Davidsfonds

Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft

Vincent Stoops adjunct-directeur bij Davidsfonds

Juni 2024: ‘We moesten een enorme inhaalslag maken om in de 21e eeuw aan te komen’

Davidsfonds stond voor een dubbele uitdaging: het digitaliseren van hun verouderde systemen en het herzien van hun lidmaatschapsmodel. Procurios bood de oplossing waarmee ze deze uitdagingen konden aangaan en zichzelf klaarstoomden voor de toekomst.

1

Uitdaging

Verouderde systemen en administratie die nog grotendeels handmatig plaatsvond.

2

Oplossing

Digitalisering CRM-systeem en vernieuwen website met behulp van Procurios.

3

Voordelen

Modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat Davidsfonds in staat stelt zich volledig te richten op haar kerntaken.

Davidsfonds, opgericht in 1875, is een Vlaamse culturele organisatie die zich inzet voor het bevorderen van de Vlaamse cultuur en identiteit. Met ongeveer 300 lokale afdelingen en duizenden leden organiseert het jaarlijks meer dan 160 activiteiten, zoals lezingen, concerten en andere culturele evenementen.

De organisatie werd enige jaren geleden geconfronteerd met een grote uitdaging: het digitale tijdperk had hen ingehaald. Hun systemen waren verouderd en de administratie verliep grotendeels manueel. Het was tijd voor een grootschalige transformatie. Vincent Stoops, adjunct-directeur van Davidsfonds: “Onze organisatie was op digitaal vlak weinig geëvolueerd. We werkten nog met een AS400-systeem, wat eigenlijk een heel oud systeem is.”

Digitale transformatie

Naast de noodzaak om te digitaliseren, stond Davidsfonds ook voor een belangrijke wijziging in hun lidmaatschapsmodel. “Voorheen kochten leden voor 40 euro aan boeken en waren ze automatisch lid. Dit bracht fiscale en administratieve risico’s met zich mee,” vertelt Stoops. “We wilden over naar een vast lidmaatschap met een duidelijke bijdrage, wat een forse administratieve verandering betekende. Het ontzorgen van de administratieve last voor onze lokale afdelingen was hierbij ook een belangrijk doel.”

‘Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft’ - Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Het Davidsfonds ging op zoek naar een oplossing die hen niet alleen digitaal kon transformeren, maar ook hun nieuwe lidmaatschapsmodel kon ondersteunen. Via een tip van een bestuurslid kwamen ze bij Procurios terecht. Stoops: “Procurios heeft veel ervaring met non-profitorganisaties en ledenorganisaties. Hun kennis van onze structuur en behoeften was een doorslaggevende factor.”

Uitdagingen van de implementatie

De implementatie van het nieuwe systeem was een flinke uitdaging, vooral gezien de strakke deadline. “Onze lidmaatschapswerving start in september. We gingen in februari van start met Procurios, en het systeem moest dus in juli operationeel zijn,” aldus Stoops. Dankzij de nauwe samenwerking en flexibiliteit van het Procurios-team lukte het om het project binnen de gestelde termijn te realiseren. “Het grote voordeel van Procurios is dat ze echt met ons meedenken. Ze hebben zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om snel te begrijpen wat we nodig hebben,” prijst Stoops.

Nieuwe website

Nauwe samenwerking met Procurios zorgde ervoor dat de nieuwe website van Davidsfonds binnen de gestelde strakke deadline live was. 

  • Online donaties
  • Ledenomgeving
  • Integratie met CRM, Finance en Mailings
Schermafbeelding van de website van Davidsfonds

Een van de kritische aspecten was het meenemen van alle afdelingen in de verandering. “Onze lidmaatschapshernieuwingen werden voorheen altijd aangestuurd vanuit de lokale afdelingen. We moesten ervoor zorgen dat zij hun zeggenschap behielden, terwijl wij de administratie centraliseerden,” legt Stoops uit. Dit proces vergde veel empathie en samenwerking. “We moesten iedereen meenemen in het verhaal en hen overtuigen van de voordelen. De angst voor verandering was initieel groot, vooral omdat we een organisatie zijn die de laatste tien tot twintig jaar op digitaal vlak weinig geëvolueerd was.” Toch zagen de afdelingen in welke voordelen het Procurios-platform hen kon brengen, en heeft Davidsfonds nu een systeem dat zowel centraal efficiënt als lokaal responsief is.

‘Het Procurios-platform is intuïtief waardoor we er snel mee aan de slag konden’
- Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Een andere uitdaging was het beheren van de data en het koppelen van verschillende systemen. “We wilden historische data kunnen koppelen en zorgen dat alle informatie accuraat was. Er is niets erger dan foutieve gegevens in een direct mailing. Dit bracht veel complexiteit met zich mee, maar dankzij de flexibele ingesteldheid van het Procurios-team hebben we hier goede oplossingen voor gevonden,” zegt Stoops.

