MS Vereniging Nederland

"De datamigratie zorgde voor een frisse blik en goed inzicht in onze organisatie."

1

Van meerdere applicaties naar één systeem

Eén systeem voor alle medewerkers en vrijwilligers om meerdere taken uit te voeren, bijvoorbeeld het verzenden van nieuwsbrieven.

2

Alle data overzichtelijk op één relatiekaart

Jaren aan verzamelde data in verschillende systemen overgezet naar één uniforme relatiekaart.

3

Opgeschoonde data voor beter inzicht

De MS Vereniging haalde met Procurios de bezem door haar data met als resultaat beter inzicht en overzicht.

Nederlandse belangenvereniging voor mensen met multiple sclerose

MS Vereniging Nederland is de enige Nederlandse belangenvereniging voor mensen met multiple sclerose (MS) en hun naasten. De vereniging heeft drie kerntaken: belangenbehartiging, lotgenotencontact en informatievoorziening. Met vijf bureaumedewerkers en een bestuur bedient de vereniging zo’n 8000 aangesloten leden. De landelijke organisatie is opgedeeld in 19 regio’s die onder leiding van vrijwilligers dicht bij de leden staan. Met onder meer bijeenkomsten, een kwartaalblad, maar ook een telefoondienst, websites, coaches, voorlichters en twee adviesorganen (medisch en ervaringsdeskundig) biedt MS Vereniging Nederland haar leden informatie, kennis en contact.

Om de belangen van de leden te behartigen, hen van de juiste informatie te voorzien en te zorgen dat ze elkaar eenvoudig kunnen vinden, is het belangrijk om data te verzamelen over de leden. MS Vereniging Nederland gebruikte daarvoor een systeem dat jaren geleden was aangeschaft, vertelt Annette Veltman, vrijwilligerscoördinator bij MS Vereniging Nederland. “Zo’n systeem wordt in de loop der tijd gevuld, her en der komt er een veldje bij, een keer een linkje en dan weer een vinkje en voor je het weet raakt zo’n systeem vervuild.”

Zo was bijvoorbeeld het maken van een selectie niet eenduidig. “Ik kon op drie manieren een selectie filteren, maar met dezelfde voorwaarden kwamen er dan drie verschillende lijsten uit”, zegt Veltman. “We gingen op zoek naar een systeem waarbij we per relatie één kaart hebben met alle relevante gegevens en van waaruit acties kunnen worden gedaan, zoals bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven en op een specifiek thema gebaseerde mailingen. Bovendien wilden we een systeem dat geïntegreerd was, zodat we niet met meerdere applicaties hoefden te werken om bijvoorbeeld een nieuwsbrief te kunnen versturen.”

Schone data voor effectiever ledenbeheer

"Door het opschonen van de data kunnen nu eenvoudiger doelgroepen worden geselecteerd waar de vereniging actie op wil ondernemen."

  • Nieuwe manier van werken zorgt voor nieuwe kansen
  • Acties ondernemen vanaf de relatiekaart

Elkaars taal spreken

Om haar licht op te steken, ging Veltman praten met de Parkinsonvereniging. “Zij gebruikten toen net een jaar een nieuw systeem waar ze heel enthousiast over waren. Dat was Procurios.” Ook een ander systeem werd door het team van bureaumedewerkers bekeken, maar hoewel dat goedkoper was, bleek dat een standaardpakket. “We hebben helemaal geen bijzonder afwijkende ledenadministratie, maar werken wel op een specifieke manier met onze vrijwilligers en we hebben een eigen stijl.” Wanneer er bij de goedkopere oplossing maatwerk gemaakt zou moeten worden, was het de vraag of dat mogelijk was en wat dat zou kosten. De stijl van MS Vereniging Nederland paste wél bij Procurios, vandaar dat de vereniging die zo’n 8000 leden en 300 vrijwilligers kent, voor dat platform koos.

Na een demo van het platform en de financiële afstemming, werd intern gekeken wie het project zou gaan uitvoeren binnen de vereniging. “De coronapandemie was net uitgebroken en dat had best vergaande gevolgen voor onze vrijwilligers, waardoor een deel van mijn werk stil kwam te liggen. Vandaar dat ik het, samen met de secretaresse die de ledenadministratie voert, heb opgepakt”, vertelt Veltman. Hoewel het team van tevoren goed had uitgedacht aan welke eisen het pakket moest voldoen en hoe het ingericht zou moeten worden, bleek de implementatie op bepaalde momenten wat hobbelig. “We zaten met een techneut aan tafel en bleken elkaars taal niet te spreken”, glimlacht Veltman. “We hebben elkaar echt moeten léren begrijpen en dat heeft eventjes geduurd. Niet alleen ontbrak aan onze kant de technische kennis, het is ook niet eenvoudig om je eigen processen zomaar uit te leggen zonder aannames of veronderstelde voorkennis. Daardoor praatten we wel eens langs elkaar heen. Maar uiteindelijk kwamen we daar prima uit en heb ik het contact met de consultant van Procurios als heel goed ervaren.”

