Nederlandse Vereniging voor Rechtspraak

"Met het Procurios Platform kunnen we onze contributie en alles daaromheen heel goed beheren. Veel beter dan we ooit konden."

1

Overstap van kluwen software naar één platform

De NVvR stapte over van onoverzichtelijke losse software naar het Procurios Platform

2

Meer inzicht en 100% grip op contributies

De NVvR heeft meer inzicht in ledenbehoeften en de administratie van contributies fors vereenvoudigd.

Vakvereniging voor rechters en officieren van justitie

De NVvR is de vakvereniging van officieren van justitie en rechters en vertegenwoordigt hun belangen in het publieke en politieke debat. Dat doet de vereniging onder meer door de kwaliteit en toegankelijkheid van de rechtspraak te bewaken. Nederland telt ongeveer 2400 rechters en 800 officieren van justitie. Zo’n 70 procent van hen is lid van de vakbond en beroepsvereniging NVvR. Rechters en officieren van justitie hebben een zeer verantwoordelijke rol in ons land. Jaarlijks behandelen zij zo’n 1,7 miljoen rechtszaken en zij zorgen er mede voor dat we op een veilige manier samen kunnen leven in Nederland. 

De beroepsvereniging NVvR focust zich voornamelijk op het behoud van haar ledenbestand en het laten zien van haar waarde via leden. Daarom heeft de vereniging onlangs een heroriëntatie gedaan, om zo relevant te kunnen blijven voor haar leden. Directeur Geert van Rhee: “Een aantal jaren geleden was de heersende mening dat verenigingen geen lang leven meer beschoren waren. De rouwkaarten van het verenigingsleven in Nederland waren als het ware al geschreven. Ik heb daar nooit in geloofd. Ja, wanneer je als vereniging niet meebeweegt met de veranderingen in behoeften van je leden, dan wordt je minder relevant en loop je de kans overbodig te worden. Daar zijn we ons bij de NVvR heel erg van bewust.” De beroepsvereniging realiseerde zich dat de vragen van leden en thematiek veranderd zijn de afgelopen jaren en speelt daarop in. 

Thematiek

Waar het vroeger vanzelfsprekend was dat je lid was en bijdroeg aan een beroepsvereniging, verandert de verwachting en behoefte van leden. “We zien dat mensen steeds minder geneigd zijn om structureel werk voor de vereniging te doen. Maar wanneer je meer campagne-gericht werkt, krijg je nog wel veel mensen op de been. Wanneer je de juiste vragen stelt, zie je dat mensen die het vaak enorm druk hebben, wel tijd willen maken, omdat het om onderwerpen gaat die hen raken, waar ze zich mee bezig houden. Op die manier willen we onze beroepsvereniging gaan inrichten, meer rondom thematiek, daar liggen veel mogelijkheden”, zegt Van Rhee.

“Een vereniging wordt meer ‘powered by’ leden, dan dat er sprake is van een standaard ‘life time membership’.” De heroriëntatie draagt bij aan die strategie om waarde te blijven bieden aan leden. “Veel onderwerpen waar we ons mee bezighielden, zijn inmiddels voldoende bekend bij onze doelgroep. Dat betekent dat we ons moeten oriënteren op nieuwe onderwerpen en thema’s. Daar zijn we nu naar aan het kijken. Wat zijn interessante nieuwe onderwerpen, wat kunnen we daarin aan kennis opbouwen en hoe kunnen we onze leden daaraan koppelen.”

Minder complexiteit, een betere band met leden

“We hebben veel meer inzicht in wat leden doen en willen. We zien eenvoudiger wie de actieve leden zijn en kunnen daardoor anderen actiever proberen te betrekken. Die activatie is een van onze communicatiedoelstellingen en daar helpt dit systeem ons bij.”

  • Inzicht in wat leden willen en doen
  • Eenvoudig leden activeren
  • Geen gedoe
Vrouw in toga

Complex maatwerk

Om mee te kunnen veranderen met de behoeftes van leden, is het noodzakelijk om te weten wie die leden zijn en wat hen beweegt. Toen Van Rhee in 2006 bij de NVvR startte, werd er gewerkt met Excellijsten en een softwareprogramma “dat ook bij de plaatselijke tennisvereniging werd gebruikt”. Stelselmatig zocht de NVvR naar een manier om meer grip op haar ledenadministratie te krijgen. Van Rhee was daar nauw bij betrokken in verschillende rollen. “We hebben vooral gezocht naar vereenvoudiging van met name de financiële structuren, omdat dit een complexe component is binnen onze vereniging. We hebben een tijd met verschillende maatwerkoplossingen gewerkt waarbij allerlei ingewikkelde constructies en toestanden kwamen kijken. Destijds hadden we een bestuur dat niet zo goed kon kiezen wat ze wel en niet wilden doen en dus alles maar deden. Wat resulteerde in tig manieren om contributie te innen bijvoorbeeld. Uiteindelijk was er zo’n kluwen aan software ontstaan dat je eigenlijk niet meer wist wat je kon verwachten wanneer je op een bepaalde knop drukte.” 

Veiligheid cruciaal

Ingegeven door enerzijds bezuinigingen en anderzijds het groeiende besef van het belang van online veiligheid, ging NVvR op zoek naar een alternatief. De vereniging wilde het liefst terug naar één softwarepakket dat eenvoud biedt en goed beveiligd is. "Rechters en officieren van justitie werken in zo’n gevoelige en vertrouwelijke omgeving dat hun eigen, persoonlijke veiligheid nooit door ons toedoen in het gedrang zou mogen kunnen komen.