Inhaalbeweging

Het resultaat is een modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat Davidsfonds in staat stelt om zich volledig te richten op hun kerntaken. “We hebben een systeem dat ons toelaat om administratieve processen te automatiseren en real-time te beheren. Dit geeft ons de mogelijkheid om snel in te spelen op de behoeften van onze leden en hen beter te ondersteunen,” aldus Stoops.

  • 1875 al bijna 150 jaar actief
  • ± 300 lokale afdelingen
  • > 160 jaarlijkse activiteiten

Het nieuwe platform heeft Davidsfonds dus veel opgeleverd. “Alle inschrijvingen voor activiteiten verlopen nu digitaal, met online betalingen. Voorheen gebeurde dit manueel via e-mail en telefoon. We hebben een enorme inhaalbeweging moeten maken, maar nu zijn we eindelijk in de 21e eeuw aangekomen,” zegt Stoops trots. Ook de administratie rondom lidmaatschappen is aanzienlijk verbeterd. “Vroeger rapporteerden afdelingen hun leden op lijstjes en moesten zij de gelden handmatig doorstorten. Nu verloopt dit allemaal digitaal en real-time.”

De tweede fase van de implementatie, waar Davidsfonds momenteel middenin zit, richt zich op lokale activiteiten en betaalmodules. “We willen dat leden zich ook voor lokale activiteiten digitaal kunnen inschrijven en betalen. Dit geeft ons een nog grotere zichtbaarheid en toegankelijkheid als organisatie, om zowel nieuwe leden aan te trekken als bestaande te bedienen en het maakt bovendien het proces voor iedereen makkelijker,” aldus Stoops.

Klaar voor de toekomst

De samenwerking met Procurios verloopt nog steeds soepel. “We hebben maandelijks overleg en blijven nieuwe features toevoegen en optimaliseren,” vertelt Stoops. De nieuwe facturatiemodule voor lidmaatschappen is een van de uitbreidingen die ze binnenkort willen implementeren. Daarnaast zijn ze bezig met een revamping van hun webshop om de gebruikerservaring verder te verbeteren.

‘De flexibele en meedenkende aanpak van Procurios is voor ons van onschatbare waarde’
- Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Dankzij de samenwerking met Procurios heeft Davidsfonds niet alleen zijn digitale achterstand ingehaald, maar staat het ook sterker dan ooit klaar voor de toekomst. “We kunnen ons nu volledig richten op onze kerntaak: het organiseren van culturele activiteiten en het ondersteunen van onze afdelingen en leden. De administratieve last is enorm verminderd, waardoor we meer tijd krijgen voor wat echt belangrijk is,” concludeert Stoops tevreden.

Sterke basis voor groei

Procurios blijft ook na de implementatie nauw betrokken bij Davidsfonds. “We hebben nog steeds regelmatig overleg en blijven nieuwe functies en verbeteringen doorvoeren. Hun flexibele en meedenkende aanpak is voor ons van onschatbare waarde,” zegt Stoops. Hij prijst ook de gebruiksvriendelijkheid van het platform: “Het is vrij intuïtief om mee aan de slag te gaan. We kunnen zelf veel aanpassingen doen en hebben een plugin die ons rechtstreeks naar de backend brengt, wat erg handig is voor onze medewerkers.”

Stoops kijkt met vertrouwen naar de toekomst: “Dankzij Procurios hebben we een sterke basis gelegd voor verdere groei en ontwikkeling. We zijn klaar voor de 21e eeuw en kunnen ons volledig richten op onze missie: het bevorderen van de Vlaamse cultuur en identiteit. De administratieve last is verminderd, waardoor we meer tijd en middelen hebben om ons te concentreren op wat echt belangrijk is.”

Profielfoto.png

Wil je weten of Procurios iets voor jouw vereniging of stichting kan betekenen? Neem dan contact met mij op!

Martijn Merkens - Business Developer open dialog open dialog LinkedIn

Klantverhalen: Dit vinden onze klanten van het Procurios platform

Karin Burghouwt bij Koninklijke VEMW

Door zo intensief samen te werken met het team van Procurios kregen we veel inzicht in hoe te beginnen, waar de kostbare tijd in te investeren en te ontdekken wat echt nodig is en wat niet

Profielfoto van Karin Burghouwt
Karin Burghouwt secretaris verenigingszaken bij Koninklijke VEMW

Nynke de Monchy bij Parkinson Vereniging

Wij zijn niet over één nacht ijs gegaan en hebben zorgvuldig voor de software van Procurios gekozen. Het werken met het Procurios Platform is erg prettig. Er zijn vele mogelijkheden.

