Museum Dorestad

Procurios helped us with a database for relationship management, a new website and a payment module for fundraising

Martin Vastenhout vice-chairman of the board at Museum Dorestad

Mei 2024: ‘Zelfs nu we gesloten zijn, zijn we goed zichtbaar’

Museum Dorestad in Wijk bij Duurstede is een historisch en archeologisch museum gewijd aan de opgravingen en geschiedenis van Dorestad, een belangrijke handelsplaat in de vroege middeleeuwen. Sinds 2017 is het museum gesloten vanwege een verhuizing naar een nieuwe locatie. Gehoopt wordt dat het museum begin 2025 haar deuren weer kan openen voor publiek. Om toch contact te kunnen blijven houden met haar achterban tijdens de sluitingsperiode, koos het museum voor het Procurios-platform.

“We zaten voorheen op een minder centrale locatie waardoor mensen er niet zomaar tegenaan liepen, maar er echt naartoe moesten”, vertelt Martin Vastenhout, sinds 2014 vrijwilliger en vicevoorzitter van Museum Dorestad. “Ons nieuwe onderkomen is het oude stadhuis op de Markt, dat ligt mooi centraal.” Al in 2017 sloot het museum haar deuren voor de verhuizing, maar allerlei onvoorziene tegenslagen zorgden ervoor dat het waarschijnlijk pas volgend jaar weer open kan. “In de tussentijd hebben we ons vooral gericht op educatieve activiteiten, zoals museumlessen voor schoolklassen, over onderwerpen als de Vikingen en de Romeinen.”

‘Procurios hielp ons met een database voor relatiebeheer, een nieuwe website en een betaalmodule voor fondsenwerving’

Professionaliseren relatiebeheer en fondsenwerving

Een lokaal museum dat gesloten is, moet hard werken om haar zichtbaarheid te behouden, vertelt Vastenhout. Dit maakte het essentieel voor het museum om alternatieve manieren te vinden om relevant te blijven voor het publiek. “Zo zijn we bijvoorbeeld gestart met het uitbrengen van een magazine: ‘De Kromme Rijn vertelt’. Door de subsidie die de overheid tijdens de coronajaren beschikbaar stelde voor musea om hun digitale infrastructuur te verbeteren, zag Museum Dorestad kans om de relatie met donateurs, lezers en voormalige bezoekers levendig te houden. Met het geld werd het systeem van Procurios aangeschaft. “Procurios komt van origine ook uit Wijk bij Duurstede, daardoor kenden we het bedrijf al”, zegt Vastenhout. “Met de subsidie en hulp van Procurios hebben we een database voor relatiebeheer ontwikkeld, een nieuwe website gebouwd en een betaalmodule ingezet om fondsen te werven.”

"Het systeem maakt het eenvoudig om te doneren en om die donaties te beheren"

Het Procurios-platform bood een oplossing om een uitgebreide database te onderhouden, wat voor het museum cruciaal is om contact te behouden met scholen en donateurs. “Met het platform kunnen we bijvoorbeeld heel gericht uitnodigingen sturen naar scholen, of contact onderhouden met onze achterban.” Ook hielp het platform bij het professionaliseren van het relatiebeheer en de fondsenwerving. “We versturen e-mailnieuwsbrieven naar ons bestand, en soms voegen we daarin een verzoek om wat bij te dragen, bijvoorbeeld om de uitgave van het magazine mogelijk te maken. Via een link kom je eenvoudig bij een donatiepagina en is het een fluitje van een cent om iets bij te dragen”, zegt Vastenhout. “Dit maakte het voor ons mogelijk om te crowdfunden, bijvoorbeeld om een deel van het benodigde geld bijeen te krijgen om een editie van het tijdschrift uit te brengen.”

Soepele communicatie met achterban

De website fungeert voor Museum Dorestad als centraal punt voor informatie en interactie, terwijl de betaalmodule het eenvoudig maakt voor bezoekers om donaties te doen. “Dit heeft al geresulteerd in aanzienlijke bijdragen wat essentieel is voor de fondsenwerving van het museum.” Vastenhout refereert aan een nieuwsbrief die vlak voor kerst werd verstuurd, wat de perfecte timing bleek, omdat donateurs gul gaven. “Dat zal misschien ook wel gekomen zijn door de tijd van het jaar”, glimlacht de vicevoorzitter. “Het systeem maakt het eenvoudig voor gebruikers om een donatie te doen en voor het museum om deze te beheren. Dit helpt niet alleen bij fondsenwerving, maar zorgt er ook voor dat de communicatie met de achterban soepel verloopt.”

Ondanks de sluiting heeft Museum Dorestad zijn educatieve rol kunnen behouden door middel van programma’s en het gebruik van nieuwsbrieven en het tijdschrift. “Het Procurios-platform helpt bij het coördineren en promoten van deze activiteiten, waardoor het museum zijn zichtbaarheid en educatieve impact kan behouden.” Goede instructie en ondersteuning van Procurios is daarbij cruciaal aangezien het museum grotendeels draait op vrijwilligers die minder technisch onderlegd zijn. “Gelukkig hebben we een jong iemand die de social media en nieuwsbrieven voor ons verzorgt en heeft de vrijwilliger die verantwoordelijk is voor de database zelf een administratiekantoor en is gewend met databases te werken.”

