreng. Ook als het op verwerkersovereenkomsten aankomt, is er weinig bewegingsruimte. 

Dat hoeft allemaal geen probleem te zijn als je goed uit de voeten kunt met standaard software. Maar houd in gedachten dat deze leveranciers heel generiek ontwikkelen voor grote afzetmarkten en daardoor weinig aandacht hebben voor de specifieke behoeften van een vereniging of fondsenwervende organisatie.

De aller-aller-allerbelangrijkste tip

Ja! Je hebt het tot hier volgehouden met lezen en bent niet afgehaakt bij de wat technischer passages! Daar zijn we blij om en daarom hebben we onze allerbelangrijkste tip voor jou tot  het laatst bewaard. 

Ga het gesprek aan met je leverancier wanneer je ontevreden bent. Een vendor lock-in wordt pas een issue bij ontevredenheid over geld of kwaliteit van de geleverde producten en diensten. Geen enkele leverancier zal moedwillig ontevreden klanten cultiveren. Integendeel. Wel kan er sprake zijn van misverstanden en gebrek aan communicatie en dus verschillende verwachtingen. Een goede communicatie met je leverancier is niet alleen zijn verantwoordelijkheid, maar is voor minimaal de helft ook jouw verantwoordelijkheid. Door het gesprek met elkaar te voeren, weet je veel beter wat je van elkaar kunt verwachten. 

De allerbeste manier om nadelige gevolgen van een vendor lock-in te voorkomen is door in je zoektocht naar een leverancier niet alleen te kijken naar de functionaliteiten van de software, maar ook naar hoe de leverancier met zijn bestaande klanten omgaat. Uiteindelijk biedt een solide, transparante en prettige relatie de beste bodem voor succes. Zoek een leverancier die weet hoe jij als vereniging of goed doel werkt, welke uitdagingen je hebt en die in alle openheid met je meedenkt om tegen de beste prijs het beste product te bieden voor jóuw specifieke behoeften. 

Zo, dat was een hele zit. Schrik je niet terug voor stevige artikelen en wil je meer lezen?

👉 Abonneer je dan op onze nieuwsbrief of bezoek onze kennisbank

Andere interessante artikelen

Lees ook eens

Schrijf je in voor de nieuwsbrief