Opschonen van data

Een andere uitdaging, die een blessing in disguise bleek, was het overzetten van jaren aan verzamelde data in verschillende systemen, naar één uniforme relatiekaart. “Dat was een enorme klus”, vertelt Veltman. “Maar het was ook wel erg leuk om alle data door te nemen en doelgroepen te benoemen. Soms vroegen we ons af waarom we bepaalde informatie in hemelsnaam bijhielden. Maar we kwamen ook zaken tegen waarbij we ons realiseerden dat we die in de huidige tijd, met de AVG, wellicht niet eens meer mogen vragen. Deze frisse blik op onze data en informatie gaf ons goed inzicht in de organisatie.” Het zorgt er ook voor dat MS Vereniging Nederland op een nieuwe manier naar bestaande processen kijkt. Hoewel de vereniging nog maar een half jaar met Procurios werkt, heeft ze al wel stappen gezet. Als voorbeeld geeft Veltman dat onder meer door het opschonen van de data nu eenvoudiger doelgroepen kunnen worden geselecteerd waar de vereniging actie op wil ondernemen. “We zijn natuurlijk maar met een relatief klein team en we leren nog iedere dag nieuwe dingen in het systeem, maar we zien wel dat onze nieuwe manier van werken andere en nieuwe kansen biedt.”

Het leren werken met het systeem nam enige tijd in beslag en nog steeds moeten zaken worden uitgezocht. Procurios werkt met een online helpcenter met allerlei artikelen en how-to’s waarin je eerst zelf naar antwoorden kunt zoeken, maar voor de vrijwilligers werd ook een training georganiseerd. “We moesten zelf eerst leren hoe bijvoorbeeld het maken van relatielijsten ging, hoe de velden nu heten, hoe je precies moet selecteren. Vanuit de regio hebben twee vrijwilligers toegang gekregen tot het Procurios Platform. Zij kunnen alleen bij de gegevens van de leden in hun eigen regio en dan ook alleen maar bij de voor hen relevante informatie. Op die manier kunnen ze leden snel en eenvoudig bereiken, voor bijvoorbeeld uitnodigingen of een kerstkaart. Er komen nog steeds wel wat vragen uit de regio’s over hoe ze bepaalde zaken moeten doen, maar we worden steeds handiger in het opzoeken van het antwoord. Een groot voordeel van dit nieuwe systeem is dat wanneer een vrijwilliger ergens tegenaan loopt, ik gewoon kan inloggen en precies kan zien waar het probleem ligt. Dat kon niet in het vorige systeem.”

Ruimte en regie voor vrijwilligers

“Uiteindelijk wil ik alles doen om het voor de vrijwilligers in de regio zo eenvoudig mogelijk te maken om de leden te bedienen. Dit systeem maakt dat mogelijk.”

  • Themagericht werken
  • Regionale nieuwsbrieven

Blije vrijwilligers

Dat maakt haar werk als vrijwilligerscoördinator makkelijker, maar ook leuker. “Uiteindelijk wil ik alles doen om het voor de vrijwilligers in de regio zo eenvoudig mogelijk te maken om de leden te bedienen. Dit systeem maakt dat mogelijk.” Bovendien geeft het systeem vrijwilligers ook weer regie. “Sommige mensen zijn vanwege hun ziekte uitgevallen in het arbeidsproces. Maar hun vrijwilligersfunctie geeft ze nu weer een taak, en daar krijgen ze dan ook nog een training voor. Ik merk dat mensen dat waarderen. Doordat we nu met Procurios werken, valt een deel van de druk weg. Stel dat iemand onverwacht uitvalt, en dat is niet ongewoon bij MS, dan hoeft een vrijwilliger zich niet druk te maken dat de helft van bijvoorbeeld een nieuwsbrief op zijn of haar eigen computer staat. Alles staat centraal, iedereen kan erbij en we kunnen zaken dus eenvoudig overnemen. Dat geeft enorm veel rust.”

