Sander Joziasse is manager operations bij Christ’s Hope Nederland en werkt samen met 9 andere medewerkers en vrijwilligers. De landen waar Christ’s Hope hulp biedt liggen voornamelijk ten zuiden van de Sahara, daar is de AIDS-problematiek het grootst. Christ’s Hope International werkt in Kenia, Tanzania, Uganda, Congo, Namibië, Zuid-Afrika en Swaziland. De Nederlandse organisatie werkt voornamelijk samen met Kenia en Tanzania.
Destijds was ik in de veronderstelling dat Procurios alleen maar websites ontwikkelde, maar dat was helemaal niet waar. Procurios doet veel meer dan alleen dat!
De link naar Procurios
Sander: “Rond 2013 heeft Procurios ons geholpen met het maken van een aantal websites voor diverse projecten die wij organiseerden. Hier zijn wij hen heel dankbaar voor. Destijds werkte een vrijwilliger voor ons als verpleegkundige in Kenia en zij kende Jos goed.” Eén van die projecten draaide om het doneren van voedselpakketten aan mensen die ziek zijn en geen inkomsten hebben. Via de website van dit project konden donateurs een voedselpakket ‘kopen’, de verpleegkundige kocht de producten in en deelde deze uit.
“En een hele tijd later,” vertelt Sander, “sprak ik Jos tijdens de Vakdag Fondsenwerving, hij vertelde dat Procurios speciaal voor fondsenwervende organisaties een platform ontwikkeld heeft. Destijds was ik in de veronderstelling dat Procurios alleen maar websites ontwikkelde, maar dat was helemaal niet waar. Procurios doet veel meer dan alleen dat.”
Van losse bestanden naar een geïntegreerd platform van Procurios
“Zo’n 1,5 jaar geleden besloten we dat het anders moest. We werkten destijds nog met excelbestanden en het was tijd om iets anders te kiezen.” Zij realiseerden zich dat ze een betere oplossing moesten vinden voor onder andere de administratie, contact met hun relaties en giftenadministratie
Tijdens de Vakdag Fondsenwerving kwam Christ’s Hope op de beursvloer in contact met verschillende leveranciers. Sander: “Vaak valt je oog eerst op een aantrekkelijke prijs. De pakketten zijn bij de aanschaf niet zo duur, maar voor het complete product en de handige extra’s leg je vaak geld bij. Uiteindelijk moet de prijs in combinatie met de samenstelling van het pakket vooral passen bij je organisatie. Dit was met Procurios /Fundraising het geval. We hebben daarna goede gesprekken met Martijn, Sales Consultant, gehad en op basis van de eerdere samenwerking met Procurios rondom die projecten met voedselpakketten en dergelijke, hebben we besloten om verder met Procurios in zee te gaan.”
De overstap naar /Fundraising
Christ’s Hope maakt gebruik van /Fundraising. Deze oplossing omvat onder andere de producten CMS (websitebeheer), Community, CRM, Donations en Mailings. Sander geeft aan dat de organisatie van vrijwel alle producten van het platform gebruik maakt. Wanneer je start met een dergelijk traject (de overstap van bijvoorbeeld losse bestanden naar een geïntegreerd alles-in-een-platform) is het moeilijk om een goed beeld te krijgen van wat je als organisatie allemaal echt nodig hebt. Samen met de implementatie consultant van team /Fundraising bij Procurios inventariseer je en kom je erachter wat belangrijk, nodig en handig is.
Ik ben heel blij met de software want wij zijn veel meer gesegmenteerd gaan communiceren naar bepaalde groepen.
Gesegmenteerde communicatie
“In het gebruik van het platform zijn we nog lerende, dat heeft tijd nodig. Maar ik ben heel blij met de software” geeft Sander aan. “Want wij zijn veel meer gesegmenteerd gaan communiceren naar bepaalde groepen. We hebben onlangs een fietsactie gehad waarin 16 fietsers in Limburg 150 km hebben gefietst. Zij hebben allemaal hun achterban gevraagd om hen te sponsoren. Dit hebben wij heel goed kunnen inrichten aan de achterkant van de website door 16 acties (het aantal fietsers) aan te maken. Zo kunnen wij heel overzichtelijk op het platform zien hoeveel geld per actie is opgehaald.
Maar wat ook zo mooi is; de mensen die geld hebben gedoneerd aan een actie, kunnen wij door middel van de koppeling met het CRM en Donations heel gemakkelijk weer mailen met bijvoorbeeld: ‘Morgen start de fietstocht, dank voor je donatie, etc.’. De communicatie is hiermee echt heel erg verbeterd.”
Voorheen deed Christ’s Hope deze communicatie vanuit losse bestanden en dus niet met gekoppelde systemen. Hierdoor moesten zij veel data handmatig overzetten van het ene naar het andere systeem. Nu ze gebruik maken van /Fundraising kunnen ze het contact ook monitoren, doordat je de geschiedenis van de contactmomenten kunt volgen. “Mensen met een bepaalde engagement haken sneller en makkelijker aan na een mailing wanneer ze al eens eerder hebben meegedaan aan een actie. Ook dit kunnen we met het nieuwe platform beter zien. We hebben hierdoor veel meer grip op de bewegingen van onze contacten.”
De samenwerking met Procurios
“Ik ben blij met de samenwerking tussen Procurios en ons.” vertelt Sander “Je moet elkaar leren kennen en de juiste weg vinden in hoe Procurios werkt en hoe wij zelf werken, maar dat ging erg goed. We kregen eerst een testversie om mee oefenen. Wanneer we iets niet goed begrepen, werden we goed geholpen door team /Fundraising. Het was soms even zoeken maar ik kon altijd terecht bij jullie.
Je moet wel wat verstand hebben van het systeem en dat hebben jullie ons goed uitgelegd. En het wordt steeds duidelijker. Het is een kwestie van uitproberen en oefenen.”
Het maakt je werk gemakkelijker om alles vanuit één platform te regelen. Nu denk ik: dit hadden we eerder moeten doen.
Zou jij Procurios aanraden bij anderen?
“Zeker! Dan denk ik aan organisaties gelijk aan de onze. Het maakt je werk gemakkelijker om alles vanuit 1 platform te regelen. Nu denk ik: dit hadden we eerder moeten doen, want het helpt ons zo in ons werk.”
