Hoe ons secretariaat slimmer werkt
Slimmer werken, dat is waar we jou bij helpen en dat is wat we zelf doen! Ook op het secretariaat zijn we daar continu mee bezig. Ons secretariaat bestaat uit twee dames: Linda en mijzelf. Samen zijn wij verantwoordelijk voor alle financiële, HR-gerelateerde en facilitaire zaken.
Op ons bordje ligt dan ook een flinke portie terugkerend werk met daarnaast een vergelijkbare portie adhocwerk. Om het makkelijk te maken werk ik drie dagen en is Linda er eens in de twee weken een dag niet. We gingen op zoek naar een manier om dit te organiseren.
Van Scrum
Bij Procurios doen we onze projecten zoveel mogelijk Scrum, dus ook wij gingen scrummen. We lazen het boekje De kracht van Scrum en pasten de regels toe op onze afdeling.
Na een paar sprints bleek dat Scrum voor ons niet handig was. Veel regels van Scrum passen niet goed bij de aard van ons werk (veel kleine en terugkerende taken) en het kleine team. Het voelt nogal zinloos om een user story te schrijven voor het bestellen van enveloppen.
Naar Kanban
Op aanraden van een collega verdiepten we ons in Kanban. Dit is ook een methode uit de Agile-familie, maar heeft minder regels en structuren. We lezen het boek Kanban and Scrum - Making the most of both om duidelijk te krijgen wat de verschillen zijn en hoe we deze methode toe kunnen passen op onze afdeling. Enthousiast gingen we aan de slag!
En hoe werkt dat dan slimmer?
Het werk dat gedaan moet worden bestaat niet meer alleen in ons hoofd of op rondslingerende notities, maar hangt op de backlog. Dit is de plek waar al het werk dat (ooit) gedaan moet worden zich verzamelt. Vanaf deze backlog verplaatsen we de post-its naar het Kanbanbord. Op dit bord verschuiven we post-its van To Do via Doing en soms via Waiting naar Done.
Wat echt bij Kanban hoort is dat je een limiet stelt aan het aantal taken die in sommige kolommen mogen hangen. Waarom?
- Omdat je dan een overzichtelijke hoeveelheid werk op je bordje hebt waar je mee aan de slag kunt (en niet een hele backlog).
- Omdat je dan niet honderd dingen tegelijk kunt doen.
- Omdat je dan blokkades sneller oplost.
Ons wekelijks overleg bestaat nu uit het doornemen van de post-its op het bord. Op deze manier hebben we in een half uurtje onze hele werkweek doorgenomen en eventuele nieuwe actiepunten op de backlog gezet.
Een jaar later..
We zijn nu ruim een jaar verder en kanbannen nog steeds met veel plezier. We merken dat het werk sneller gedaan is, dat er minder stress is en dat er minder tussendoor glipt. Ons hoofd gebruiken we nu om te bedenken hoe we ons werk nóg interessanter, efficiënter en leuker kunnen maken in plaats van onthouden wat we ook al weer allemaal moesten doen en niet mochten vergeten!
Tot slot
We vonden het erg leuk om je door middel van dit blog een kijkje in onze keuken te gunnen en te laten zien dat ook een ondersteunende afdeling Agile kan werken. Uiteraard ben je ook van harte uitgenodigd bij ons binnen te wandelen als je bij ons op kantoor bent.
Wil je meer lezen over Kanban?
http://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)
http://leansoftwareengineering.com/ksse/scrum-ban/