NVvR plaquette

Verbeterde financiële afhandeling

Van Rhee zit ook in het bestuur van De Nederlandse Associatie, de vereniging van Nederlandse verenigingen, waarvan Procurios ook partner is. “Daardoor kende ik al wat leveranciers en oplossingen, maar pas na een presentatie van Procurios op een bijeenkomst, kwamen we concreet met hen in gesprek.” De NVvR is onder de indruk van het financiële systeem in het Procurios Platform. “Hiermee kunnen we onze contributie en alles daaromheen heel goed beheren. Veel beter dan we ooit konden. Dat resulteerde erin dat we nu 100 procent van onze contributie kunnen innen. Sterker nog: we hebben zelfs wat meer binnen gekregen, omdat we nu konden zien dat er nog wat achterstallige betalingen waren”, zegt Van Rhee. Er zijn nieuwe mogelijkheden gekomen, zoals iDeal-betalingen, maar wat belangrijker is, is dat er inzicht is. “Ik kan er nu voor instaan dat we echt alles hebben gedaan wat we moeten doen, voordat we een tweede herinnering sturen of bellen dat er nog niet betaald is. Voorheen kon ik dat niet, want er waren zoveel systemen, opties en mogelijke foutjes die erin konden sluipen dat ik er niet voor kon instaan dat de informatie die ik had over een betaling ook daadwerkelijk correct was.” Bovendien heeft de NVvR de contributiestructuur vereenvoudigd, automatische incasso ingevoerd en veel complexe kortingen versimpeld, zodat het nu beter hanteerbaar is.

Persoonlijke benadering

Daarnaast biedt het Procurios Platform meer voordelen. “We hebben veel meer inzicht in wat leden doen en willen. We zien eenvoudiger wie de actieve leden zijn en kunnen daardoor anderen actiever proberen te betrekken. Die activatie is een van onze communicatiedoelstellingen en daar helpt dit systeem ons bij.” Bovendien maakt het persoonlijker contact mogelijk, iets dat heel belangrijk is voor Van Rhee en de NVvR. Van de 2400 rechters en 800 officieren van justitie in Nederland is zo’n 70 procent lid van de vereniging. “Dat betekent dat we niet zo’n heel erg grote club zijn en dat je je leden allemaal zou kunnen bellen. Dat je persoonlijk contact kunt maken. Dat is wat ik belangrijk vindt. Wanneer een van onze leden belt, wil ik meteen weten met wie ik van doen heb. Dat vergroot het clubgevoel. Zo spreken we onze leden ook nooit aan met ‘geachte heer of mevrouw’, maar altijd persoonlijk.” 

Echte betrokkenheid

"Wanneer een relatie transactioneel wordt of voelt, is het geen club meer. Een emotionele benadering is echt onmisbaar om als vereniging waarde te bieden aan je leden."

Paleis van Justitie Amsterdam

Clubgevoel

Hoewel nog niet alles helemaal werkt zoals de NVvR graag zou zien, helpt het Procurios Platform de vereniging wel om die persoonlijke benadering waar te maken, doordat het alle informatie van en over een lid centraal beschikbaar maakt. “Wanneer iemand belt, zie ik direct wie het is en waar diegene zich mee bezig houdt, in plaats van dat ik overal plukjes informatie uit systemen moet halen”, zegt Van Rhee. De reden waarom de NVvR deze persoonlijke benadering zo belangrijk vindt is door de aard van het beroep van hun leden. “Rechters en officieren van justitie zijn eenlingen, vaak in organisaties waar ze weliswaar met veel collega’s werken, maar ze dragen een grote individuele verantwoordelijkheid en dat kan soms eenzaam voelen”, legt de NVvR-directeur uit. “Dan is het fijn dat er een club is waar men weet wie je bent en wat jou bezighoudt. Het is belangrijk dat wij als vereniging kunnen inspelen op waar zij mee bezig zijn. Dat we van ieder afzonderlijk lid weten welke behoeften er zijn en met welke thema’s hij dealt.”

Vernieuwing

De toegevoegde waarde van de vereniging ligt volgens Van Rhee in de emotionele verbinding met haar leden. “Functioneel kunnen zij overal terecht en wanneer een relatie transactioneel wordt of voelt, is het geen club meer. Een emotionele benadering is echt onmisbaar om als vereniging waarde te bieden aan je leden.” De NVvR gaat gestaag verder met vernieuwingen om aan de wensen en behoeften van leden tegemoet te komen. Eerst is de website aan de beurt en op termijn hoopt Van Rhee met Procurios ook verder te denken over nieuwe stappen die passen bij de persoonlijke benadering waar de NvVR zo veel energie in steekt.

Klantverhalen: Dit vinden onze klanten van het Procurios platform

Karin Burghouwt bij Koninklijke VEMW

Door zo intensief samen te werken met het team van Procurios kregen we veel inzicht in hoe te beginnen, waar de kostbare tijd in te investeren en te ontdekken wat echt nodig is en wat niet

Profielfoto van Karin Burghouwt
Karin Burghouwt Secretaris verenigingszaken bij Koninklijke VEMW

Chris van Eck bij Recron

Er waren drie doorslaggevende punten voor het kiezen van Procurios. Ten eerste de mogelijkheid om zelf aanpassingen te doen, ten tweede de grote hoeveelheid producten en add-ons die het platform heeft en als laatste de goede sfeer die heerst bij Procurios op kantoor

Profielfoto van Chris van Eck
Chris van Eck facilitair manager bij Recron