Davidsfonds

Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft

Vincent Stoops adjunct-directeur bij Davidsfonds

Juni 2024: ‘We moesten een enorme inhaalslag maken om in de 21e eeuw aan te komen’

Davidsfonds stond voor een dubbele uitdaging: het digitaliseren van hun verouderde systemen en het herzien van hun lidmaatschapsmodel. Procurios bood de oplossing waarmee ze deze uitdagingen konden aangaan en zichzelf klaarstoomden voor de toekomst.

1

Uitdaging

Verouderde systemen en administratie die nog grotendeels handmatig plaatsvond.

2

Oplossing

Digitalisering CRM-systeem en vernieuwen website met behulp van Procurios.

3

Voordelen

Modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat Davidsfonds in staat stelt zich volledig te richten op haar kerntaken.

Davidsfonds, founded in 1875, is a Flemish cultural organization dedicated to promoting Flemish culture and identity. With about 300 local chapters and thousands of members, it organizes more than 160 activities annually, such as lectures, concerts, and other cultural events.

A few years ago, the organization faced a significant challenge: the digital age had overtaken them. Their systems were outdated, and administration was largely manual. It was time for a large-scale transformation. Vincent Stoops, Deputy Director of Davidsfonds, said, “Our organization had not evolved much digitally. We were still using an AS400 system, which is actually a very old system.”

Digital transformation

In addition to the need to digitize, Davidsfonds also faced a significant change in their membership model. “Previously, members bought €40 worth of books and were automatically members. This brought tax and administrative risks,” Stoops explains. “We wanted to switch to a fixed membership with a clear contribution, which meant a significant administrative change. Reducing the administrative burden for our local chapters was also an important goal.”

“Procurios has both the technical knowledge and business insight to understand what our organization needs” -  Vincent Stoops, Deputy Director of Davidsfonds.

Davidsfonds sought a solution that could not only transform them digitally but also support their new membership model. A board member recommended Procurios. Stoops said, “Procurios has a lot of experience with non-profit and membership organizations. Their understanding of our structure and needs was a decisive factor.”

Implementation challenges

Implementing the new system was a significant challenge, especially given the tight deadline. “Our membership recruitment starts in September. We started with Procurios in February, and the system had to be operational by July,” Stoops said. Thanks to the close cooperation and flexibility of the Procurios team, the project was completed within the set timeframe. “The great advantage of Procurios is that they really think along with us. They have both the technical knowledge and business insight to quickly understand what we need,” Stoops praised.

Nieuwe website

Nauwe samenwerking met Procurios zorgde ervoor dat de nieuwe website van Davidsfonds binnen de gestelde strakke deadline live was. 

  • Online donaties
  • Ledenomgeving
  • Integratie met CRM, Finance en Mailings
Schermafbeelding van de website van Davidsfonds

One critical aspect was involving all chapters in the change. “Our membership renewals were previously always managed by local chapters. We had to ensure they retained their say while centralizing the administration,” Stoops explained. This process required a lot of empathy and collaboration. “We had to bring everyone along and convince them of the benefits. The fear of change was initially great, especially since we are an organization that had evolved little digitally in the last ten to twenty years.” However, the chapters saw the benefits the Procurios platform could bring, and Davidsfonds now has a system that is both centrally efficient and locally responsive.

“The Procurios platform is intuitive, allowing us to get started quickly” -  Vincent Stoops, Deputy Director of Davidsfonds.

Another challenge was managing the data and linking different systems. “We wanted to link historical data and ensure all information was accurate. There is nothing worse than incorrect data in a direct mailing. This brought a lot of complexity, but thanks to the flexible attitude of the Procurios team, we found good solutions,” Stoops said.

Catching-up 

The result is a modern, efficient, and user-friendly system that enables Davidsfonds to fully focus on their core tasks. “We have a system that allows us to automate administrative processes and manage them in real-time. This gives us the ability to quickly respond to the needs of our members and support them better,” Stoops said.

