Meetings&Events

Deze module neemt je een groot deel van het werk uit handen bij het organiseren van bijeeenkomsten en evenementen. Zorg jij voor een interessant programma en een mooie locatie?

Meetings&Events

Jouw workflow

Bijeenkomsten en evenementen organiseren is een intensieve activiteit, met veel informatie en communicatie. Je communiceert regelmatig en op tijd met bezoekers, sprekers en mede-organisatoren. De module Meetings&Events biedt krachtige ondersteuning met de configurabele workflow. Je bepaalt welke communicatie via welk kanaal (website, social media, e-mail, brieven) aan welke relatie op welk tijdstip wordt verstuurd. Je ‘programmeert’ en automatiseert je communicatie. Uiteraard zo persoonlijk mogelijk.

Geïntegreerd

Je bezoekers nodig je zelf uit via een nieuwsbrief (Mailings) of je laat ze inschrijven via je website via hun persoonlijk profiel (Accounts&Registration). Alle informatie met betrekking tot aan- of afmelden, (online) betaling, facturatie, dieetwensen, etc wordt uiteraard opgeslagen. In je CRM wordt bezoekersdata verrijkt. De helft van het werk is daarmee gebeurd. Jij hoeft alleen nog het programma en de locatie te regelen. 

Download hier meer informatie over hoe een event te organiseren met handige tips & checklist!

Alle features

Al deze features zorgen ervoor dat jij een succes kunt maken van je evenement. 

Nieuwe bijeenkomst

Je kunt een nieuwe bijeenkomst organiseren waarbij je zelf de labels, bezoekersaantallen, voertaal, contactpersoon, doelgroep en datum/tijd bepaalt.

Overzicht bijeenkomsten

In het beginscherm van Meetings zie je een overzicht van alle (geplande) bijeenkomsten. Je bepaalt zelf welke kolommen hier zichtbaar zijn, zoals: status, titel, datum, label, aanmeldingen en maximaal aantal bezoekers. Vanzelfsprekend kun je ook filteren per kolom.

Zoekfunctie/filter

Om te kunnen zoeken in alle bijeenkomsten, heb je verschillende mogelijkheden. Je kunt vrij zoeken op titel, filteren op startdatum, status of labels.

Eigenschappen bijeenkomst

Op de detailpagina van een bijeenkomst voer je alle specificaties in, zoals een omschrijving, programma, sprekers, locaties, aanmeldproces, deelnemers en materiaal.

Foto’s

Onder deze opties beheer je alle foto’s. Wil je wel of geen coverfoto en zo ja, hoe hoog/breed moet deze zijn? Je stelt het hier in.

Social Media

Tijdens een aanmelding of op de detailpagina van een bijeenkomst kun je Social Media-knoppen tonen. Zo kunnen geïnteresseerden en deelnemers van de bijeenkomst dit eenvoudig delen met hun vrienden.

Financieel

Per bijeenkomst geef je aan of er een factuur gestuurd moet worden en zo ja, of dit automatisch of handmatig moet gebeuren.

Overzicht bezoekers

In een overzicht vind je alle gegevens van de bezoekers, of ze uitgenodigd dan wel aangemeld zijn, aanwezigheid. Op basis van dit overzicht kun je ook selecties maken, die je eenvoudig voor Mailings kunt gebruiken. Zo kun je snel een nieuwsbrief sturen naar personen die wel een uitnodiging hebben ontvangen, maar zich nog niet hebben aangemeld.

Communicatie

Bij Communicatie stel je het aantal berichten in die bezoekers krijgen in het aanmeldproces. Denk hierbij aan de berichten voor en na een afmelding of als een bijeenkomst vol is.

Programma

Per onderdeel van het programma vul je elementen als: datum, starttijd, eindtijd, titel, omschrijving, documenten, sprekers etc. Bezoekers kunnen zich eventueel per element van het programma inschrijven (door middel van een vinkje).

Kaarten

Per bijeenkomst zijn er verschillende kaartsoorten aan te maken met verschillende prijsklassen. Hierbij geef je aan wanneer ze beschikbaar zijn, hoeveel er beschikbaar zijn en voor wie deze kaarten beschikbaar zijn.

Sprekers

Op het startscherm is een overzicht van alle sprekers te zien. Ze staan ook in het CRM. Ze zijn op alfabet gesorteerd en er kan eenvoudig gezocht worden met een zoekfunctie. In de overzichtspagina van de sprekers is ook een biografie opgenomen.

Locaties

De locatie van de bijeenkomst wordt hier beheerd. Je kunt hierbij ook afbeeldingen, een korte omschrijving en de capaciteit van de locatie aangeven.