"De inzichten helpen bij het inspelen op de behoeften van onze achterban"

Waardevolle inzichten

De database fungeert niet alleen als centrale bron van waaruit het museum communiceert, maar biedt ook waardevolle inzichten in de herkomst van websitebezoekers en donateurs. Zo bleek dat 75 procent uit de provincie Utrecht komt, maar de overige 25 procent van, soms ver, daarbuiten. “We zagen zelfs een donatie uit Amsterdam”, stelt Vastenhout enigszins verbaast vast. Deze cijfers en inzichten helpen Museum Dorestad bij het plannen en uitvoeren van gerichte campagnes en stellen het museum in staat om effectiever te werken en beter in te spelen op de behoeften van hun publiek.

Vastenhout ziet de relatie met Procurios als positief en productief. Hij is te spreken over de lokale connectie en de mate waarin het bedrijf meedenkt met de uitdagingen van het museum. “Dan gaat het vooral over de kostenstructuur in combinatie met het feit dat we al zo’n tijd gesloten zijn. Daarin is het bedrijf heel ruimhartig en denkt goed mee.” Vastenhout roemt de flexibiliteit en ondersteuning van Procurios, waardoor de relatie door het museum als constructief en waardevol wordt ervaren.

Solide digitale basis

Het museum heeft door de jaren heen een band opgebouwd met de lokale gemeenschap en scholen, en blijft actief in het betrekken van bezoekers en donateurs via nieuwsbrieven en sponsorprojecten. Het nieuwe museum belooft een vernieuwde en interactieve ervaring te bieden met de ‘Dorestad Experience’ en nieuwe tentoonstellingen die de rijke geschiedenis van de regio tot leven brengen. Het Procurios-platform heeft het museum een solide, digitale basis gegeven om bezoekers, donateurs en andere geïnteresseerden betrokken te houden, zelfs tijdens een periode van fysieke sluiting.

Martijn Merkens.jpg

Would you like to know whether Procurios can do something for your association or foundation? Please contact me!

Martijn Merkens - Business Developer + 31 343 59 60 45 martijn@procurios.eu LinkedIn

Customer stories: This is what our customers think of the Procurios platform

Martin Vastenhout at Museum Dorestad

Procurios helped us with a database for relationship management, a new website and a payment module for fundraising

Profile picture of Martin Vastenhout
Martin Vastenhout vice-chairman of the board at Museum Dorestad

Steven de Weirdt at Aditi

In plaats van losse papiertjes beheren we nu online CRM, website en mailings. Dat loopt tot op heden heel erg goed

Profile picture of Steven de Weirdt
Steven de Weirdt communicatie & ledenwerving at Aditi

Geert Hendriks at Adra

Tijdens de demo konden we zien hoe het systeem functioneert; het gemak van het platform sprong eruit! De gebruiksvriendelijkheid, in combinatie met de prijs, hebben ons positief doen beslissen.

Profile picture of Geert Hendriks
Geert Hendriks directeur at Adra

Vincent Stoops at Davidsfonds

Procurios has both the technical knowledge and business insight to understand what our organization needs

Profile picture of Vincent Stoops
Vincent Stoops Deputy Director at Davidsfonds

Jan Willem at MissieNederland

If we had not done this project with Procurios, we would never have been able to respond so quickly.

Profile picture of Jan Willem
Jan Willem Head of Marketing & Communications at MissieNederland

Jan van Velthuizen at Stichting Zorg Adullam

De overstap naar Procurios heeft bijgedragen aan duidelijkheid in het systeem en betere communicatie met donateurs. De ervaring van Procurios met donateursbeheer hielp ons bij de inrichting.

Profile picture of Jan van Velthuizen
Jan van Velthuizen fondsenwerver en communicatieadviseur at Stichting Zorg Adullam

Inge Pauwels at Solidagro

We werken nu sneller en efficiënter. We zamelen meer fondsen in en we kunnen gerichter onze donateurs aanspreken. We beleven veel voordelen aan het Procurios platform.

Profile picture of Inge Pauwels
Inge Pauwels educatief medewerker at Solidagro

Dirk-Bart Houweling at ECM

We hadden een klik. Procurios wil graag vernieuwen en maakt dat ook waar. Ze blijft zoeken naar een oplossing waar iemand anders afhaakt. Uit alles blijkt dat het team je verder wil helpen.

Profile picture of Dirk-Bart Houweling
Dirk-Bart Houweling facilitair manager at ECM

Tom Ysewijn at Oxfam-Wereldwinkels

De kennis die jullie in huis hebben is goud waard! Daarin onderscheiden jullie je met andere bedrijven die wij op ons pad zijn tegengekomen.

Profile picture of Tom Ysewijn
Tom Ysewijn digitale communicatie at Oxfam-Wereldwinkels

Lisette van Effrink at Foodwatch

Met Procurios kan ik mijn marketing aansluiten op mijn donateurs. Ik kan vertrouwen op mijn database. De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief.

Profile picture of Lisette van Effrink
Lisette van Effrink projectmanager en fondsenwerver at Foodwatch

Bernie Hermes at VUmc

Procurios is veel meer dan een CRM-systeem alleen. Elke week ontdekken we nieuwe mogelijkheden. Het platform kan veel en je hoeft relatief weinig te doen.

Profile picture of Bernie Hermes
Bernie Hermes manager vriendenprogramma at VUmc