  • 1875 al bijna 150 jaar actief
  • ± 300 lokale afdelingen
  • > 160 jaarlijkse activiteiten

The new platform has yielded many benefits for Davidsfonds. “All registrations for activities are now digital, with online payments. Previously, this was done manually via email and phone. We had to make a huge leap, but now we have finally arrived in the 21st century,” Stoops said proudly. The administration around memberships has also significantly improved. “Previously, chapters reported their members on lists and had to manually transfer the funds. Now, this is all done digitally and in real-time.”

The second phase of the implementation, which Davidsfonds is currently in the midst of, focuses on local activities and payment modules. “We want members to be able to register and pay digitally for local activities as well. This gives us even greater visibility and accessibility as an organization, attracting new members and serving existing ones better, making the process easier for everyone,” Stoops said.

Ready for the future

The collaboration with Procurios is still going smoothly. “We have monthly consultations and continue to add new features and optimize,” Stoops said. One of the expansions they want to implement soon is the new invoicing module for memberships. Additionally, they are working on revamping their webshop to further improve the user experience.

“The flexible and thoughtful approach of Procurios is invaluable to us”
-  Vincent Stoops, Deputy Director of Davidsfonds.

Thanks to the collaboration with Procurios, Davidsfonds has not only caught up digitally but is also stronger than ever and ready for the future. “We can now fully focus on our core mission: organizing cultural activities and supporting our chapters and members. The administrative burden has been significantly reduced, giving us more time for what really matters,” Stoops concluded happily.

Strong foundation for growth

Procurios remains closely involved with Davidsfonds even after implementation. “We still have regular consultations and continue to implement new features and improvements. Their flexible and thoughtful approach is invaluable to us,” Stoops said. He also praised the user-friendliness of the platform: “It is quite intuitive to get started with. We can make many adjustments ourselves and have a plugin that brings us directly to the backend, which is very convenient for our staff.”

Stoops looks to the future with confidence: “Thanks to Procurios, we have laid a strong foundation for further growth and development. We are ready for the 21st century and can fully focus on our mission: promoting Flemish culture and identity. The administrative burden has decreased, giving us more time and resources to concentrate on what really matters.

bram.jpg

Nieuwsgierig geworden? Ik help je graag ontdekken of Procurios bij kan dragen aan de ontwikkeling van jouw organisatie.

Bram Van Roy - Business Developer open dialog open dialog LinkedIn

Klantverhalen: Dit vinden onze klanten van het Procurios platform

Marjan Sewradj bij KNCV

We hebben een ingewikkelde ledenadministratie en veel partijen zeiden dat Procurios ons kon helpen. Dat bleek te kloppen!

Profielfoto van Marjan Sewradj
Marjan Sewradj ledenadministrateur bij KNCV

Vincent Stoops bij Davidsfonds

Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft

Profielfoto van Vincent Stoops
Vincent Stoops adjunct-directeur bij Davidsfonds

Pascale Braeckman bij Willemsfonds

Wij zijn heel tevreden over de samenwerking met Procurios en raden het zeker aan bij andere verenigingen: doordat het één systeem is worden er veel minder fouten gemaakt

Profielfoto van Pascale Braeckman
Pascale Braeckman communicatiemedewerker bij Willemsfonds

Folko de Haan bij GroenLinks

Het systeem werkt gebruiksvriendelijk en neemt ons erg veel werk uit handen. Het is logisch van opzet: je komt er snel achter hoe alles werkt.

Profielfoto van Folko de Haan
Folko de Haan datamarketeer bij GroenLinks

Jeffrey Teggelove bij VODN

Door het Procurios platform kunnen we nu veel zelf, voornamelijk gericht op de communicatie met onze leden: uitnodigingen sturen, bijeenkomsten organiseren, ruimtes reserveren, etc.

