Geïntegreerd platform

“Voorheen werkten we met een los CRM systeem, een los CMS en een exchange server. De website zelf was altijd een issue; om de zoveel jaar moest je weer flink investeren in een upgrade van je website. En omdat niks gekoppeld was, was het dan elke keer weer flink wat werk om alle programma’s met elkaar te integreren,” vertelt Jeffrey. “Kortom, je had steeds het gevoel dat je achter de techniek aanliep en bij VODN ontstond de wens om tot een totaaloplossing te komen.”

Het grootste voordeel was namelijk dat alles binnen het platform geïntegreerd is

“Rond die tijd werden er steeds meer geïntegreerde oplossingen aangeboden. Ook Procurios kwamen we zo tegen. Met het team hebben we toen een aantal leveranciers bezocht en uiteindelijk bleven er twee aanbieders over, waaronder Procurios. Voorheen hadden wij natuurlijk onze wensen en ideale werkomgeving op papier gezet. Op basis daarvan heerste al snel de algemene consensus om met Procurios verder te gaan. Het grootste voordeel is namelijk dat alles binnen het platform geïntegreerd is, alle programma’s werken samen met elkaar. Daarnaast werkt Procurios met Google Workspace. Op basis daarvan zijn wij ook overgestapt naar Gmail en hebben wij uiteindelijk onze gehele automatisering in de cloud gezet, waaronder onze telefooncentrale.”

De wereld van Scrum

“Toen wij in 2012 begonnen bij Procurios hoefden we niet fysiek aanwezig te zijn om samen te werken aan de implementatie. Nu merk je echter wel dat het één en ander flink geprofessionaliseerd is. Aan de ene kant is dit voor ons iets minder flexibel: eerder was je vrijer in je werkwijze en kon je even snel ‘dingetjes’ regelen, maar dat kan nu niet meer. De agenda van Procurios zit een stuk voller. Maar de voordelen hiervan wegen nu zeker op tegen hoe het eerder ging. Je kunt nu eenmaal niet op de oude manier blijven werken om te groeien, dus ik begrijp zeker dat Procurios voor deze werkwijze kiest. Het was voor ons bovenal erg interessant om de wereld van Scrum te leren kennen.”

Je kunt nu eenmaal niet op de oude manier blijven werken om te groeien

“Voordat we een sprint ingaan, inventariseer ik bij mijn collega’s hoe zij het proces dat onderwerp van de sprint is, het liefst zien ingericht. Meestal hebben de Procurioten dan zelf nog ideeën om het op een andere manier aan te pakken. Zo heb ik het ook het liefst en van specialisten verwacht ik ook dat zij het beter dan wij.”

VODN is al een tijdje klant bij Procurios en heeft daardoor ook wat teamwisselingen meegemaakt. De laatste sprint was afgelopen juli: “Het team van vorig jaar was erg hecht en dit jaar werkten we met jonge starters die net begonnen waren. Zij hadden wel wat extra behoefte aan begeleiding, maar wat zij hebben opgeleverd is echt super. Daar zijn we heel dankbaar voor. Het aantal punten dat uit die sprintweek is opgeleverd, is meer dan verwacht, dus we zijn zeer tevreden.”

Vereniging made easy

Bij VODN werken allevijf medewerkers met de producten CRM, CMS (websitebeheer), Meetings & Events en Mailings van Procurios. “Vooral het product Meeting & Events gebruiken we als vereniging bijna iedere dag,” vertelt Jeffrey. “We hebben namelijk veel vergaderingen. Onze leden, de Opel dealers, loggen in op Intranet waar ze alle vergaderverslagen, vergaderdata en het verenigingsnieuws kunnen vinden. Daarnaast sturen we ook regelmatig een nieuwsbrief uit. Voor VODN houden we echt de verenigingsaspecten aan; voor HSD richten we ons op het commerciële nieuws, tips & tricks en andere berichten.”

Omdat alles zo sterk geautomatiseerd is, kunnen wij een stuk efficiënter werken.

“Door het platform kunnen we nu veel zelf, voornamelijk gericht op de communicatie met onze leden: uitnodigingen sturen, bijeenkomsten organiseren, ruimtes reserveren, enzovoorts. Tijdens de één-na-laatste sprint hebben we bijvoorbeeld gewerkt aan het automatiseren van het vergaderproces met agenda, vergaderstukken en notulen en ook aan een koppeling tussen het boekhoudpakket en de ledenadministratie. Het klinkt simpel, maar door die toevoeging en omdat alles zo sterk geautomatiseerd is, kunnen wij een stuk efficiënter werken.”

Tip voor verenigingen

“Bij andere verenigingen geef ik regelmatig aan dat we voorheen elke 2 jaar een andere leverancier hadden. Nu zitten we inmiddels al zo’n 5 jaar bij Procurios. We zijn zeer tevreden!” Jeffrey heeft nog wel een tip voor andere verenigingen die een samenwerking met Procurios overwegen: “Maak van tevoren samen met een aantal collega’s een goede lijst van basisvereisten waar een platform aan moet voldoen. Op die manier ga je een stuk makkelijker het traject in.”