/Members: CRM voor verenigingen

Profile picture of Jennifer Lie Fong

Jennifer Lie Fong January 3, 2017 5 minute read

Of je nu een sportvereniging bent of een vereniging voor rashonden wilt opzetten, zonder je leden ben je in ieder geval geen van beiden. Leden zijn namelijk zeer belangrijk voor een vereniging: zónder besta je als vereniging simpelweg niet. Mensen sluiten zich aan omdat ze er gelijkdenkenden vinden, mensen net als zij of mensen voor wie ze iets kunnen betekenen. En toch brengt een vereniging ook verschillende mensen samen: leden, donateurs, partners en een hele hoop andere relaties. En met allen wil je graag een langdurige, persoonlijke relatie opbouwen. Om dus het maximale uit zo’n ledenbestand te halen, is het noodzakelijk om overzicht in je relatiebeheer te hebben. Nu is een rolodex natuurlijk niet meer van deze tijd (al hebben sommigen er nog één, écht waar!) en is de start van 2017 een goed begin om ook online structuur in je relatiebeheer aan te brengen. Wat kan het CRM van /Members dan allemaal voor je betekenen? 

Relatiebeheer, wat doe je ermee?

Hoewel eind 2015 bleek dat er ruim 5, 3 miljoen Nederlanders lid waren van een sportvereniging, daalt het aantal Nederlanders dat lid is van een vereniging, vakbond of politieke partij echter wel. Het is daarom belangrijk om als bestaande vereniging goed te blijven communiceren: niet alleen naar je bestaande leden, maar natuurlijk ook naar toekomstige leden en alle anderen die betrokken zijn bij jouw werkzaamheden.

Stel je nu eens voor dat je een vakbond bent waar meerdere bedrijven op aangesloten zijn. Je leden komen dan waarschijnlijk uit heel het land. Er zijn duizenden werknemers aangesloten bij jouw bond en allemaal zijn ze te rangschikken op leeftijd, branche, locatie en misschien ook wel sekse. Vanuit je vereniging stuur je wekelijks een nieuwsbrief en ook andere mailings gaan er regelmatig uit: uitnodigingen, speciale aankondigingen, nieuwjaarswensen, etc.. Je wilt graag betrokkenheid creëren door leden persoonlijk aan te spreken, bijeenkomsten te organiseren en een echte community op te bouwen. Dit alles wil je combineren met een vlekkeloze administratie waarin facturaties en inschrijvingen een fluitje van een cent zijn.

Je merkt echter dat hoe algemener het nieuws is dat je rondstuurt, hoe minder betrokkenheid dit eigenlijk creëert onder je leden. Zij zijn namelijk vooral geïnteresseerd in nieuws uit hun vakgebied of ander nieuws dat hen direct aanspreekt. Zo is het voor de vakbondsleden uit de retail een stuk minder relevant om alle ontwikkelingen over de nieuwe horeca onderhandelingen op de voet te volgen. Of je wilt alleen dié mensen uit de schoonmaak die bij een bijeenkomst zijn geweest een bedankmail sturen, in plaats van álle schoonmakers. Aan de statistieken van je mailings zie je direct dat de betrokkenheid inderdaad niet is gegroeid. Dit is precies het tegenovergestelde van wat je wilde! Je bedenkt daarom dat je het vanaf 2017 anders gaat aanpakken.

Een goed CRM is het halve werk

Naast al die leden heb je als vereniging bovendien ook vaak te maken met andere relaties, zoals samenwerkingspartners, donateurs en facilitaire contacten. Je kunt je voorstellen dat al deze relatiegroepen ieder op een andere manier benaderd moeten worden om betrokkenheid te creëren. Met een facilitair bedrijf wil je namelijk een heel andere relatie dan met een donateur en hetzelfde geldt voor jouw relatie met een bestaand lid en die met een nieuw lid.

Het is dus handig om te bedenken in welke groepen je jouw relaties kunt indelen en wat de doelstellingen zijn per groep. Wil je leden werven of behouden, wil je een partner op de hoogte houden van nieuws rondom je vereniging of wil je gewoon iedereen een nieuwjaarsgroet sturen? Laat je dan vooral door een goed CRM faciliteren!

Omdat we graag willen dat Nederlanders zich blijven inzetten voor verenigingen willen we het de komende periode dan ook wat meer gaan hebben over /Members van Procurios. En wat dit platform allemaal te bieden heeft voor een vereniging als die van jou. Of je nu een vakbond bent, een sportvereniging of een nierpatiëntenvereniging leidt, het komt allemaal op hetzelfde neer: je wilt je relatiebeheer zo effectief en overzichtelijk mogelijk indelen.

Flexibel, geïntegreerd en persoonlijke mailings

Met het CRM van /Members kun je veel en veel meer dan alleen je ledenadministratie bijwerken. Zo is het bijvoorbeeld heel makkelijk om de informatie van je leden uit andere modules in het softwarepakket te halen. Het platform werkt namelijk volledig geïntegreerd! Schrijft een nieuw lid zich in via de website, dan komen de gegevens direct in je relatiebeheer terecht. Er kan dan ook meteen gebruik gemaakt worden van de flexibele relatiekaart: de gegevens die per lid, donateur of ander contactpersoon worden opgeslagen kun je helemaal zelf inrichten. Vind je het bijvoorbeeld belangrijk te weten welke baan iemand heeft, dan kun je er zelf voor zorgen dat deze informatie op de relatiekaart komt te staan in je systeem. Ook kun je makkelijk achterhalen wie er lid is en wie zich alleen voor een nieuwsbrief heeft ingeschreven.

Wil je een mailing versturen naar bepaalde leden? Bijvoorbeeld naar alle contacten die nog geen lid zijn? Dan kun je eenvoudig een lijst aanmaken, die je voor jezelf kunt houden of kunt delen met je collega’s. Via filters kun je verschillende zoekopdrachten doen binnen jouw relaties. Bijvoorbeeld op woonplaats, geboortedatum, branche of in dit geval lidmaatschap. Zo kun je precies de gegevens zien die je nodig hebt. Sla de lijst op en zet deze in bij het versturen van je nieuwsbrief. 

Leden zijn leden omdat ze zich herkennen in het hart van de vereniging. Maar de minder charmante, doch noodzakelijke definitie van een lidmaatschap is de contributie die een lid betaalt. Financiele informatie, zoals openstaande facturen of betalingen, vormt dan ook een belangrijk onderdeel van je relatieinformatie. Gelukkig is het mogelijk om je Procurios software te koppelen aan je financiele administratie. Zo kan ook deze informatie op een relatiekaart weergegeven worden om het persoonlijke beeld van je leden nóg vollediger te maken.

Het CRM van /Members van Procurios biedt nog veel en veel meer. Klik hier voor nog meer features.

Wil je meer inzich in je ledenbestand?

Download onze whitepaper!

/Members

for associations

Your association offers something invaluable for your members: bringing people closer together! By gathering all your data into the Procurios platform, /Members helps you to get the most out of it.

More about /Members More about /Members Schedule a demo

Read more about

Other interesting posts

Subscribe to our newsletter

Also read