Profielfoto van Jeffrey Teggelove
Jeffrey Teggelove algemeen secretaris bij VODN

Karin Burghouwt bij Koninklijke VEMW

Door zo intensief samen te werken met het team van Procurios kregen we veel inzicht in hoe te beginnen, waar de kostbare tijd in te investeren en te ontdekken wat echt nodig is en wat niet

Profielfoto van Karin Burghouwt
Karin Burghouwt secretaris verenigingszaken bij Koninklijke VEMW

Liesbeth Baldee bij

Procurios bleek de goede match te zijn door niet alleen betaalbare software en de mogelijkheden ervan, maar ook omdat het systeem heel toegankelijk in gebruik bleek te zijn.

Profielfoto van Liesbeth Baldee
Liesbeth Baldee office manager bij

Stephan Loerke bij

Veel organisaties denken dat ze uniek zijn en dat pasklare software zoals het Procurios platform hen zal beperken, maar het is net het tegenovergestelde!

Profielfoto van Stephan Loerke
Stephan Loerke CEO bij

Floris van Overveld bij

Wat ik bijzonder prettig vond aan de samenwerking met Procurios, is dat zij verenigingen met al hun eigenaardigheden écht snappen.

Profielfoto van Floris van Overveld
Floris van Overveld Directeur bij

Dirk De Man bij ZORG.tech

Procurios ontwikkelde voor ons een geheel nieuwe catchy website die door zowel medewerkers als onze leden zeer gesmaakt wordt

Profielfoto van Dirk De Man
Dirk De Man secretaris bij ZORG.tech

Sophie Bijloos bij NVZD

We werken goed samen, Procurios zoekt naar de beste kwaliteit, denkt met je mee en het systeem is makkelijk in gebruik.

Profielfoto van Sophie Bijloos
Sophie Bijloos beleidsmedewerker bij NVZD

Grégory Marchandise bij

Procurios zorgt er voor dat onze bezoekers / leden content op maat van hun interesses ontvangen; zowel via de website als in mailings. Dit leidt tot een verdubbeling van engagement op e-mails.

Profielfoto van Grégory Marchandise
Grégory Marchandise Digital Manager - Expert Content Marketing | Marketing Technology bij

Ulrich Leutbecher bij Oiko Credit

De kracht van Procurios is de flexibiliteit van het platform door de producten en add-ons. Hierdoor is het makkelijk uit te breiden en aan te passen aan je wensen.

Profielfoto van Ulrich Leutbecher
Ulrich Leutbecher Global Web Support coördinator (voormalig) bij Oiko Credit

Gieneke Flohr bij ChristenUnie

Doordat we nu alle informatie in één systeem hebben staan, kan er veel meer automatisch. Ik hoef me geen zorgen meer te maken over koppelingen en wat er mee mis kan gaan. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk!

Profielfoto van Gieneke Flohr
Gieneke Flohr data-adviseur bij ChristenUnie

Roel Mathies bij Milieudefensie

Onze droom is dat we ooit met alle duizenden leden één-op-één kunnen communiceren. Met het CRM van Procurios groeien we daar naar toe.

Profielfoto van Roel Mathies
Roel Mathies coördinator servicelijn bij Milieudefensie

Nynke de Monchy bij

Wij zijn niet over één nacht ijs gegaan en hebben zorgvuldig voor de software van Procurios gekozen. Het werken met het Procurios Platform is erg prettig. Er zijn vele mogelijkheden.

Profielfoto van Nynke de Monchy
Nynke de Monchy communicatiemedewerker bij

Raimond Fifis bij MOS

We houden meer energie over voor inhoudelijke zaken die bijdragen aan een toekomstbestendige vereniging

Profielfoto van Raimond Fifis
Raimond Fifis directeur bij MOS

Blijf op de hoogte

Ontvang nieuwe kennisartikelen, klantverhalen en productupdates in je mailbox

Je kunt je op ieder moment uitschrijven