In 6 stappen een IT-strategie voor je vereniging

Profielfoto van Jos Jelier

Jos Jelier 31 juli 2019 4 minuten lezen

Voor elke organisatie, en zeker ook voor verenigingen, is het belangrijk om na te denken over hoe je IT strategisch inzet. Strategie geeft richting aan je vereniging en focus aan haar medewerkers en leden. Een IT-strategie zorgt er weer voor dat je gericht investeert in de software waarmee je met je organisatie waarde wilt leveren. Het maakt duidelijk hoe je technologie binnen de vereniging inzet, voor welke doelen en voor welke waarde. Maar hoe ziet zo’n strategie er dan uit?

Een IT-strategie, voor wie eigenlijk?

In grotere verenigingen is een IT-strategie niet meer weg te denken én een belangrijke voorwaarde voor het succes van de hele organisatie.  De meeste verenigingen hebben echter niet eens een IT-afdeling en zijn afhankelijk van medewerkers die (soms tegen wil en dank) aanspreekpunt zijn. 

Laten we je in ieder geval alvast uit de droom helpen: er is geen vast format of definitie van een IT-strategie. Kleinere verenigingen kunnen met een veel eenvoudigere strategie uit de voeten, dan grotere, complexere organisaties. Maar hoe begin je als kleinere organisatie? Hoe ziet zo’n strategie eruit en hoeveel kennis heb je nodig? 

Volg het onderstaande stappenplan. Dan heb je straks in elk geval een basisplan op één A4, gedacht vanuit de waarden van je organisatie. Zie het als een leidraad die je helpt gericht te investeren en waarmee je miskopen tegengaat. Hiermee kun je een hoop frustratie en geldverspilling voorkomen. Waar je anders misschien ‘maar wat zou kopen omdat het goede reviews heeft’ heb je met dit plan duidelijker voor ogen wat de IT-behoeften zijn van jouw organisatie.

Stap 1: Bepaal de waardestrategie

Waardestrategie is belangrijk en zorgt ervoor dat je vooruit kunt kijken en goede beslissingen kunt maken voor de lange termijn. Het geeft focus waar je wel mee bezig moet zijn en waarmee niet. In de vorige blogs in deze HALO-reeks lieten we je al nadenken over welke waarde je als vereniging levert aan de hand van het model van Tracey en Wiersema. Onder welke strategie valt jouw organisatie? Dit is de eerste stap om uiteindelijk tot een IT-strategie te komen!

Stap 2: Bepaal het IT-waardemodel van jouw organisatie

Na de waardestrategie introduceerden in de vorige blog het IT-waardemodel van Procurios.  Hierin leer je hoe je de waardestrategie van jouw vereniging vertaalt naar de juiste inzet van IT. Dit is een duw in de juiste richting naar een IT-waardestrategie, waarmee je uiteindelijk heel concreet kunt worden. 

Stap 3: Vul de waarde-naar-tool-diagrammen in voor jouw organisatie

Het belangrijkste is dat je de vertaalslag kunt maken van de waarde die je als organisatie wilt leveren naar de techniek die daarvoor nodig is. Hiervoor hoef je geen programmeur te zijn, zoals duidelijk wordt aan de hand van de voorbeelden in het onderstaande ‘waarde-naar-tool-diagram’. In deze blog houden we dit nog vrij ‘basic’, maar in de volgende blog van deze reeks gaan we hier dieper op in door je te introduceren in de wereld van ‘eventstorming’.

Diagram Procurios IT-strategie verenigingen

Stap 4: Zoek de zwakke plekken

In een volgende stap kun je samen met collega’s bepalen waar de bottlenecks zitten in het leveren van waarde. Zo kan het plaatsen van een artikel op de website voor veel frustratie zorgen. Zoek zwakke plekken op; oude tools die niet meer ondersteund worden, die veel bugs bevatten, eigenlijk te duur zijn voor de waarde die ze leveren, etc, etc.

Stap 5: Bepaal wat je wilt aanpassen 

Bepaal wat je de komende jaren wilt aanpassen, verbeteren of wilt laten voor wat het is. Doe dit structureel, bijvoorbeeld jaarlijks of per kwartaal. Wat heeft bijvoorbeeld prioriteit, eerst je administratiesysteem op orde zien te krijgen of wil je juist investeren in engagement met je leden door je mailingsysteem te verbeteren?

Stap 6: Bepaal de kennis die nodig is.

Loop per diagram na wat de kennis is die nodig is voor de uitvoering. Is die momenteel voldoende of ga je hier als organisatie mee aan de slag? Ga je voor bijscholing of huur je iemand in voor hulp en wat is dan het budget?

Voila, de basis van jouw IT-strategie is gelegd!

Moet elke organisatie een IT-strategie hebben? Nee, maar je moet er wel over nadenken zodat je niet voor verrassingen komt te staan of onnodig geld uitgeeft.

Andere zaken om over na te denken bij het uitstippelen van een IT-strategie zijn:

  • wat is je jaarlijkse budget?
  • hoe kun jij tools hiervoor inzetten? Boomstructuur uitwerken?
  • welke kennis heb je in huis?
  • welke leveranciers heb je om je heen?
  • welke diensten koop je in?
  • welke kennis is relevant, koop je die in of verwerf je die zelf?
  • OS of niet?
  • geïntegreerd of best of breed?

Begin klein, concreet en tastbaar met het opstellen van een eerste IT-strategie. Redeneer altijd vanuit de waarden en ambities van jouw organisatie. Bedenk wat jouw context is met de kansen, maar ook met de beperkingen die er liggen. 

Super als je deze stappen doorlopen hebt, heel veel organisaties denken hier te weinig over na. We zijn heel benieuwd hoe je het bepalen van jouw IT-strategie hebt ervaren en hopen dat je antwoord wilt geven op de onderstaande vragen!

Vul onderstaande vragen in!

Lees meer over

Andere interessante artikelen

Vragen blog In 6 stappen een IT-strategie voor je vereniging
We gebruiken je mailadres alleen om tzt de onderzoeksresultaten als eerste met jou te delen.

Schrijf je in op de nieuwsbrief

Lees ook eens