Case: Verso

Dit bericht bevat cookies en je hebt aangegeven deze niet te accepteren. Pas je cookie-instellingen aan om dit bericht alsnog te kunnen lezen.

Opleidingen, vormingen en grote evenementen

Verso organiseert het hele jaar door opleidingen en vormingen voor organisaties in de social profit, zowel online als fysiek. Daarnaast organiseert Verso webinars en grote evenementen, zoals de bijeenkomst in Antwerpen waar deze video is opgenomen. Voor al die activiteiten verloopt de inschrijving via Meetings & Events. Deelnemers kunnen zich individueel aanmelden, maar namens hun organisatie ook een groepsinschrijving beheren: in één keer doorgeven wie van de collega's wil deelnemen en wie welke workshops volgt.

Sven Riské, eventmanager bij Verso: 'Door te werken met Procurios merken we wel dat er heel veel administratief werk van vroeger verminderd wordt. Omdat het allemaal op één en hetzelfde platform draait, kunnen we makkelijker deelnemerslijsten bekijken, kunnen we eenvoudig attesten uitreiken van deelnemers en kunnen we ook facturatie laten lopen via hetzelfde platform.'

Alles op één platform

Voor Procurios gebruikte Verso verschillende losse systemen voor inschrijvingen, deelnemerslijsten, attesten en facturatie. Dat zorgde voor veel handmatig werk en versnipperde informatie. Met het Procurios Platform brengt Verso die onderdelen nu samen. Meetings & Events regelt de inschrijvingen voor opleidingen, vormingen en evenementen, het CRM houdt alle relaties en organisaties bij, en Finance verzorgt de facturatie, allemaal vanuit dezelfde omgeving.

Documenten op tijd in orde dankzij Marketing Automation

Sommige programma's van Verso vragen om een specifieke opvolging van documenten die deelnemers moeten indienen. Vroeger betekende dat veel handmatig achterna bellen en mailen. Op het Procurios Platform kan dit nu via een upload- en downloadfunctie, gekoppeld aan Marketing Automation. Zo krijgt een deelnemer automatisch een vooraf bepaald aantal herinneringen om de juiste documenten op tijd aan te leveren, zonder dat iemand van Verso dat zelf moet bijhouden.

'Door Marketing Automation daarvoor in te zetten, is een opvolging gegarandeerd en krijgen deelnemers een aantal herinneringen toegestuurd om die opvolging te kunnen doen,' vertelt Sven. 'Er is een heel goede communicatie, er zijn reminders, er zijn informatiemails. Je wordt eigenlijk stap voor stap mee op de hoogte gehouden.'

'Door het gebruik van het platform hoeven we niet meer dagelijks te sukkelen met Excelsheets, omdat we alles vinden op één plek'

Geen Excel meer, meer tijd voor de kerntaak

Het grootste verschil merkt Verso in het dagelijkse werk. Waar vroeger Excelsheets nodig waren om alles bij te houden, staat nu alles op één plek. Sven: 'Door het gebruik van het platform hoeven we niet meer dagelijks te sukkelen met Excelsheets, omdat we alles vinden op één plek'. Dat scheelt vooral tijd, en die tijd komt terecht waar ze het meeste verschil maakt. 'De tijd die we dan winnen is fijn, omdat er eigenlijk maar een aantal mensen zich bezig hoeven te houden met het platform', aldus Sven. 'En alle andere collega's hebben dan de tijd om te werken met de organisaties en met onze deelnemers. En laat dat nu net de kerntaak zijn van Verso.'

Bezoek de website van Verso