Rosalie Vaarten, fondsenwerver bij de stichting, vertelt over een echtpaar dat vorig jaar meevoer. De man was al behoorlijk verzwakt, maar hun wens werd werkelijkheid. Er stond een vaste zorgvrijwilliger voor hen klaar. Wanneer ze aanmeerden, kon de vrouw met twee vrijwilligers het stadje verkennen, terwijl haar man aan boord rustte. Ze genoten. Een paar weken na thuiskomst overleed de man.
"Wij ontvingen daarna de rouwkaart," vertelt Rosalie. "En daarop stond het verzoek aan iedereen die naar de uitvaart zou komen om een kleine bijdrage mee te nemen voor onze stichting, omdat zij ons zo dankbaar waren voor de fijne tijd die ze nog samen aan boord hadden kunnen beleven." De vrouw is inmiddels zelf vrijwilliger geworden bij het Vakantieschip, samen met haar schoonzus. "Dat vind ik altijd een heel bijzonder verhaal. Het geeft aan hoe waardevol is wat we voor onze gasten kunnen doen."
Wie is het Vakantieschip?
Het Vakantieschip is een stichting die al meer dan 50 jaar vaarvakanties organiseert voor mensen met een zorgvraag of beperking. Aan boord van de Prins Willem-Alexander, een volledig aangepast schip met toegankelijke en aangepaste voorzieningen, kunnen ook gasten die een hulpmiddel gebruiken, zoals een rolstoel of rollator, onbezorgd genieten van een week op het water. Per reis gaan er ongeveer 45 gasten mee, begeleid door minimaal 30 vrijwilligers: een zorgteam, een facilitair team en een nautische vrijwilliger. De zorg is dus altijd dichtbij.
Excel werkte niet meer
Toen de eigen reizen in 2021 opstartten, was alles nog overzichtelijk. Maar naarmate het aantal reizen groeide, van 1 naar 5, naar 10, naar 17, begon de manier van werken te knellen. "We hielden de gegevens van onze gasten en vrijwilligers bij in Excelbestanden," legt Rosalie uit. "Dat is helemaal niet handig wanneer iemand belt en je alle documenten moet doorzoeken om bij de juiste gegevens te komen. Of als er geen plek is om aantekeningen te maken die collega's ook kunnen inzien." "Op het gebied van donateurs hadden we bovendien nauwelijks inzicht," zegt Rosalie. "We wisten niet altijd wie er gedoneerd had, en konden daardoor ook niet adequaat opvolgen of bedanken. Terwijl dat bij donateurs juist zo belangrijk is." Het team wist dat ze een stap moesten zetten.
Stap voor stap met Procurios
Het Vakantieschip ging op onderzoek uit. Ze vergeleken meerdere CRM-systemen en gingen gesprekken aan met verschillende partijen. Uiteindelijk kozen ze voor Procurios. "We vonden het belangrijk dat het makkelijk in gebruik zou zijn voor onszelf," vertelt Rosalie. “We kozen er bewust voor zo dicht mogelijk bij de standaardinrichting te blijven. Stap voor stap hebben we het platform ingericht en samen getest. "Door collega's erbij te betrekken bleef het voor iedereen goed te begrijpen.” Dat bleek een slimme keuze. Omdat de stichting vanuit nul begon, zonder bestaand CRM om over te stappen, konden ze hun werkprocessen meteen aanpassen aan het systeem, in plaats van andersom. De implementatie verliep gefaseerd. “We begonnen met Meetings & Events, omdat het verwerken van aanmeldingen voor vakanties het grootste knelpunt was. Door dit als eerste uit te rollen, konden we het aanmeldformulier op de website direct koppelen aan het CRM, zodat alle registraties meteen op de juiste plek binnenkwamen.” Daarna volgde Donations om het donateursdeel goed in te richten. En nu werkt de stichting aan de volgende stap: een nieuwe website gebouwd in het Procurios CMS, eveneens volledig gekoppeld aan het CRM.
Van WordPress naar Procurios CMS
De vorige website van het Vakantieschip draade op WordPress. Maar onlangs maakte de stichting de overstap naar Sapphire, het websitetemplate voor het Procurios CMS waarmee organisaties zelf een professionele website kunnen bouwen en beheren. "We willen dat de nieuwe website ook een fondsenwervend platform wordt," legt Rosalie uit. "Zodat bezoekers die meer willen weten over wat we doen, ook meteen kunnen overgaan tot een donatie." De integratie met het CRM is daarin essentieel. Bezoekers die zich aanmelden voor een vakantie, vrijwilligers die zich opgeven, donateurs die iets geven: straks stroomt alles samen in één systeem. Dat maakt gerichte opvolging en dankbetuigingen een stuk makkelijker. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website en de bredere fondsenwervingsstrategie werkt het Vakantieschip samen met Deelstra & De Jong, een bureau gespecialiseerd in fondsenwerving voor maatschappelijke organisaties. Het contact met hen ontstond via Procurios. "Ze helpen ons nadenken over hoe we de website zo inrichten dat een bezoeker ook echt de stap naar een donatie durft te zetten," legt Rosalie uit. "Van de donatiepagina tot de bedankflow daarna."
Eerste wervingsactie in de maak
Het Vakantieschip staat aan het begin van zijn fondsenwervingsreis. Het particuliere donateursbestand is nog klein. De financiering komt vooralsnog grotendeels van fondsen, sponsoren en incidentele grote gevers. Maar daar gaat verandering in komen. De eerste echte wervingscampagne staat op de planning. En Rosalie pakt het persoonlijk aan: het liefst belt ze donateurs zelf op, om te bedanken en te horen wie ze eigenlijk zijn. "Dat zijn altijd heel leuke gesprekken," zegt ze. "Je hoort wat mensen beweegt om onze stichting te steunen. En dat sluit ook precies aan bij wat Deelstra & De Jong ons meegeeft: oprechte belangstelling tonen werkt. Mensen staan daar echt voor open." Naast persoonlijk contact werkt het team aan een speciale donateursnieuwsbrief die een paar keer per jaar verschijnt, zodat donateurs weten waar hun bijdrage naartoe gaat.
Groei vraagt om fundament
Het verhaal van het Vakantieschip is er een van groeien. Van één eigen reis naar zeventien. Van Excel naar CRM. Van een statische website naar een volledig gekoppeld fondsenwervend platform. Die groei vraagt om een stevig fundament. Met Procurios legt de stichting dat fundament, stap voor stap, net zoals ze ook hun gasten begeleiden: met zorg, met aandacht, en met oog voor wat er echt toe doet.