Doordat alle informatie nu in één systeem zit, kan het team eenvoudig specifieke doelgroepen filteren. “Dat biedt veel mogelijkheden voor de toekomst”, zegt Veltman. “Het wordt nu mogelijk om bijvoorbeeld themagericht te gaan werken, bijvoorbeeld door informatie te bundelen over ‘MS en werk’ of ‘MS en zwangerschap’. Dat kon in het vorige systeem echt niet. Bovendien hebben we met het Procurios Platform beter zicht op de geldstromen door de koppeling met onze facturatie. Al met al is onze ledenadministratie een stuk zuiverder geworden.” Een ander voordeel vindt Veltman dat Procurios in overleg wensen van de vereniging kan toevoegen aan het platform. “Dat zorgt ervoor dat je ook mee kunt liften op generieke ontwikkelingen voor andere organisaties en verenigingen, want uiteindelijk komen die zaken beschikbaar voor alle klanten. Dat vind ik ook prettig aan Procurios, het systeem is veel meer in ontwikkeling dan ons vorige systeem.”

Uitdagingen

Hoewel Veltman rekening hield met wat hobbels in het traject, viel het haar uiteindelijk enorm mee. “We zijn er vooral heel trots op dat het nieuwe systeem er staat en dat we alle data opgeschoond hebben. Dat het overzetten van de data relatief eenvoudig verliep, komt ook doordat we er van tevoren met het team heel goed over hebben nagedacht. Dat heeft zeker bijgedragen aan het succes van de implementatie.”

Gevraagd naar verbeterpunten zegt ze: “Ik vond het af en toe lastig om in te kunnen schatten waar we nou precies stonden in het implementatietraject, daarover had ik graag iets meer informatie vanuit Procurios gehad. We zijn geen vereniging die zwemt in het geld, dus af en toe was het wel even spannend, omdat we niet wisten hoeveel uren we nog beschikbaar hadden of dat we risico liepen om uit het budget te lopen. Dat maakte soms wat onzeker.”

Op dit moment werkt MS Vereniging Nederland samen met Procurios aan de implementatie van een module waarmee het voor vrijwilligers mogelijk wordt om regionale nieuwsbrieven te sturen vanuit het systeem. “Daar kijken we enorm naar uit. Regionale nieuwsbrieven zijn natuurlijk heel relevant voor onze leden, maar tot dusver worden die in willekeurige programma’s gemaakt, met willekeurige kleuren en willekeurig beeld. Wanneer we straks vanuit Procurios de regionieuwsbrieven kunnen versturen, staat alles in de huisstijl en communiceren we veel uniformer.”

Veltman zou andere verenigingen ook het platform van Procurios adviseren, net zoals de Parkinsonvereniging dat bij haar deed. “Maar dan zou ik wel als tip meegeven dat je per deelgebied experts aan tafel zet. In ons geval heb ik alle gesprekken gevoerd, maar bij het inrichten van de financiële module was het handiger geweest wanneer onze financiële man aan tafel had gezeten.” Ze benadrukt ook het belang om vooraf over iedere beslissing heel goed na te denken. “Sommige besluiten aan de voorkant van het proces kunnen vergaande gevolgen hebben aan de achterkant. Probeer zo goed en duidelijk mogelijk uit te leggen waarom je iets wilt, wat je ermee bedoelt en wat het moet kunnen doen.”

Klantverhalen: Dit vinden onze klanten van het Procurios platform

Ulrich Leutbecher bij Oiko Credit

De kracht van Procurios is de flexibiliteit van het platform door de producten en add-ons. Hierdoor is het makkelijk uit te breiden en aan te passen aan je wensen. Verder is het fijn dat Procurios Scrum en Agile werkt.

Profielfoto van Ulrich Leutbecher
Ulrich Leutbecher Global Web Support coördinator (voormalig) bij Oiko Credit

Stephan Loerke bij World Federation of Advertisers

Veel organisaties denken dat ze uniek zijn en dat pasklare software zoals het Procurios platform hen zal beperken, maar het is net het tegenovergestelde!

Profielfoto van Stephan Loerke
Stephan Loerke CEO bij World Federation of Advertisers

Dirk De Man bij ZORG.tech

Procurios ontwikkelde voor ons een geheel nieuwe catchy website die door zowel medewerkers als onze leden zeer gesmaakt wordt

Profielfoto van Dirk De Man
Dirk De Man Secretaris bij ZORG.tech