Profielfoto van Nynke de Monchy
Nynke de Monchy communicatiemedewerker bij Parkinson Vereniging

Liesbeth Baldee bij Harteraad

Procurios bleek de goede match te zijn door niet alleen betaalbare software en de mogelijkheden ervan, maar ook omdat het systeem heel toegankelijk in gebruik bleek te zijn.

Profielfoto van Liesbeth Baldee
Liesbeth Baldee office manager bij Harteraad

Marjan Sewradj bij KNCV

We hebben een ingewikkelde ledenadministratie en veel partijen zeiden dat Procurios ons kon helpen. Dat bleek te kloppen!

Profielfoto van Marjan Sewradj
Marjan Sewradj ledenadministrateur bij KNCV

Raimond Fifis bij MOS

We houden meer energie over voor inhoudelijke zaken die bijdragen aan een toekomstbestendige vereniging

Profielfoto van Raimond Fifis
Raimond Fifis directeur bij MOS

Dirk De Man bij ZORG.tech

Procurios ontwikkelde voor ons een geheel nieuwe catchy website die door zowel medewerkers als onze leden zeer gesmaakt wordt

Profielfoto van Dirk De Man
Dirk De Man secretaris bij ZORG.tech

Folko de Haan bij GroenLinks

Het systeem werkt gebruiksvriendelijk en neemt ons erg veel werk uit handen. Het is logisch van opzet: je komt er snel achter hoe alles werkt.

Profielfoto van Folko de Haan
Folko de Haan datamarketeer bij GroenLinks

Sophie Bijloos bij NVZD

We werken goed samen, Procurios zoekt naar de beste kwaliteit, denkt met je mee en het systeem is makkelijk in gebruik.

Profielfoto van Sophie Bijloos
Sophie Bijloos beleidsmedewerker bij NVZD

Stephan Loerke bij World Federation of Advertisers

Veel organisaties denken dat ze uniek zijn en dat pasklare software zoals het Procurios platform hen zal beperken, maar het is net het tegenovergestelde!

Profielfoto van Stephan Loerke
Stephan Loerke CEO bij World Federation of Advertisers

Jeffrey Teggelove bij VODN

Door het Procurios platform kunnen we nu veel zelf, voornamelijk gericht op de communicatie met onze leden: uitnodigingen sturen, bijeenkomsten organiseren, ruimtes reserveren, etc.

Profielfoto van Jeffrey Teggelove
Jeffrey Teggelove algemeen secretaris bij VODN

Grégory Marchandise bij UBA

Procurios zorgt er voor dat onze bezoekers / leden content op maat van hun interesses ontvangen; zowel via de website als in mailings. Dit leidt tot een verdubbeling van engagement op e-mails.

Profielfoto van Grégory Marchandise
Grégory Marchandise Digital Manager - Expert Content Marketing | Marketing Technology bij UBA

Ulrich Leutbecher bij Oiko Credit

De kracht van Procurios is de flexibiliteit van het platform door de producten en add-ons. Hierdoor is het makkelijk uit te breiden en aan te passen aan je wensen.

Profielfoto van Ulrich Leutbecher
Ulrich Leutbecher Global Web Support coördinator (voormalig) bij Oiko Credit

Pascale Braeckman bij Willemsfonds

Wij zijn heel tevreden over de samenwerking met Procurios en raden het zeker aan bij andere verenigingen: doordat het één systeem is worden er veel minder fouten gemaakt

Profielfoto van Pascale Braeckman
Pascale Braeckman communicatiemedewerker bij Willemsfonds

Roel Mathies bij Milieudefensie

Onze droom is dat we ooit met alle duizenden leden één-op-één kunnen communiceren. Met het CRM van Procurios groeien we daar naar toe.

Profielfoto van Roel Mathies
Roel Mathies coördinator servicelijn bij Milieudefensie

Gieneke Flohr bij ChristenUnie

Doordat we nu alle informatie in één systeem hebben staan, kan er veel meer automatisch. Ik hoef me geen zorgen meer te maken over koppelingen en wat er mee mis kan gaan. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk!

Profielfoto van Gieneke Flohr
Gieneke Flohr data-adviseur bij ChristenUnie

Vincent Stoops bij Davidsfonds

Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft

Profielfoto van Vincent Stoops
Vincent Stoops adjunct-directeur bij Davidsfonds

Blijf op de hoogte

Ontvang nieuwe kennisartikelen, klantverhalen en productupdates in je mailbox

Je kunt je op ieder moment uitschrijven